Inhalt
1. Einführung zur Funktion der Begutachtungsanfragen
2. So konfigurieren Sie die Funktion der Begutachtungsanfragen
3. Einsatz der Funktion für Begutachtungsanfragen
3.1. Versenden von Begutachtungsanfragen
3.2. Einladungen zur Begutachtung annehmen oder ablehnen
3.3. Verwaltung von Einladungen zur Begutachtung
Anleitung für die Nutzung von Begutachtungsanfragen
1. Einführung zur Funktion der Begutachtungsanfragen
Mit der Funktion der Begutachtungsanfragen können Sie unterschiedlichen Benutzergruppen erlauben, Anfragen an andere Personen zu stellen, in denen sie gefragt werden, ob sie bestimmte Beiträge begutachten wollen. Die Funktion bietet sich an, wenn Sie bestimmten Benutzergruppen erlauben möchten, dem System neue Personen als Gutachter hinzuzufügen.
Der Nachteil gegenüber der normalen Zuweisungsfunktion besteht darin, dass dieser Vorgang weniger effizient ist. Das liegt vor allem daran, dass er im Vergleich zu einem Benutzerimport und der automatischen Zuweisungsfunktion mehr Schritte umfasst. Bitte prüfen Sie daher zuerst, ob entweder die Einladungs- oder die Importfunktion für Ihre individuelle Konferenzstruktur besser geeignet ist. Wenn Sie Begutachtungsanfragen verwenden, wird pro Begutachtungsanfrage eine separate E-Mail gesendet. Daher werden viel mehr E-Mails an Gutachter gesendet. Wir möchten außerdem darauf hinweisen, dass die Vorsitzenden und Organisatoren einen Teil der Kontrolle über die Qualität des Begutachtungsprozesses verlieren, da neue Benutzer möglicherweise eingeladen werden, Gutachter für die Veranstaltung zu werden, die nicht von den Vorsitzenden überprüft wurden.
Wir geben an dieser Stelle zwei Beispiele für die Verwendung der Funktion der Begutachtungsanfragen: Im ersten Beispiel verfügt Ihre Konferenz über mehrere thematische Tracks (oder beispielsweise Workshops) und Sie haben Track-Chairs benannt, die jeweils allein für den Begutachtungsprozess ihres Tracks verantwortlich sind. Mit der Funktion der Begutachtungsanfragen können Track-Chairs neue Gutachter für jeden Beitrag separat einladen. In einem zweiten Szenario möchten die Vorsitzenden den Meta-Gutachtern erlauben, für die Beiträge, die sie begutachten, zusätzliche weitere Gutachter einzuladen. Die Funktion der Begutachtungsanfragen erfüllt auch diese Anforderung.
2. So konfigurieren Sie die Funktion der Begutachtungsanfragen
Bitte starten Sie die Konfiguration auf dieser Seite:
Übersicht => Einstellungen => Haupteinstellung für die Begutachtungsfunktionen
Aktivieren Sie im Abschnitt „Alternative Funktion zur Gutachteneinladung“ die Option „Erlaube das Versenden von Begutachtungsanfragen für einzelne Beiträge?“ (siehe Abbildung 1). Definieren Sie weiterhin die Einstellungen für die Option „Gruppen mit Erlaubnis, Begutachtungsanfragen zu stellen“. Zunächst können Sie festlegen, welche Benutzergruppen Begutachtungsanfragen senden dürfen. Zweitens müssen Sie festlegen, welche Art von „Benutzerstatus/-rolle“ und „Gutachtentypen“ diese Benutzergruppen für Begutachtungsanfragen verwenden dürfen. Vergessen Sie nicht, das Modul zu aktivieren, ein Start- und Enddatum festzulegen und Ihre neuen Eingaben zu speichern, indem Sie auf die Schaltfläche „Speichern“ am unteren Ende der Seite klicken (siehe Abbildung 1).
3. Einsatz der Funktion für Begutachtungsanfragen
3.1 Versenden von Begutachtungsanfragen
Abhängig vom Status des Benutzers gibt es zwei Möglichkeiten, auf die Funktion der Begutachtungsanfragen zuzugreifen.
Für Administratoren, Konferenz-Vorsitzende und Track Chairs
Wenn Ihr Benutzerstatus Administrator, Konferenz-Vorsitzende(r) oder Track Chair ist, gehen Sie bitte zur Liste der Beiträge:
Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Liste der Beiträge
Klicken Sie rechts in der Spalte „Aktionen“ auf den Link „Neue Einladung zur Begutachtung“ (siehe Abbildung 2).
Bitte überspringen Sie den nächsten Abschnitt, um fortzufahren.
Für PK-Mitglieder, Experten- und Meta-GutachterInnen
Als Mitglied des Programmkomitees, Experten- oder Meta-GutachterIn haben Sie über Ihr Konto keinen Zugriff auf die Liste aller Beiträge im System. Gehen Sie daher auf die Liste der Beiträge, die Ihnen zur Begutachtung zugewiesen wurden:
Übersicht => Gutachten abgeben und bearbeiten
Im Kasten rechts neben jedem Beitrag finden Sie mehrere Links. Klicken Sie auf „Gutachteneinladungen“, um für diese Einreichung ein Gutachten durch eine andere Person anzufordern (siehe Abbildung 3). Falls bereits Gutachteneinladungen für diese Einreichung gesendet wurden, klicken Sie auf „Versende neue Einladung zur Begutachtung“, um den Vorgang zu starten.
Erstellen der Einladung
Für jede neue Gutachteneinladung können Sie ein „Ablaufdatum der Einladung zur Begutachtung“ definieren, nach dem die Einladung nicht mehr gültig ist. Die „Frist für die Begutachtung“ ist die aktuelle Frist, die für den Beitragstyp / Track der Einreichung festgelegt wurde. Beide Daten können in den Nachrichtentext eingefügt werden.
Wenn aktiviert, können Sie für die Option „Benutzerstatus der Person“ zwischen den Benutzerstatus „Gutachter“ und „Mitglied des Programmkomitees“ wählen. Ebenso können Sie, falls aktiviert, für die Option „Gutachtentyp“ einen „Meta-Gutachter“, einen „Experten-Gutachter“ oder einen regulären Gutachter anfordern.
Im Abschnitt „Empfänger der Anfrage / Einladung“ müssen Sie den Empfänger der Überprüfungsanfrage definieren. Wenn Sie bereits zuvor Gutachter eingeladen haben oder Vorsitzender oder Chair sind, können Sie auf den Link „Wähle Empfänger aus der Liste früherer Einladungen zur Begutachtung (und aus der Liste aller Benutzer)“ klicken. Eine Liste der verfügbaren Benutzer oder der zuvor verwendeten Personendetails wird angezeigt. Alternativ können Sie den Namen und die E-Mail-Adresse des Empfängers jederzeit direkt in die dafür vorgesehenen Felder eingeben (siehe Abbildung 4).
Geben Sie im Abschnitt „Ihre Nachricht an die Person, die Sie zur Begutachtung des Beitrages einladen möchten“ den Betreff und den Nachrichtentext ein. Arbeiten Sie im Nachrichtentext mit den bereitgestellten Codes. Diese Platzhalter werden beim Versenden der E-Mail durch den entsprechenden Text oder Link ersetzt. Vergessen Sie nicht, den Code {response_link} zu verwenden, über den der Empfänger auf Ihre Anfrage beantworten kann. Dieser Code muss verwendet werden. Wenn sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche „Vorschau der Einladungsnachricht“ (siehe Abbildung 5).
Auf der folgenden Seite sehen Sie eine Vorschau der Nachricht, wobei die Codes bereits durch Text und Links ersetzt werden. Diese E-Mails werden immer im Klartext versendet und können nicht mit HTML formatiert werden. Wenn Sie eine Blindkopie der Nachricht an Ihre E-Mail-Adresse senden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für die Option „Sende BCC (Blindkopie) an den Absender“. Wenn Sie fertig sind ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Einladung zur Begutachtung jetzt absenden“ (siehe Abbildung 6).
3.2 Einladungen zur Begutachtung annehmen oder ablehnen
Es gibt zwei mögliche Szenarien, unter denen Benutzer die Einladungen zur Begutachtung annehmen können. Entweder ist die Person bereits als ein Benutzer in dieser ConfTool-Installation registriert (bitte beachten Sie, dass das ConfTool-System nicht global Benutzerdaten speichert, sondern diese aus Datenschutzgründen für jede Instanz einzeln angelegt und verwaltet werden), oder die Person hat noch kein Benutzerkonto.
Alle Empfänger - unabhängig vom Benutzerstatus - können auf den Link klicken, um die Einladung zur Begutachtung anzuzeigen. Die Empfänger können dann die wichtigsten Informationen zur Einreichung, wie den Titel und die Zusammenfassung, einsehen. Sie müssen dann entscheiden, ob sie die Einladung zur Einreichung annehmen, ablehnen oder zusätzliche Informationen anfordern möchten. Die Empfänger können zudem eine persönliche Nachricht hinzufügen, wenn sie dies wünschen. Diese Nachricht ist erforderlich, wenn weiterführende Informationen vom Einladenden angefordert werden (siehe Abbildung 7).
- Empfänger ohne ConfTool-Benutzerkonto
Wenn ein Empfänger ohne bestehendes ConfTool-Benutzerkonto die Einladung zur Begutachtung akzeptiert, wird er aufgefordert, sich als neuer Benutzer zu registrieren und ein Benutzerkonto zu erstellen. ConfTool sucht in der aktuellen Datenbank nach entsprechenden Namen und E-Mail-Adressen, um festzustellen, ob die Person bereits ein Konto hat oder nicht. Doppelte Benutzerkonten können dennoch manchmal entstehen, wenn mehrere unterschiedliche E-Mail-Adressen verwendet werden. Als Hauptadministrator ist es daher in der Regel sinnvoll, nach einer gewissen Zeit die Datenbank zu bereinigen. Sobald die Empfänger die Benutzerregistrierung abgeschlossen haben, wird dabei der Benutzerstatus - abhängig von der Einladung zur Begutachtung - entweder auf „Gutachter“ oder „Mitglied des Programmkomitees“ gesetzt. - Empfänger, die bereits Benutzer sind
Falls der Empfänger der Einladung zur Begutachtung bereits über ein Benutzerkonto in dieser ConfTool-Installation verfügt und die Anfrage akzeptiert, wird er entweder aufgefordert, sich mit den persönlichen Benutzerdaten anzumelden, um die Einreichung begutachten zu können, oder - wenn die Person bei Annahme der Einladung bereits angemeldet ist - wird eine Nachricht angezeigt, dass die Einladung zur Begutachtung angenommen wurde und nun mit der Begutachtung der Einreichung begonnen werden kann. Empfänger, die bereits Benutzer sind, können darüber hinaus direkt auf alle Einladungen zur Begutachtung in ihren Benutzerkonten zugreifen. Sie können diese Seite öffnen:
Übersicht => Erhaltene Gutachteneinladungen anzeigen
… um alle Einladungen zur Begutachtung anzuzeigen und zu beantworten (siehe Abbildung 8).
Sobald Benutzer die Einladungen zur Begutachtung angenommen haben, können sie die Einreichungen wie jede andere Einreichung, die ihnen direkt von einem Vorsitzenden zugewiesen wurde, begutachten. Sie sehen außerdem einen Link „Erhaltene Gutachteneinladungen anzeigen“, um alle Einladungen zur Begutachtung anzuzeigen und zu beantworten (siehe Abbildung 8).
3.3 Verwaltung von Einladungen zur Begutachtung
Für Administratoren, Konferenz-Vorsitzende und Track Chairs
Bitte gehen Sie zur Liste der Einreichungen:
Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Liste der Beiträge
In der Spalte „Gutachter / Gutachten“ können Sie auf „Einladungen“ klicken, um zur Seite „Gutachteneinladungen verwalten“ zu gelangen. In der Zeile darunter finden Sie Informationen über die Anzahl der Einladungen, die noch offen sind, bei denen die Gutachter noch auf eine Antwort warten und diejenigen, die angenommen oder abgelehnt wurden. Klicken Sie in der Spalte „Nachrichten zur Einladung“ auf den Link um die bisherigen Nachricht(en) anzuzeigen. Wenn die eingeladene Person weitere Informationen angefordert hat, finden Sie hier die Frage, auf die Sie nun antworten können. Sie können jede zuvor gesendete Nachricht als Vorlage verwenden, um eine andere Person einzuladen. In der Spalte „Aktionen“ können Sie die Details der Anfrage öffnen, sie bearbeiten oder löschen (siehe Abbildung 9).
Für PK-Mitglieder, Experten- und Meta-GutachterInnen
Gehen Sie auf die Liste der Beiträge, die Ihnen zur Begutachtung zugewiesen wurden:
Übersicht => Gutachten abgeben und bearbeiten
Im Kasten rechts neben jedem Beitrag finden Sie mehrere Links. Klicken Sie auf „Gutachteneinladungen“, um auf die Liste der Einladungen zur Begutachtung zuzugreifen. Klicken Sie in der Spalte „Nachrichten zur Einladung“ auf den Link, um die bisherige(n) Nachricht(en) anzuzeigen. Wenn die eingeladene Person weitere Informationen angefordert hat, finden Sie hier die Frage, auf die Sie nun antworten können. Sie können jede zuvor gesendete Nachricht als Vorlage verwenden, um eine andere Person einzuladen. In der Spalte „Aktionen“ können Sie die Details der Anfrage öffnen, die Anfrage bearbeiten oder löschen. Bitte denken Sie daran, dass Sie nur auf Gutachteneinladungen zugreifen können, die von Ihrem eigenen Benutzerkonto gesendet wurden (siehe Abbildung 10).
Status der Gutachteneinladungen
Gutachteneinladungen können sechs verschiedene Status haben.
- Offen: Die Gutachteneinladung wurde gesendet und der Link zur Einladung wurde noch nicht aufgerufen.
- Vom Empfänger aufgerufen: Der Link zur Einladung wurde aufgerufen, jedoch hat der Empfänger noch nicht geantwortet.
- Gutachter wartet auf Antwort: Der Empfänger dieser Gutachteneinladung benötigt weitere Informationen, hat dem ursprünglichen Sender dazu eine Nachricht geschickt und wartet auf eine Antwort.
- Aufgerufen, aber kein Benutzerkonto erstellt: Der Empfänger hat die Einladung aufgerufen und bestätigt, bisher aber kein Benutzerkonto erstellt.
- Einladung zur Begutachtung angenommen: Der Empfänger hat den Link zur Einladung angerufen und die Einladung angenommen.
- Einladung zur Begutachtung abgelehnt: Der Empfänger hat den Link zur Einladung angerufen und die Einladung abgelehnt.
Nach dem Löschen behält eine Gutachteneinladung den letzten Status, wird dann aber zusätzlich mit „Einladung zur Begutachtung gelöscht“ markiert. Wenn eine Gutachteneinladung abgelaufen ist, wird der Status „Die Einladung ist bereits abgelaufen“ in der Liste der Übersicht aller Einladungen zur Begutachtung angezeigt (siehe Abbildung 11). Solange die Phase zur Einreichung von Gutachten jedoch geöffnet ist, können die Empfänger die Einladung weiterhin annehmen oder ablehnen. Dabei wird ihnen aber eine entsprechende Warnmeldung angezeigt.
