Benutzerrollen und Status in ConfTool

Ein Benutzer kann eine oder mehrere Rollen in ConfTool ausfüllen. Hierbei kann man zwischen zwei Arten von Rollen unterscheiden:

• Rollen, die durch eine Aktion durch den Benutzer selbst automatisch vergeben werden.
• Rollen, die durch Benutzer mit entsprechenden Rechten anderen Benutzern direkt zugewiesen werden.

Ausführliche (englischsprachige) Informationen zu der Zuordnung von Benutzerrollen lassen sich hier finden.

Einfache Benutzerrollen

ConfTool-Benutzer
(ConfTool User)

Jede im ConfTool-System angemeldete Person ist ein ConfTool-Benutzer. Das Benutzerkonto wird benötigt, um auf die Funktionen des Systems zugreifen zu können. Zum Zeitpunkt der Registrierung haben Benutzer keinen weiteren besonderen Status im System; das bedeutet, sie sind weder Teilnehmer, Autor noch Gutachter.

Autor
(Author)

Jeder Benutzer, der einen Beitrag im ConfTool-System einreicht, bekommt automatisch den Status Autor. Als Autor kann er auf seine Einreichung zugreifen, sie bis zur Deadline aktualisieren und nach der Begutachtungsphase die Ergebnisse der Gutachten einsehen. Danach kann er die Endversion seines Beitrags einreichen, sofern der Beitrag akzeptiert wurde.

Mitautor / Co-Autor [ConfTool Pro]
(Co-author)

Wenn ein Autor die E-Mail-Adressen seiner Mitverfasser aufführt und diese ebenfalls als ConfTool-Benutzer registriert sind, so erhält dieser Benutzer automatisch den Status Mitautor in ConfTool Pro. Dieser Status erleichtert zudem die Identifikation von Interessenkonflikten bei der Zuweisung von Gutachtern. Mitautoren können auf die eingereichten Beiträge lesend zugreifen und Kopien der E-Mails an den einreichenden Autor erhalten, beispielsweise jene über die Ankündigung der Annahme der Beiträge.

Bitte beachten Sie, dass nicht jeder Mitautor / Co-Autor über ein Benutzerkonto verfügt. Es gibt eine Funktion, mit der sich unter der Verwendung von bestimmten Daten automatisch Benutzerkonten für Mitautoren / Co-Autoren erstellen lassen. Eine (englischsprachige) Anleitung zur Verwendung dieser Funktion lässt sich im ConfTool Forum finden.

Subautor / Autor eines Teilbeitrags [ConfTool Pro]
(Sub-author)

ConfTool Pro bietet eine spezielle Methode zur Einreichung von Hauptbeiträgen. Diese Hauptbeiträge bestehen in der Regel aus einer Zusammenfassung und mehreren Teilbeiträgen, die von verschiedenen Gruppen von Autoren verfasst worden sind. Die Autoren eines Teilbeitrags, eingereicht als Bestandteil eines Symposiums (eine Reihe von nach einem vorgegebenen Thema verfassten Beiträgen), werden in ConfTool Pro Subautoren genannt.

Der entsprechende Benutzerstatus wird allen Benutzern zugeordnet, deren E-Mail-Adressen mit denen übereinstimmen, die ein einreichender Autor für ein Symposium für die Autoren der Teilbeiträge eingetragen hat.

Diskutant [ConfTool Pro]
(Discussant)

Die Aufgabe eines Diskutanten ist es, die Diskussion zu den Vorträgen in den jeweiligen Veranstaltungen anzuregen. In ConfTool Pro können Konferenz-Administratoren (Admins) oder Chairs/Vorsitzende des Programmausschusses jeder einzelnen Präsentation einen Diskutanten zuweisen (diese Funktion muss im System aktiviert werden).

Benutzer, die angenommenen Beiträgen als Diskutant zugeordnet worden sind, erhalten die entsprechende Benutzerrolle. Diskutanten haben über ihr Benutzerkonto Zugriff auf die Präsentationen, denen sie zugeteilt worden sind.

Präsentator / Vortragender [ConfTool Pro]
(Presenter)

Jeder einreichende Autor (also nicht die Mitautoren) eines akzeptierten Beitrags wird als "Präsentator" in ConfTool Pro gekennzeichnet. Sofern ein anderer Autor des Beitrags explizit als "vortragender Autor" gekennzeichnet wurde und diese Person ebenfalls ein Benutzerkonto hat, so wird dieser Benutzer ebenfalls als Präsentator gekennzeichnet. Der Status erleichtert die Überprüfung, welcher der vortragenden Autoren sich bereits für die Konferenzteilnahme angemeldet hat.

Moderator [ConfTool Pro]

Beim Einsatz des Programmplanungsmoduls können Benutzer mit Administratorenrechten und Vorsitzende des Programmausschusses (Conference Chairs) bzw. Vorsitzende des Programmkomitees oder eines Konferenz-Tracks (Chairs of the PC / Track Chairs) mit den entsprechend erteilten Benutzerrechten andere Benutzer als Moderatoren, Sitzungsvorsitzende (Session Chairs) oder Diskutanten (Discussants) einer Sitzung zu den Sitzungen der Konferenz zuweisen.

Moderatoren (auch Sitzungsvorsitzende, Diskutanten genannt) haben Zugriff auf alle Informationen ihrer eigenen Sitzungen und den Präsentationen im Veranstaltungsprogramm. Dies beinhaltet auch die Downloads und die Kontaktdaten der Präsentatoren, soweit diese Funktionen aktiviert sind.

Teilnehmer
(Participant)

Jeder Benutzer, der sich für die Konferenzteilnahme in ConfTool registriert, bekommt automatisch den Status "Teilnehmer". Er kann beispielsweise auf seinen Zahlungsstatus und die Rechnung zugreifen.

Freigabe zur Einreichung [ConfTool Pro]
(Approved to submit)

Dieser Status ermöglicht Benutzern die Einreichung von Beiträgen sowohl vor als auch nach Ablauf der offiziellen Deadline. Der Status "Freigabe zur Einreichung" muss individuell von Benutzern mit administrativen Rechten erteilt werden (diese Benutzerrolle muss zuvor aktiviert werden).

Freigabe zur Teilnahme [ConfTool Pro]
(Approved to participate)

Dieser Status ermöglicht Benutzern die Anmeldung zur Teilnahme sowohl vor als auch nach der offiziellen Deadline. Dieser Status hat aber keine Wirkung, falls die Phase zur Teilnehmeranmeldung ganz deaktiviert ist. Um diesen speziellen Benutzer-Status vergeben zu können, muss die Einstellung "Freigabe zur Einreichung / Freigabe zur Teilnehmeranmeldung" aktiviert worden sein.

Teilnehmergebühren erlassen [ConfTool Pro]
(Registration fees waived)

Benutzer mit diesem Status können sich zur Teilnahme an der Veranstaltung anmelden, ohne Teilnehmergebühren entrichten zu müssen. Der Status "Teilnehmergebühren erlassen" kann für eingeladene Teilnehmer, z.B. Keynote Speakers, verwendet werden (diese Benutzerrolle muss zuvor aktiviert werden).

Gutachter (GA) [ConfTool Pro]
(Reviewer)

Gutachter können Beiträge, die ihnen zur Begutachtung zugewiesen wurden, mit Hilfe eines Online-Formulars bewerten.

Sie können auch Gebote für die zur Begutachtung anstehenden Beiträge abgeben. Hier können sie auswählen, welche Einreichungen sie gerne begutachten würden, welche ungern und wo sie einen persönlichen Interessenkonflikt haben.

Mitglied des Programmkomitees (PK)
(Member of the Program Committe [PC-Member])

Programmkomitee-Mitglieder können ebenso wie Gutachter (s.o.) die ihnen zugewiesenen Beiträge begutachten und in der „Gebotsphase“ die von ihnen bevorzugten Beiträge auswählen.

Zudem haben sie (im Gegensatz zu GutachterInnen) Zugang zum Diskussionsforum von ConfTool Pro. Hier wird ihnen eine Übersicht aller Beiträge und Gutachtenergebnisse angezeigt. Wenn Sie die Gutachten anderer GutachterInnen aufrufen (im Forum oder wenn Sie zusätzlich die Rechte eines Meta-Gutachters haben), können Sie darüber hinaus die internen Gutachtendetails sehen, inklusive der Anmerkungen der AutorInnen an das Programmkomitee, Empfehlungen für die Wahl zum besten Beitrag oder der Vertrautheit der GutachterInnen mit den Themen, sodass sie über die Beiträge online diskutieren und für oder gegen die Annahme stimmen können. Beiträge, bei denen sie einen persönlichen Interessenkonflikt haben, werden ihnen nicht dargestellt.

Meta-Gutachter [ConfTool Pro]
(Meta-Reviewer)

Meta-Gutachter sind in der Regel erfahrene Gutachter, die den Begutachtungs­prozess für die ihnen zugewiesenen Beiträge moderieren. Häufig besteht ihre Aufgabe auch darin, die Gutachten der anderen Rezensenten zusammenzufassen und den Rezensionsprozess dieser Beiträge zu beaufsichtigen. Sie können zum Beispiel die anderen Rezensenten an ihre Aufgaben erinnern, wenn sie ihre Rezension nicht rechtzeitig abgeben oder die Evaluation zu oberflächlich ist.

Meta-Gutachter haben daher in ConfTool Pro Zugang zu allen anderen Gutachten der ihnen zugewiesenen Beiträge. Zudem werden ihnen die Namen und E-Mails der anderen Gutachter angezeigt, sodass sie die Möglichkeit haben, diese Gutachter zu kontaktieren.

Meta-Gutachter sind in den Basiseinstellungen für die Begutachtung von Beiträgen zu aktivieren, damit man den Status bei der Review-Zuweisung auswählen kann.

Benutzer mit administrativen Rechten

Konferenz-Administrator (Admin)

Ein Benutzer mit dem Status Konferenz-Administrator hat vollen Zugang zu allen Funktionen des ConfTool-Systems.

Der Admin kann sich als ein beliebiger anderer Benutzer einloggen. Das ist nützlich, um die Konfiguration der ConfTool-Installation zu überprüfen und um anderen Benutzern bei Problemen zu helfen. Er kann auch neue Benutzerkonten mit administrativen Rechten erstellen.

Konferenz-Organisator / Mitarbeiter (Organis.) [ConfTool Pro]
(Conference-Assistant [Assist])

Der Konferenz-Organisator ist für die Teilnehmerregistrierung und die Zahlungsbearbeitung zuständig. Er hat Zugang zu allen Benutzern, kann neue Benutzerkonten erstellen und Benutzer für die Konferenzteilnahme anmelden. Außerdem kann er auf die Registrierungsdaten und Beträge aller Teilnehmer zugreifen, alle Zahlungen einsehen, als auch neue Zahlungseingänge vermerken.

Der Konferenz-Organisator kann auch Serien-E-Mails versenden sowie Benutzer- und Teilnehmerdaten exportieren, um beispielsweise die Teilnehmerliste oder Namensschilder zu erstellen.

Der Konferenz-Organisator hat keinen Zugang zu Einreichungen und Begutachtungsergebnis.

Chair / Vorsitzender des Programmausschusses [ConfTool Pro]
(Chair/ Chair of the Program Committee)

Ein Chair hat Zugang zu allen Einreichungen (inklusive der Autorendaten), Gutachtern und Rezensions­ergebnissen (inklusive der Namen der Gutachter). Er kann auch die (manuelle) Zuweisung der Beiträge zu den Gutachtern vornehmen und darüber entscheiden, welche Papiere akzeptiert werden und welche nicht.

Weitere Möglichkeiten von Chairs lassen sich in den Benutzereinstellungen konfigurieren.

Hinweis: Der "Track Chair" ist eine Variante des Chair, aber er hat nur Zugriff zu den Einreichungen, Gutachten und Gutachtern seines eigenen Tracks / seiner Beitragstypen [Nur verfügbar, wenn das Track-Chair-Modul installiert ist].

Konferenz-Vorsitzender / Konferenz-Chair [ConfTool Pro]
(Conference Chair [ConfChair])

Der Konferenz-Vorsitzende hat dieselben Möglichkeiten wie der Programmausschuss-Vorsitzende. Zudem kann er auf die Benutzerverwaltung und die Teilnehmerliste zugreifen. Er kann neue Benutzerkonten erstellen, Serien-E-Mails versenden und die Daten aller Einreichungen und Gutachten exportieren.

Der Konferenz-Vorsitzende hat keinen Zugang zu Zahlungsdetails und den ConfTool-Einstellungen.

Editor [ConfTool Pro]

Editoren bzw. Lektoren haben Zugang zu allen Einreichungen und prüfen sie beispielsweise auf Formatierungs- oder Rechtschreibfehler, wobei sie auch den Inhalt berücksichtigen, um die Einreichungen für die Veröffentlichung vorzubereiten. Editoren können die Inhalte und die hochgeladenen Versionen aller Einreichungen bearbeiten. Zudem haben sie die Lesebefugnis für alle Begutachtungen und Autoreninformationen. Die Benutzerrolle Editor muss zuvor im Backend aktiviert werden.

"Frontdesk" / Registrierung / Studentische Mitarbeiter
(Frontdesk /Registration / Student Volunteer)

„Frontdesk“-Benutzer haben Zugriff auf alle Benutzer und alle registrierten Teilnehmer, aber keinen Zugang zu Zahlungsdetails. Dieser Benutzerstatus wird häufig Personen zugewiesen, die bei der Konferenz-Registrierung arbeiten, wie z.B. studentische Mitarbeiter. Sie können beispielsweise die Ankunft von Teilnehmern im ConfTool-System vermerken.