Erstellen einer navigierbaren Kopie des Veranstaltungsprogramms aus ConfTool Pro auf CD, USB-Stick oder für Ihre Hauptwebsite
Sie können ConfTool Pro für die Erstellung Ihres Veranstaltungsprogramms nutzen. Das Veranstaltungsprogramm lässt sich mit allen Sitzungen Ihrer Tagung in Listen- oder Tabellenform darstellen (unten sind drei Beispiele aufgeführt). Dieses Veranstaltungsprogramm können Sie als Ausgangspunkt für die Erstellung Ihrer Webseiten oder Broschüren mit dem „offiziellen“ Konferenzprogramm verwenden.
Nachstehend folgen einige Hinweise, wie Sie die im ConfTool-System dynamisch generierten Seiten des Veranstaltungsprogramms in ein statisches und dennoch navigierbares Format „exportieren“ können, das gespeichert als auch bearbeitet werden kann. Sie können diese exportieren Seiten auch auf einer CD oder einem USB-Stick kopieren oder sie nach der Veranstaltung auf Ihre Hauptkonferenzseite übertragen.
Bevor Sie eine navigierbare Kopie Ihres Veranstaltungsprogramms erstellen, wählen Sie bitte die entsprechenden Parameter für die Anzeige des Veranstaltungsprogramms in ConfTool:
- Sie können für jeden Beitragstyp auswählen, welche der hochgeladenen Dateien im Veranstaltungsprogramm zugreifbar sein sollen. Bitte gehen Sie zu:
Übersicht => Einstellungen => Konferenz-Tracks / Beitragstypen
... und wählen Sie einen „Beitragstyp“ aus. Klicken Sie dann auf „Bearbeiten“.
Im Abschnitt „Einstellungen für Downloads“ können Sie mit der Option „Zugreifbarkeit von Datei Nr. 1, 2 oder 3“ für jede der Dateien festlegen, ob sie zugreifbar sein soll. - Rufen Sie nun diese Seite auf:
Übersicht => Planung des Tagungsprogrammes => Grundeinstellungen für das Programmplanungsmodul
Hier können Sie allgemeine Einstellungen zur Darstellung des Veranstaltungsprogramms konfigurieren, wie z. B. die Anzeige der E-Mail-Adressen (dabei werden alle E-Mail-Adressen mit JavaScript gegen Spambots geschützt). - Des Weiteren lässt sich für jede Sitzung festlegen, ob Abstracts und Downloads angezeigt werden sollen. Gehen Sie zu:
Übersicht => Planung des Tagungsprogramms => Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen
... um diese Einstellungen durchzuführen.
Wenn alles in Ordnung ist, machen Sie das Veranstaltungsprogramm bitte (temporär) öffentlich zugänglich (da Programme wie HTTrack nicht in Ihrer ConfTool-Installation eingeloggt sind) und gehen Sie auf diese Seite:
Übersicht => Veranstaltungsprogramm anzeigen
Wichtig: Zum Erstellen der navigierbaren Kopie, klicken Sie auf den Reiter „Mehr…“ und aktivieren zuerst die „Ansicht für den Export“. Nutzen Sie diese Seite als Ausgangspunkt für den unten beschriebenen Kopiervorgang. Für HTTrack verwenden Sie bitte die aktuelle Adresse aus Ihrem Browsers als Startadresse.
Erstellung einer navigierbaren Kopie des Veranstaltungsprogramms mit „HTTrack“
Wir empfehlen das benutzerfreundliche Offline-Browser-Programm „HTTrack”, um eine navigierbare Kopie des Veranstaltungsprogramms zu erstellen. Die Software ist für Windows, Linux und OS-X verfügbar und kostenlos unter der Open-Source GPL-Lizenz erhältlich.
Mit HTTrack können Sie navigierbare Kopien von Websites erstellen (wie eine interaktive Serie von „Screenshots“). Diese Kopie wird auf Ihrer lokalen Festplatte gespeichert und steht Ihnen später jederzeit zur Verfügung. Öffnen Sie einfach eine Seite der „gespiegelten“ Website in Ihrem Browser, um die Seiten von Link zu Link zu durchblättern, als würden Sie sie online betrachten. Sie können diese Kopie auch auf einen USB-Stick oder eine CD übertragen oder in ein Verzeichnis Ihrer Hauptwebsite hochladen.
Öffnen Sie bitte das HTTrack Programm und starten Sie ein neues Projekt, indem Sie die Projektparameter ausfüllen: Dies ist der „Neue Projektname“ und das „Basisverzeichnis“ auf Ihrer Festplatte, wo die Dateien abgelegt werden sollen.
Bitte geben Sie im nächsten Schritt die Hauptscanparameter wie folgt ein:
Für „Aktion“ wählen Sie die Einstellung „Automatische Web-Site-Kopie“, geben Sie die Webadresse Ihres ConfTool-Veranstaltungsprogramms ein und klicken Sie auf die Schaltfläche „Einstellungen“, um weitere Kopieroptionen festzulegen.
Öffnen Sie nun bitte den Reiter “Experten” und wählen Sie für die Option “Suchmethode” die Einstellung „Im selben Ordner bleiben“. Um die Dokument-Dateitypen, bei denen ein Download möglich sein soll, zu bestimmen, öffnen Sie bitte den Reiter "Filterregeln", und fügen Sie den / die Dateitypen hinzu (z.B.: +*.pdf). Für alle weiteren Konfigurationsmöglichkeiten können Sie die vordefinierten Standardeinstellungen des Systems verwenden. Schließen Sie die Einstellungen, indem sie auf OK klicken.
Starten Sie dann bitte den Downloadprozess, indem sie auf „Weiter >“ und auf der nächsten Seite auf „Fertig stellen“ klicken. HTTrack lädt jetzt die aktuelle Seite und alle mit ihr verlinkten Seiten und notwendigen Dateien des ConfTool-Veranstaltungsprogramms herunter. Dieser Vorgang dauert einige Minuten, bitte haben Sie etwas Geduld.
Nachdem der Download abgeschlossen ist, finden Sie alle Dateien im „Basisverzeichnis“ auf ihrer Festplatte, das Sie im ersten Schritt als Projektparameter eingegeben haben (siehe oben).
Um die HTTrack-Kopie im Browser anzusehen und sie als Link auf einer CD oder einem USB-Stick zu verwenden, öffnen Sie bitte die Datei index.html als Startseite. Bitte verwenden Sie dabei die Index-Datei aus dem Unterordner „IhreKonferenz“ und nicht die erste aus dem übergeordneten Ordner (andernfalls wird zuerst eine HTTrack-Übersichtsseite mit einem Link zu Ihrem Veranstaltungsprogramm angezeigt).
Testen Sie bitte die heruntergeladene Version und führen Sie diesen Test auch mit einem Computer ohne Netzwerkverbindung durch.
Falls Sie HTTrack in der Kommandozeile verwenden möchten (z.B. für Linux oder OS-X), dann verwenden Sie bitte diese Parameter:
httrack https://www.conftool.net/ihre-konferenz/index.php?page=browseSessions&print=export -D -O "C:\IhrUnterverzeichnis\"
-D bedeutet, dass der Scan sich auf Unterverzeichnisse beschränken soll
-O spezifiziert den Ausgabepfad auf Ihrer Festplatte
Optional: Um sicher zu gehen, dass nur öffentlich zugängliche Inhalte geladen werden, können Sie sich in einem anderen Tab aus dem ConfTool-System ausloggen.
Je nach Konfiguration Ihres Browsers finden Sie das WebScrapBook nun als weiß-türkises Symbol direkt in der Symbolleiste oder über das Puzzleteil-Symbol für das Menü „Erweiterungen“ (s. Abb. 11).
Tipp: Damit Sie nicht bei jedem Neustart von WebScrapBook alle erforderlichen Einstellungen erneut vornehmen müssen, wählen Sie bitte „Options“ aus (s. Abb. 12).
Bitte ändern Sie nur die folgenden Einstellungen.
Sie können alle anderen Einstellungen so belassen, wie sie voreingestellt sind.
Im Abschnitt „Capture – content“ aktivieren Sie bitte das Speichern der Skripte der Seiten mit Hilfe der Einstellung: „Scripts“ → „Save“ (s. Abb. 13).
Im Abschnitt “Capture – capture links” stellen Sie danach die Option „Download linked files“ auf die Einstellung „Match URL file extension“.
Entfernen Sie anschließend das Kommentarzeichen „#“ vor den Dateitypen, die Sie speichern möchten.
Wir empfehlen z. B. folgende Anpassungen, wenn Sie Dokumente und gepackte Dateien mit sichern möchten (s. Abb. 14).
Bitte setzen Sie für die Option „Depth to capture linked pages“ den Wert auf 7.
Klicken Sie abschließend ganz unten links auf „Save“, um die Einstellungen zu speichern.
Tipp: Falls bei Ihnen in WebScrapBook beim Download einzelner Dateien eine Abfrage nach dem Speicherort kommen sollte (kann z.B. bei Chrome auftreten), müssen Sie bitte in den Einstellungen des Webbrowsers im Menüpunkt „Downloads“ den Schalter „Vor dem Download von Dateien nach dem Speicherort fragen“ ausschalten.
Rufen Sie nun WebScrapBook wie oben beschrieben erneut auf und klicken Sie dieses Mal auf „Capture tabs as…“.
In dem folgenden Fenster finden Sie die Einstellungen wieder, die Sie unter „Options“ voreingestellt haben. Überprüfen Sie bitte die Einstellungen.
Wählen Sie dann im Abschnitt “Capture – capture links” für die Option „Included URLs for capturing linked pages“ die Einstellung „Same directory“ (s. Abb. 17). Auf diese Weise wird sichergestellt, dass Sie nur das Veranstaltungsprogramm sichern.
Bitte stellen Sie zudem noch einmal sicher, dass Sie die Exportansicht des Veranstaltungsprogramms ausgewählt haben (s. Abb. 10).
Klicken Sie jetzt bitte ganz unten links auf „Capture“, um den Prozess zu starten.
Es öffnet sich ein Fenster, in dem alle Dateien angezeigt werden, die für die „Offline-Nutzung“ geladen werden. Je nach Größe des Veranstaltungsprogramms dauert dies zwischen ca. 1 und 10 Minuten, bitte haben Sie etwas Geduld.
Sie können den Vorgang im Fenster verfolgen. Sollten dabei Seiten außerhalb des Veranstaltungsprogramms heruntergeladen werden, müssten Sie den Prozess noch einmal neu starten und vorher alle Einstellungen überprüfen.
Wenn WebScrapBook fertig ist, steht am Ende der Liste „Done“.
In Ihrem lokalen Verzeichnis „Downloads → WebScrapBook → data“ finden Sie einen neuen Ordner, der nach dem Datum und der Zeit des Downloads benannt ist. In diesem Ordner finden Sie den kompletten Inhalt Ihres ConfTool-Veranstaltungsprogramms.
Öffnen Sie jetzt die Datei „index.html“ in einem Webbrowser Ihrer Wahl, um das heruntergeladene Veranstaltungsprogramm zu sehen.
Testen Sie bitte diese heruntergeladene Version und führen Sie diesen Test auch mit abgeschalteter Netzwerkverbindung durch.
Die mit WebScrapBook heruntergeladenen Dateien können Sie zum Beispiel auf Ihrer Website hochladen und öffentlich zugänglich machen.
Alternative Werkzeuge zum Erstellen einer Kopie des Veranstaltungsprogramms
Wir können ebenfalls die folgenden drei Werkzeuge empfehlen, die es Ihnen ermöglichen, eine vollständige Kopie des Veranstaltungsprogramms in ähnlicher Weise zu erstellen.
- Man kann das Unix Werkzeug wget auch verwenden, um Kopien von Websites zu erstellen. Dieses Kommandozeilenprogramm ist für fast jede Plattform verfügbar, schnell und zuverlässig und führt mit dem Parameter -k sogar ein URL-rewriting für alle sichtbaren Links durch. Um die Kopie einer Website zu erstellen, verwenden Sie bitte das Kommando:
wget -mkxKE https//test.conftool.net/yourconferenceXXXX/ index.php?page=browseSessions&print=exportsessions.php - Das zweite Tool heißt „Cyotek WebCopy” und ist für Windows verfügbar. Der Downloadprozess ist vergleichbar mit dem oben beschriebenen Prozess von HTTrack. Das Programm darf kostenlos genutzt werden, aber die Autoren bitten um eine Spende, die sie bei den laufenden Kosten und zeitgerechten Aktualisierungen unterstützt.
- Das dritte Tool heißt „SiteSucker“ und ist für OS-X als Shareware erhältlich. Die Autoren bitten um eine Spende, wenn Sie es einsetzen.
Hinweise und Tipps
- Damit die heruntergeladenen Dateien auf CD oder DVD gebrannt werden können, dürfen die generierten Dateinamen nicht länger als 103 Zeichen sein. Dies ist eine Beschränkung des standardisierten „Joliet“ Dateisystems. Bitte führen Sie die Veränderungen für die generierten Dateinamen Ihrer Konferenz an dieser Stelle durch:
Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
... und scrollen Sie zum Abschnitt „Standards für das Hochladen von Dateien“. Wählen Sie für die Option „Format für generierte Dateinamen“ die folgende Einstellung: "Erster Autor" "-" "Beitrags-ID". So lassen sich die Dateien nach dem Nachnamen der Autoren sortieren und bleiben aufgrund der Beitrags ID eindeutig zuordenbar.
- Das automatische Öffnen der Übersichtsseite beim Einlegen der CD oder beim Anschließen des USB-Sticks an den Laptop ist seit der Einführung von Windows Vista schwieriger geworden (aus Sicherheitsgründen). Wir haben ein kleines (und erschwingliches) Programm gefunden, welches das automatische Öffnen der Datei erlaubt: WinOpen. (Bitte lassen Sie uns wissen, falls Sie eine bessere Alternative kennen.)
Entpacken Sie bitte die Datei winopen.exe ins Hauptverzeichnis Ihres USB-Sticks und erstellen Sie mit dem Notepad eine Textdatei mit dem Namen „autorun.inf“, die die folgenden vier Zeilen beinhaltet:
[AutoRun]
open=winopen "$EXEDIR$\conference\index.html"
label=Veranstaltungsprogramm der Konferenz anzeigen
action=Veranstaltungsprogramm der Konferenz anzeigen
Bitte ersetzen Sie den kursiv gesetzten Teil des Inhaltes mit dem tatsächlichen Pfad zur Kopie des Veranstaltungsprogramms auf Ihrer CD oder auf Ihrem USB-Stick (zweite Zeile) und dem Namen Ihrer Konferenz (dritte und vierte Zeile).
Unseres Wissens nach existiert derzeit keine entsprechende Methode für Apple OS X. Deswegen empfehlen wir, ein PDF-Dokument mit einer kurzen Beschreibung, wie man das Veranstaltungsprogramm aufrufen kann, verfügbar zu machen.
Wir freuen uns über Ihr Feedback!