Serien-E-Mails mit ConfTool versenden

Organisatoren und Vorsitzende müssen häufig mit Autoren, Gutachtern oder Teilnehmern einer Veranstaltung in Kontakt treten, um ihnen Neuigkeiten oder Nachrichten zu senden. Darüber hinaus informieren sie diese z. B. über die Ergebnisse der Gutachterprozesse, erinnern an die Zahlung der Teilnehmergebühr und fordern zur Teilnehmerregistrierung, zur Teilnahme als Mitglied des Programmkomitees oder Gutachter oder zur Einreichung eines Beitrages auf.

ConfTool bietet verschiedene Möglichkeiten für Serien-E-Mails an, die solche Aufgaben wesentlich vereinfachen (bitte beachten Sie, dass der Funktionsumfang bei VSIS ConfTool beschränkt ist). Benutzer mit administrativen Rechten und Chairs / Vorsitzende des Programmausschusses (sobald ihnen von Administratoren erweiterte Rechte zugewiesen wurden) können nach dem Login auf der Übersichtsseite unter dem Link "Serien-E-Mails versenden" auf diese Funktion zugreifen.

Um mit dem Versand von Serien-E-Mails zu beginnen, rufen Sie bitte diese Seite auf:
Übersicht= > Serien-E-Mails versenden

Zunächst wählen Sie bitte aus, welche Art von Serien-E-Mail Sie versenden möchten:

  • Für allgemeine Mails zur Veranstaltung wählen Sie bitte "Sende E-Mails an eine Benutzergruppe". Sie können diese Funktion ebenfalls verwenden, um Gutachter, Mitglieder des Programmkomitees und Vorsitzende zu kontaktieren.
  • Wenn Sie Autoren (und Co-Autoren) kontaktieren wollen, um ihnen Informationen bezüglich ihrer Einreichung zu senden, wählen Sie bitte "Sende Serien-E-Mail an Autoren (und Mitautoren)".
  • Möchten Sie Gutachtern oder Mitgliedern des Programmkomitees eine Nachricht senden, zum Beispiel um Sie über kürzlich zur Begutachtung zugewiesene Beiträge oder ausstehende Gutachten zu informieren, wählen sie bitte "Sende E-Mails an Gutachter" (ConfTool Pro).
  • Wenn Sie Sitzungsmoderatoren (auch Vorsitzende oder Diskutanten von Sitzungen) über die Zeiten und Vorträge "ihrer" Sitzungen informieren möchten, wählen Sie bitte "E-Mails an Sitzungsmoderatoren” (ConfTool Pro).
  • Falls Sie Interessenten auf der Liste der Einladungen kontaktieren wollen, wählen Sie "Senden Sie E-Mails an eine Gruppe von Personen aus der 'Liste der Einladungen'." (Hierzu müssen Sie zuerst eine Liste von Einladungen erstellt haben, nur ConfTool Pro).
  • Sollten Sie Teilnehmer kontaktieren müssen, z. B. wegen spezieller Teilveranstaltungen oder gewisser Zahlungsmodalitäten, wählen Sie bitte "Sende E-Mails an Teilnehmer" (ConfTool Pro).
Abbildung 1: Serien-E-Mails Optionen - Zum Vergrößern anklicken

Im nächsten Schritt legen Sie bitte die Empfängergruppe Ihrer Serien-E-Mail, den Sender mit Namen und Adresse, den Betreff und den Text fest.

Beachten Sie bitte, dass im "Plain Text Format" alle Zeilen beim Versenden aus Kompatibilitätsgründen nach 78 Zeichen umgebrochen werden (dies ist der Standardwert für die meisten E-Mail-Programme und -Server).

Falls Sie ein Dokument wie z. B. eine PDF-Datei versenden möchten, empfehlen wir, dieses Dokument auf Ihre Website zu stellen und den Empfängern lediglich den Link zu dieser Datei zu senden (angehängte Dokumente können bei Serien-E-Mails einen beträchtlichen Datenverkehr und somit den Spam-Filter auslösen, da die Datei an jeden Empfänger einzeln gesandt wird).

Unterhalb des Textfeldes finden Sie eine Auswahl an "Codes" wie {dear_fullname}. Diese Codes werden in den Serien-E-Mails benutzt, um empfängerspezifische Daten einzufügen, wie z. B. den Empfängernamen, den Titel des Beitrages oder die Ergebnisse des Begutachtungsprozesses. Bitte beachten Sie, dass die Codes genau wie angegeben eingesetzt werden müssen, inklusive der geschweiften Klammern { }.

Abbildung 2: Serien-E-Mails Anschreiben verfassen - Zum Vergrößern anklicken

Die Vorschau auf der folgenden Seite zeigt Ihnen eine Liste der ausgewählten Empfänger und den Text der zu sendenden Nachricht an. Wenn Sie das Vorschau-Icon in der rechten Spalte klicken, können Sie sehen, wie die E-Mail in etwa beim Empfänger ankommen wird. Wir raten dazu, einige Stichproben zu machen, um zu überprüfen, dass die verwendeten Codes auch erwartungsgemäß ersetzt werden.

Abbildung 3: Vorschau der Empfänger-Liste - Zum Vergrößern anklicken
Abbildung 4: Beispiel einer E-Mail-Vorschau - Zum Vergrößern anklicken

Wenn Sie sicher sind, dass alles korrekt ist, klicken Sie bitte "Die E-Mails jetzt senden", um den Versand zu starten. Auf der folgenden Seite werden Sie über den Fortgang des Versandes informiert. Unterbrechen Sie den Prozess bitte nicht!

Bitte beachten Sie: Passwörter können nicht per Serien-E-Mail geschickt werden, wenn der Benutzer sein eigenes Passwort angelegt hat. Stattdessen wird ihm ein Link zur Seite "Passwort vergessen" zugesandt. Dieses geschieht aus zwei Gründen:

  1. Persönliche Passwörter sollten niemals per E-Mail gesandt werden, da viele Personen dasselbe Passwort für unterschiedliche Konten nutzen und eine E-Mail keine "gesicherte" Nachrichtenform ist.
  2. Passwörter sind in der ConfTool Datenbank so verschlüsselt, dass sie nicht entschlüsselt werden können.

Handelt es sich hingegen um ein neues Benutzerkonto und das Passwort wurde automatisch generiert oder vom Administrator angelegt, so kann der Administrator es auch in einer Serien-E-Mail versenden.