Virtuelle oder hybride Konferenzen mit ConfTool Pro organisieren

Inhaltsverzeichnis
1. Bereitstellung von Präsentationsfolien und anderen Medien
2. Links zu externen Ressourcen
3. Diskussionsfunktion
4. Persönliche Zeitzone und alternative Zeitanzeige
5. Persönliches Veranstaltungsprogramm „Meine Agenda“ (My Agenda)
6. „Zusammenfassung Ihrer gewählten Optionen“ mit Links zu externen Ressourcen

1. Bereitstellung von Präsentationsfolien und anderen Medien

Alle Autoren können die Endversion ihres Beitrags über die Funktion zur Einreichung der Endversionen von ConfTool Pro hochladen. Diese Funktion kann auch von den Vortragenden genutzt werden, um ihre Präsentationen kurz vor der Konferenz hochzuladen. Die hochgeladenen Dateien können im Veranstaltungsprogramm zur Verfügung gestellt werden. Autoren von angenommenen Beiträgen können über die Funktion zur Einreichung der Endversionen bis zu 3 Dateien direkt zu ihren entsprechenden Beiträgen hochladen, z.B. Präsentationsfolien mit Audiokommentar und/oder ein kurzes Video.
Sie sollten die Funktion zum Hochladen der Endversion nur dann verwenden, wenn die hochgeladenen Dateien nicht mehr begutachtet werden (z.B. für „Camera-Ready-Copies“ oder Präsentationsdateien). Die Anzahl der Datei-Uploads und die Dateitypen für die Endversion können für jeden Beitragstyp / Konferenztrack separat definiert werden (siehe Abbildung 1). Die maximale Dateigröße beträgt etwa 200 MB (dies ist in der Regel ausreichend für eine MP4-Videodatei von 20 Minuten Länge in 720p HD-Auflösung). Sie können auch ein spezielles Verhalten für jeden Datei-Slot der Endversion einstellen: Dateien können nach einem originären Upload gesperrt werden, Dateien können nur aktualisiert werden oder Dateien sind komplett geschlossen. Informieren Sie sich über Details, wie man ConfTool dazu verwenden kann, Präsentationen kurz vor dem Beginn der Konferenz hochzuladen.

2. Links zu externen Ressourcen für virtuelle Konferenzen

Sobald Sie sich entschieden haben, welche Kommunikationsformate und -werkzeuge (wie Live-Streams, Videokonferenz-Tools oder eine Webinar-Software) Sie für Ihre virtuelle Konferenz nutzen möchten, können Sie das Veranstaltungsprogramm von ConfTool Pro verwenden, um zu diesen externen Ressourcen Ihrer virtuellen Konferenz zu verlinken. Es lassen sich Links zu externen Ressourcen zu jeder Sitzung und jeder Präsentation im ConfTool-Veranstaltungsprogramm hinzufügen (siehe Abbildung 2). Sie können auch festlegen, wer über das Veranstaltungsprogramm auf die externen Ressourcen zugreifen darf. Wenn Sie eine mobile Anwendung wie Conference4Me einsetzen, lassen sich darüber hinaus Links zu externen Ressourcen für Ihre virtuelle Veranstaltung zu jeder Sitzung hinzufügen, die nur in der mobilen Anwendung sichtbar sind. Hier finden Sie ausführlichere Informationen darüber, wie Sie Conftool Pro mit externen Ressourcen für eine virtuelle Konferenz verbinden können.

3. Vernetzen Sie Ihre Community mit der Diskussionsfunktion

In einem akademischen Umfeld helfen Diskussionen über wissenschaftliche Beiträge, Poster, Präsentationen und Sitzungen sowohl den Vortragenden, ein aussagekräftiges Feedback zu ihrer Forschung zu erhalten, als auch den Teilnehmern, ein tieferes Verständnis der diskutierten Materie zu erlangen. Die Diskussionsforen von ConfTool Pro ermöglichen die Kommunikation zwischen Ihren Autoren und Teilnehmern über ganze Sitzungen und/oder einzelne Präsentationen des Veranstaltungsprogramms. Die Teilnehmer können online in einem Gruppenumfeld chatten, Fragen an die Autoren stellen und an Diskussionen teilnehmen (siehe Abbildung 3). Sie als Konferenzadministrator können als Moderator für alle Foren fungieren und z. B. Diskussionen starten, indem Sie die ersten Fragen stellen. Weitere Informationen zur Aktivierung und Nutzung der Online-Diskussionsforen finden Sie in diesem Forumsbeitrag: ConfTool als Diskussionsplattform für Sitzungen und / oder Präsentationen nutzen.

Ein weiterer wichtiger Aspekt einer jeden Tagung ist die direkte Kommunikation zwischen den Teilnehmern. Mit ConfTool Pro können registrierte Teilnehmer auch in persönlichen Chats direkt miteinander in Kontakt treten. Dazu aktivieren Sie bitte zunächst die Online-Teilnehmerliste, ein Community-System, das es den Teilnehmern erlaubt, einen kurzen Überblick über sich selbst im Stil einer digitalen Visitenkarte zu geben. Für die Online-Teilnehmerliste kann eine persönliche Diskussionsfunktion (Chat-Funktion) aktiviert werden, die es allen Teilnehmern erlaubt, über persönliche Nachrichten zu kommunizieren. Falls diese aktiviert ist, können Benutzer neue persönliche Nachrichten an andere registrierte Teilnehmer in der „Offiziellen Teilnehmerliste“ versenden (siehe Abbildung 4).

Sie können auch die Diskussionsforen für Sitzungen und Präsentationen sowie die persönliche Diskussionsfunktion miteinander kombinieren. Wenn beide Funktionen aktiviert sind, können Benutzer persönliche Chats mit jedem Mitglied der Gruppendiskussion führen oder mit einer persönlichen Nachricht auf Diskussionsbeiträge für Sitzungen und Präsentationen aus dem öffentlichen Bereich antworten (siehe Abbildung 5). Durch das Mitwirken der Teilnehmer wird der Inhalt Ihrer virtuellen oder hybriden Konferenz weiter aktiv gestaltet.

4. Persönliche Zeitzone und alternative Zeitanzeige

Bei virtuellen oder hybriden Konferenzen mit Teilnehmern aus der ganzen Welt, die nicht vor Ort teilnehmen können, kann es eine Herausforderung sein, den tatsächlichen Zeitunterschied zwischen der lokalen Zeitzone der Teilnehmer und der Zeitzone der Konferenzsitzungen zu bestimmen. Sie können Ihre Teilnehmer auf diesen Unterschied aufmerksam machen, indem Sie Details über die offizielle Zeitzone der Konferenz im Veranstaltungsprogramm hinzufügen (siehe Abbildung 6). Darüber hinaus können Sie den Benutzern die Möglichkeit geben, ihre persönliche Zeitzone zu wählen. In diesem Fall werden sowohl die persönliche Zeitzone eines Benutzers als auch die offizielle Zeitzone der Konferenz im Veranstaltungsprogramm des Benutzers angezeigt (siehe Abbildung 7). Hier finden Sie genauere Informationen darüber, wie Sie Informationen über die Zeitzone der Konferenz im Veranstaltungsprogramm anzeigen und eine persönliche Zeitzone aktivieren können.

Wenn Sie im Veranstaltungsprogramm keine bestimmten Sitzungszeiten anzeigen möchten, können Sie für jedes Zeitintervall eine alternative Zeitanzeige nach Ihren Anforderungen definieren. Der alternative Text für die Zeit der gewählten Sitzungszeit wird dann im Veranstaltungsprogramm anstelle der spezifischen Zeit angezeigt (siehe Abbildung 8). In unserem Forumsbeitrag finden Sie weitere Informationen über die alternative Zeitanzeige für Sitzungszeiten.

5. Persönliches Veranstaltungsprogramm „Meine Agenda“ (My Agenda)

In der Regel sind nicht alle Sitzungen einer Konferenz für jeden Teilnehmer von gleichem Interesse. Mit der „Meine Agenda“ (My Agenda)-Funktion von ConfTool Pro können sich Ihre Teilnehmer die Sitzungen auswählen und anzeigen lassen, die für sie von Relevanz sind. Die Benutzer können damit ihr eigenes persönliches Veranstaltungsprogramm aus den angebotenen Sitzungen des offiziellen Veranstaltungsprogramms zusammenstellen (siehe Abbildung 9). Diese Funktion gibt den Organisatoren gleichzeitig einen Überblick darüber, welche Sitzungen möglicherweise das meiste Interesse finden, da sie leicht herausfinden können, wie viele Teilnehmer die einzelnen Sitzungen ausgewählt haben. Die Organisatoren können dann die Größe der Konferenzräume entsprechend der Anzahl der Teilnehmer oder, im Falle einer Online-Konferenz, das am besten geeignete Tool für die Sitzung wählen. Es ist auch möglich, die Anzahl der Teilnehmer zu begrenzen, die eine Sitzung in ihr persönliches Veranstaltungsprogramm aufnehmen können. Bitte folgen Sie dem Link, um weitere Informationen darüber zu erhalten, wie Sie Benutzern die Erstellung ihrer persönlichen Agenda in ConfTool Pro ermöglichen können.

6. „Zusammenfassung Ihrer gewählten Optionen“ mit Links zu externen Ressourcen

Wenn Sie das Modul zur Teilnahmeanmeldung von ConfTool Pro verwenden, können Sie zu jeder Veranstaltung / jedem Artikel der Teilnahmeanmeldung einen Link zu einer externen Ressource hinzufügen. Sie können den Teilnehmenden diese Ressourcen auf der Seite „Zusammenfassung Ihrer gewählten Optionen“ zugänglich machen. Auf dieser Seite wird eine Liste aller gebuchten Veranstaltungen angezeigt, einschließlich der entsprechenden Links zu externen Ressourcen (siehe Abbildung 10). Erfahren Sie in unserem Forumsbeitrag, wie Sie Veranstaltungen aus der Teilnahmeanmeldung von ConfTool Pro mit externen Ressourcen verknüpfen können.

Sie können Links zu externen Ressourcen auch als Schaltflächen anstelle von URLs auf der Seite „Zusammenfassung Ihrer gewählten Optionen“ (siehe Abbildung 10) sowie im Veranstaltungsprogramm darstellen. Wie Sie im ConfTool-System URLs automatisch in ansprechende grafische Schaltflächen mit Logo umwandeln können, erklären wir hier: Links zu externen Ressourcen im Veranstaltungsprogramm und in der Buchungsübersicht als Schaltflächen anzeigen.