Inhaltsverzeichnis
1. Daten aus ConfTool exportieren
2. Öffnen und Anpassen der Daten
3. Erstellen des Serienbriefs
4. Tipps für MS Word und OpenOffice
5. Vorlagen für Listen und Namensschilder
6. Namensschilder an der Registrierung vor Ort drucken
7. Mehrere Namensschilder für ausgewählte Teilnehmer drucken
Erstellen von Namensschildern und Teilnehmerlisten
Um aus ConfTool Namensschilder oder Teilnehmerlisten zu drucken, bietet es sich an, den Datenexport und einen entsprechenden Serienbrief zu verwenden. Auf diese Weise kann der Ausdruck genau Ihren Anforderungen angepasst werden.
ConfTool bietet sowohl die Möglichkeit, Serienbriefe zu erstellen als auch direkt aus der ConfTool-Oberfläche zu drucken.
Wir empfehlen die Verwendung von Serienbriefen, da es unzählige Etiketten-Formate und Design-Vorstellungen gibt. Es ist aber relativ einfach, schnell entsprechende Ausdrucke mit Hilfe des Datenexports und eines "Serienbriefs" zu erstellen.
Werfen Sie einen Blick auf den vorletzten Abschnitt dieser Seite, wenn Sie auch die ConfTool Frontdesk-Funktionen nutzen wollen, um einzelne Namensschilder an der Registrierung vor Ort schnell zu drucken. Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie Etiketten für einzelne Teilnehmer nachdrucken möchten.
Der letzte Abschnitt zeigt Ihnen, wie Sie mehrere Namensschilder direkt aus ConfTool für alle oder eine Liste ausgewählter Teilnehmer drucken.
1. Daten aus ConfTool exportieren
Gehen Sie als Administrator oder Konferenz-Mitarbeiter auf diese Seite:
Übersicht => Daten Im- und Export => Daten-Export
Overview => Data Import and Export => Export Data
Hier haben Sie vielfältige Export-Möglichkeiten. Zur Erstellung von Namensschildern sollten Sie das Export-Format "Exportiere Teilnehmer für Namensschilder und Gutscheine" (Export Participants for Badges and Vouchers) verwenden.
Sie können eines der Formate CSV und XLS (im XML-Format) auswählen. Das CSV-Format bietet sich für viele unterschiedliche Programme wie OpenOffice und Filemaker an, das XML/Excel-Format lässt sich hingegen direkt mit Excel öffnen oder zur Weiterverarbeitung der Daten verwenden.
Zum Start des Exports klicken Sie bitte unten rechts auf "Export-Datei erzeugen" (Create Export File).
2. Öffnen und Anpassen der Daten
Öffnen Sie Microsoft Excel oder OpenOffice Calc. Für Excel lässt sich die Datei meist mit einem Doppelklick öffnen. Ein CSV-Export muss erst importiert werden. Hierbei ist der Zeichensatz zu beachten. Normalerweise verwendet ConfTool „UFT-8“ bzw. “Unicode UTF-8“ (siehe Screenshot). Die Zeichencodierung ist abhängig von Ihrer Installation, bei älteren Versionen wurde meist ISO-8859-1 verwendet. Achten Sie beim Import auf Sonderzeichen und Umlaute; falls diese nicht richtig erscheinen, haben Sie die falsche Zeichencodierung gewählt.
Sie können nun in Excel auch überflüssige Spalten löschen, sofern gewünscht.
Es ist ratsam, die Daten aus Excel heraus als „Microsoft Excel-Arbeitsmappe (*.xls)“ bzw. aus OpenOffice Calc als „ODF Tabellendokument“ zu speichern, da die Programme die Daten besser für Serienbriefe verarbeiten können, wenn sie im „Originalformat“ gespeichert sind.
3. Erstellen des Serienbriefs
Öffnen Sie danach "Microsoft Word" bzw. "OpenOffice Writer". Hier haben Sie nun die Möglichkeit, einen Seriendruck (Serienbrief) zu starten und Ihre Daten aus dem ConfTool zu verwenden (zu importieren, als "Datenquelle" zu verwenden).
Sie können auch eine der Vorlagen für Serienbriefe verwenden, die Sie am Ende der Seite finden.
Die Screenshots zeigen Beispiele zur Erstellung von Serienbriefen in unterschiedlichen Word-Versionen und in OpenOffice. Als Datenquelle wird die zuvor erstellte Tabelle ausgewählt, die Empfängerliste kann bearbeitet und Regeln können gesetzt werden.
Bearbeiten Sie nun das Dokument nach Ihren Vorstellungen.
Anmerkung: Bitte beachten Sie, dass es zusätzliche Spalten "badge_fullname" und "badge_organization" gibt, sofern Sie die Online-Teilnehmerliste von ConfTool Pro verwenden. Dies sind die vom Teilnehmer persönlich eingegebenen Daten für die Namensschilder. Die entsprechenden Vorlagen finden Sie unten mit der Namensendung ("_with_official_list_enabled").
Wenn Sie nun den Seriendruck starten, werden Ihre Namensschilder bzw. die Teilnehmerliste erstellt. Sie können diese Daten als neues Dokument abspeichern oder direkt ausdrucken.
4. Tipps für MS Word und OpenOffice
Eine gut beschriebene Dokumentation, in der Sie sich aussuchen können, für welche Word-Version Sie Hinweise suchen, finden Sie unter: http://support.microsoft.com/kb/294683/de
Für OpenOffice finden Sie hier eine gute Anleitung:
http://de.wikibooks.org/wiki/OpenOffice.org/_Writer/_Serienbrief
5. Vorlagen für Listen und Namensschilder
Wir bieten einige Vorlagen für Teilnehmerlisten und Namensschilder an. Wenn Sie weitere Vorlagen haben, nehmen wir sie gerne mit auf!
6. Namensschilder an der Registrierung vor Ort drucken
ConfTool bietet Ihnen auch die Option Namensschilder an der Registrierung vor Ort auszudrucken. Diese Funktion ist primär für den Ausdruck einzelner Namensschilder geeignet, z.B. für Teilnehmer, die sich kurzfristig anmelden oder für Teilnehmer, die ihr Namensschild verloren haben.
Die Größe, das Layout und die Elemente des Ausdrucks dieser Namensschilder lassen sich auf dieser Seite konfigurieren:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen für Namensschilder
Hier können Sie verschiedene Parameter entsprechend Ihrer Anforderungen definieren und das Namensschild am Seitenende in einer Vorschau ansehen.
-
Allgemeine Einstellungen:
Bitte legen Sie hier die Maßeinheit für die Ausdrucke sowie das Seitenformat und die Seitenausrichtung für die Namensschilder fest.
Wählen Sie dann eine Schriftart und eine Schriftgröße aus. Aus Gründen des Urheberrechts stehen Ihnen lediglich die aufgelisteten Open-Source-Schriftarten zur Verfügung. Bitte kontaktieren Sie uns, wenn wir für Sie eine der frei verfügbaren Schriften von „Google Fonts“ hinzufügen sollen. -
Hintergrundgrafik für die Namensschilder:
Sie können zu Ihren Namensschildern ein Bild hinzufügen. Dieses Bild wird als Hintergrundgrafik für alle Namensschilder verwendet. Es wir am oberen Seitenrand ausgerichtet und auf die gesamte Seitenbreite skaliert.
Wenn Sie mehr als eine Abbildung auf dem Namensschild benötigen, nutzen Sie bitte ein Bildbearbeitungsprogramm, um Ihre Bilder zu einer einzelnen Hintergrundgrafik zusammenzufassen, denn sie können nur eine Grafik hochladen. - Namensschild-Elemente:
Sie können verschiedene Textelemente für Ihre Namensschilder definieren. Für jedes Element können Sie den Text, seine Positionierung und die Textattribute konfigurieren.
Die möglichen Text-Codes werden unter dem Textfeld aufgeführt. Darüber hinaus können Sie den Code {event_xx_number} verwenden, um die Anzahl gebuchter Tickets für Veranstaltungen auszugeben, wobei xx für die ID (Zahl) der Veranstaltung steht. Sie können Ihre Veranstaltungen und Artikel hier verwalten und einsehen:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten
Viele HTML-Codes können in den Textfeldern genutzt werden, zum Beispiel:
<table style="border:0.1px solid red; align: center;"><tr>
<td style="border:1px solid red;">Person ID</td>
<td>Event ID</td></tr>
<tr><td style="border:0.1px solid red;"> {person_id}</td>
<td>{event_10_number}</td>
</tr></table>
Bitte schauen Sie in unser Forum für detailliertere Informationen über die Nutzung von HTML in PDF-Dateien.
Bitte sichern Sie Ihre Einstellungen, um die aktuellen Einstellungen in der Vorschau der Namensschilder einzusehen.
Sollten Sie vorbereitete Namensschilder verwenden, so können Sie zum Beispiel einen Etikettendrucker verwenden (wie den Brother P-touch QL570), um selbstklebende Etiketten zu bedrucken und diese dann einfach auf die vorbereiteten Namensschilder zu kleben.
7. Mehrere Namensschilder aus ConfTool für ausgewählte Teilnehmer drucken
Mit ConfTool können Sie auch mehrere Namensschilder für alle Teilnehmer oder eine ausgewählte Teilnehmeranzahl auf einmal ausdrucken. Bitte beachten Sie, dass diese Methode immer ein Namensschild pro Seite druckt.
Um das PDF für den Ausdruck zu erstellen, gehen Sie bitte auf:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer
…und filtern die Teilnehmer gemäß Ihrer Anforderungen. Sie können einen Filter benutzen oder mehrere Filter kombinieren, um eine Liste zu erstellen, die spezifischen Registrierungskriterien entspricht.
Nachdem Sie alle Teilnehmer, die ein Namensschild benötigen, gefiltert haben, öffnen Sie bitte das Drop-down-Menü „Weitere Funktionen“ auf der rechten Seite und klicken auf „Erstelle Namensschilder für diese Teilnehmerliste“. Abhängig von der Teilnehmeranzahl, kann es einen kurzen Moment dauern, bis die PDF-Datei erstellt wird
Die erstellte PDF-Datei wird ein Namensschild pro Seite beinhalten. Wenn Sie mehrere Namensschilder auf einem Blatt ausdrucken möchten, probieren Sie es bitte über die Druckeinstellungen Ihres PDF-Betrachters: Im Druckdialog erlauben Ihnen die meisten PDF-Betrachter mehrere Seiten pro Blatt auszugeben. Als Alternative können Sie stattdessen die Druckoption über einen ConfTool-Datenexport und die Serienbriefunktion von Office verwenden (siehe Abschnitte 1 – 4 oben).