Glossar

Mit dem vorliegenden Glossar erhalten Sie eine Übersicht der Begriffe, die in ConfTool bzw. ConfTool Pro verwendet werden. Die Erläuterung erfolgt im engeren Sinne mit der Ausrichtung auf wissenschaftliche Konferenzen. Bitte beachten Sie, dass Veranstalter auch beim Einsatz von ConfTool ihre spezifische Terminologie in den Systemeinstellungen anpassen können.

Jeweils in Klammern hinter den deutschen Begriffen stehen die englischen Übersetzungen in kursiver Schrift. Teilweise stammen die verwendeten Begriffe aus dem Englischen und benötigen somit keine Übersetzung.

Sollten Sie feststellen, dass ein von Ihnen gesuchter Begriff fehlt, schreiben Sie uns gerne eine E-Mail. Wir werden das Glossar dann ergänzen.

Abstract: Ein Abstract kann entweder ein eigenständiger Kurzbeitrag zu einer Konferenz oder die Zusammenfassung eines Full Papers sein.

Account: Siehe Benutzerkonto.

Acquirer (Acquiring Bank, Credit Card Merchant): Ein Institut, das die Abrechnung von Zahlungen per Kreditkarte vornimmt. Dies kann beispielsweise eine Bank oder ein auf die Kreditkartenabrechnung spezialisiertes Unternehmen sein. Bei der Abrechnung fallen Gebühren an, die vom Transaktionsbetrag abhängig sind.

Aktiv / Inaktiv (Active / Inactive, Deactivated: )strong> Bedeutet für einen bestimmten Teil des Systems, dass die jeweiligen Funktionen genutzt werden können. Ist ein Programmteil inaktiv, können die entsprechenden Funktionen nicht verwendet werden. Ob ein Teil aktiviert ist, hängt von den Einstellungen ab, beispielsweise in Phasen und Deadlines.

Administrator (Conference Administrator): Hat Zugriff auf sämtliche Funktionen des ConfTool-Systems und auf alle gespeicherten Daten. Er kann die Konfiguration des Systems vornehmen, den Status von Teilnehmern festlegen (z. B. „Gutachter“), Daten im- und exportieren sowie jedwede Verwaltungsaufgaben mit dem System koordinieren.

Anmeldebestätigung: Wird automatisch generiert, wenn jemand sich für eine Konferenz angemeldet hat und enthält u. a. die vom Teilnehmer angegebenen Daten.

Annahmestatus (Acceptance Status): Wird nach dem Review-Prozess festgelegt und besagt, ob und in welchem Format (z. B. als Full Paper oder als Poster) ein Beitrag angenommen und veröffentlicht wird.

Autor (einreichender Autor, Submitting Author): Ein Autor ist jemand, der einen Beitrag im ConfTool-System zu einer Konferenz einreicht. Er ist die Kontaktperson für die Konferenz-Organisatoren, er kann bis zur Deadline Änderungen am Beitrag vornehmen und ihm wird das Ergebnis des Begutachtungsprozesses mitgeteilt. Siehe auch Co-Autor und Vortragender.

Backend (Back Office): Bezeichnet den Teil der Funktionen von ConfTool, der nicht den „normalen“ Benutzern zugänglich ist, sondern nur mit administrativen Benutzerrechten aufgerufen werden kann. Zugriff auf das Backend hat z. B. der Administrator, der Verwaltungsaufgaben und die Konfiguration des Systems vornimmt.

Begutachtungsprozess (Reviewing; Reviewing Phase): Phase, in der das Konferenz-/Programm-Komitee die Beiträge und deren Gutachten hinsichtlich einer Zulassung zur Konferenz bewertet.

Beitrag (Submission, Contribution, Proposal, Abstract): Siehe Einreichung.

Beiträge, maximale Anzahl: Gutachter können einen Wert für die (maximale) Anzahl der Beiträge eingeben, die sie bewerten möchten.

Beitrags-Auflistung: Die Chairs einer Konferenz haben Zugriff auf alle eingereichten Beiträge der Konferenz (bzw. ihres Tracks). Ein Gutachter kann eine Liste der Beiträge einsehen, die ihm zur Begutachtung zugewiesen wurden.

Beitrags-Typen: Im ConfTool-System können unterschiedliche Arten von eingereichten Beiträgen verwaltet werden. Dies können z. B. Abstracts (Kurzbeiträge), Full Paper, Poster und Workshop-Beiträge sein.

Beitrags-Verwaltung: Der Einreichungs- und Begutachtungsprozess von wissenschaftlichen Tagungen erfolgt typischerweise in mehreren Schritten/Phasen: 1. Einreichung der Beiträge, 2. Zuweisung der Beiträge an die Gutachter, 3. Begutachtungsphase, 4. Entscheidung über Annahme und Ablehnung auf Basis der Gutachten, 5. Einreichung der Endversion, 6. Programmplanung.

Benutzerkonto: Alle Benutzer des ConfTool-Systems erhalten automatisch nach der Registrierung im System ein Benutzerkonto. Sie können hier ihre Daten und Beiträge verwalten und sich für die Teilnahme an der Konferenz anmelden. Der Account ist passwortgeschützt, somit hat kein anderer Zugriff auf die Daten, mit Ausnahme der vom Veranstalter autorisierten Personen (z. B. der Administrator).

Benutzer-Profil: Persönliche Daten des Benutzers sowie sein Status/seine Rolle. Bei der Erstellung eines Benutzerkontos muss jeder Benutzer sein Profil erstellen.

Benutzer-Status: Siehe Rollen.

Best-Paper-Award („Auszeichnung: Bester Beitrag“): Option für die Bewertung eines Beitrags durch einen oder mehrere Gutachter, mit der eine Einreichung zur Auszeichnung als „bester Beitrag“ einer Konferenz vorgeschlagen wird.

Bieterphase (Bidding, Biddingphase): Während dieses Zeitraumes können Gutachter und die Mitglieder des Programmkomitees angeben, welche Beiträge sie begutachten möchten bzw. welche Beiträge sie – z. B. aufgrund eines Interessenkonflikts – nicht begutachten können. Die Vorsitzenden des Programmkomitees (Chairs) versuchen, diese Auswahl bei der Zuordnung der Beiträge an die Gutachter zu berücksichtigen.

Chair (Track Chair, Convener): Ein Vorsitzender des Programmkomitees, der für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess zuständig ist und Zugriff auf alle Beiträge, Gutachter und Gutachten seiner Tracks hat. Die Chairs entscheiden auf Basis der Gutachten, ob ein Beitrag für ihre Tracks angenommen wird oder nicht. Ein Chair hat keinen Zugang zur Teilnehmerverwaltung oder den Systemeinstellungen.

Conference Chair (ConfChair): Der Vorsitzende oder die Vorsitzenden des Programmkomitees; sie sind zuständig für den Einreichungs- und Begutachtungsprozess und haben Zugriff auf alle Beiträge, Gutachter und Gutachten. Die Chairs entscheiden (häufig im Rahmen einer Programmkomitee-Sitzung) auf Basis der Gutachten, welche Beiträge für eine Konferenz angenommen werden. Der Conference Chair kann die Liste der Teilnehmer einsehen, hat aber keinen Zugang zu Zahlungsdetails. Er kann keine grundlegenden Einstellungen an ConfTool vornehmen.

Co-Autor (Mitverfasser, Co-Author): Co-Autoren sind weitere Autoren eines Beitrags, die nicht selbst die Einreichung vorgenommen haben. Sie können auch per E-Mail über das Ergebnis des Begutachtungsprozesses informiert werden. Eine Zuordnung zu ihrem Benutzerkonto (falls vorhanden) ist über die E-Mail-Adresse möglich; daher sollten einreichende Autoren auch die E-Mails aller Co-Autoren im ConfTool-System eintragen.

Community-System: ConfTool Pro bietet eine Online-Liste aller Teilnehmer an, in der Sie auf das Profil der anderen Teilnehmer zugreifen können.

Dateityp (File Type): ConfTool akzeptiert beliebige Datei-Formate für das Hochladen der Beiträge (z. B. pdf, doc, gif oder jpg). Die akzeptierten Datei-Formate können in den Einstellungen des Systems definiert werden. In der Pro-Version können verschiedene Datei-Formate für jede Upload-Kategorie festgelegt werden.

Deadline: Eine Deadline definiert das Ende einer Phase. Nach Ablauf einer Deadline wird die entsprechende Funktion des Systems (z. B. die Möglichkeit der Einreichung von Beiträgen) automatisch deaktiviert.

E-Commerce-Gateway: Ein Dienst, der die direkte Abrechnung von Beträgen über Kreditkarten und andere Zahlungsarten erlaubt. Für die Abrechnung von Kreditkarten wird zudem ein Vertrag mit einer Acquiring Bank benötigt, die häufig gleichzeitig Anbieter eines solchen Dienstes ist. Für den Einsatz von E-Commerce-Gateways fallen Einrichungs-, monatliche und/oder Transaktionsgebühren an. Für ConfTool Pro gibt es Anbindungen an unterschiedliche E-Commerce-Gateways, z. B. Saferpay und PayPal.

Einreichung (Contribution, Submission, Proposal): Eine Einreichung ist ein Manuskript, das ein Autor zur Begutachtung im ConfTool-System hinterlegt, um ein Thema zu präsentieren. Dies kann z. B. ein Full Paper, ein Abstract oder ein Poster sein. Eine andere Bezeichnung ist Beitrag.

Endversion (Final Version, Camera-Ready Copy): Endgültige Version eines Beitrags, ggf. mit Angabe des vortragenden Autors.

Experten: Siehe Gutachter.

Exportfunktion (Data Export): Mit der Exportfunktion lassen sich Daten aus der ConfTool-Datenbank exportieren und in Office-Anwendungen weiterverarbeiten. Formate: XML, Excel, CSV.

Filterfunktion: Alle Listen des Systems lassen sich nach unterschiedlichen Kriterien filtern, z. B. nach Suchbegriffen oder Eigenschaften, wie den Beitragstyp oder den Annahmestatus.

Front Desk / Registrierung / Student Volunteer (SV): Es handelt sich um Mitarbeiter, die Registrierungsaufgaben übernehmen. Mitglieder des Front-Desk Teams können Teilnehmer suchen, anzeigen und spezielle Informationen vermerken, z. B. Ankunftszeiten. Sie haben keinen Zugang zu statistischen Daten und Zahlungsdetails. Freiwilliger Helfer, der dafür meist kostenlos an der Konferenz teilnimmt.

Full Paper: Ausführliche/detaillierte Form eines Beitrags; eine kurze Form bzw. eine Zusammenfassung des Beitrags wird häufig als Abstract bezeichnet.

Gebote für Gutachten abgeben (Bidding): Gutachter haben die Möglichkeit, für Beiträge zu bieten, die sie gerne bewerten möchten, z. B. weil der Beitrag ihr Fachgebiet betrifft (siehe Bieterphase).

Gutachten (Review) : Eine vom Gutachter abgegebene Bewertung für einen Beitrag mit einer Empfehlung an das Konferenz-/Programm-Komitee, ob der Beitrag für die Veranstaltung akzeptiert werden sollte oder nicht. In der Regel begutachten drei oder mehr Experten einen Beitrag. Auf Basis des Ergebnisses dieser Gutachten wird vom Chair über die Annahme entschieden (Annahmestatus).

Gutachten bearbeiten: Die betreffenden Gutachter sehen die ihnen zugeordneten Beiträge ein, laden sie herunter und geben ihre Bewertungen ab.

Gutachter / Experten (Reviewer, Expert): Begutachten und bewerten Beiträge, die ihnen vom Chair zugewiesen wurden. Sie können für bestimmte Beiträge „bieten“, d. h. sich für deren Begutachtung bewerben. Im System wird die Rolle des Gutachters vom Administrator oder von Chairs vergeben.

HTML-Format: Eine Formatierungssprache zur Erstellung von Webseiten.

Identitätsdaten: Persönliche Daten, die bei der Teilnehmeranmeldung zu einer Veranstaltung hinterlegt werden, z. B. Name, Adresse (siehe auch Profil). Sie werden u. a. für das Namensschild, die Teilnehmerliste und das Community-System verwendet.

Importfunktion (Data-Import): Hier werden Daten in die Datenbank des ConfTool-Systems importiert. Es lassen sich beispielsweise Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder aus einer Excel-Liste in das System überführen.

Interessenkonflikt (Conflict of Interest, CoI): Ergibt sich, wenn ein Gutachter in den Forschungsprozess, über den ein Beitrag verfasst wurde, involviert war oder die Autoren sehr gut kennt. In diesen Fällen sollte eine Begutachtung abgelehnt werden.

Konferenzband (Conference Proceedings): Im Konferenzband werden die angenommenen Beiträge veröffentlicht.

Konferenzprogramm (Conference Program / Conference Agenda): Wird zusammengestellt aus den akzeptierten Beiträgen. Hieraus werden im ConfTool-System automatisch eine Übersicht und Detailansichten generiert. Sie können als Grundlage für das Programmheft, die Konferenz-Website oder eine CD bzw. USB-Stick mit dem Programm dienen.

Konferenz-Mitarbeiter (Conference Assistant): Ein administrativer Nutzer, der Zugang zu allen Nutzern, Teilnehmern und Zahlungsdetails der Konferenz hat; er hat jedoch keinen Zugang zum Begutachtungsprozess, und er kann keine Änderungen an den Einstellungen von ConfTool vornehmen.

Konferenz-Organisation (Conference Organizer): Kann von Teilnehmern und Interessenten mit Wunsch nach näheren Informationen kontaktiert werden. Die Kontaktdaten sind auf der Startseite hinterlegt.

Konferenz-Sitzungen (Conference Sessions): Konferenzen werden häufig in thematische Sitzungen aufgeteilt, in denen jeweils mehrere Präsentationen zu einem Thema stattfinden. Im ConfTool-System dienen Sitzungen der Strukturierung des Konferenzprogramms.

Konferenz-Track (Conference Track): Spezieller, thematisch z. B. nach einem Forschungsgebiet zugeordneter Teil einer Konferenz. Es ist möglich, im ConfTool-System Konferenzen mit mehreren Tracks zu verwalten, wobei die „Track Chairs“ jeweils für die Verwaltung aller eingereichten Beiträge ihres Tracks verantwortlich sind, aber keinen Zugriff auf die Beiträge der anderen Tracks erhalten.

Konfiguration (Einstellungen, Setup, Configuration): Das System kann für alle spezifischen Belange einer Veranstaltung konfiguriert werden. Dies umfasst Oberfläche, Funktionen, Nutzer-Rechte, Themenvergabe etc.

Kurzbeitrag (Short Paper, Abstract): Kurze Form eines Beitrags bzw. dessen Zusammenfassung.

Login (Benutzeranmeldung): Anmeldung mittels eines Passworts zu einer Benutzersitzung, um persönliche Daten, Beiträge und/oder Gutachten einzugeben oder zu ändern.

Logout: Abmeldung am Ende einer Sitzung, um den unautorisierten Zugang zu den eigenen Daten zu verhindern.

Lokalisierung: Anpassung eines Systems an die Anforderungen einer Sprache. Sie beinhaltet die Übersetzung des Systems als auch die Anpassung der Formate für Zahlen, Währungen und Datumsangaben sowie des Formats von Adressangaben.

Meta-Gutachter (Obergutachter, Meta-Reviewer, Expert-Reviewer): Ein Gutachter, der Zugang zu den Gutachten der Co-Reviewer hat. Unter Umständen kann er auch einsehen, welche Personen die anderen Gutachten abgeben und so in den Review-Prozess eingreifen.

Nutzer (User): Siehe Benutzerkonto.

Online-Editor (WYSIWYG-Editor): Einfaches Textverarbeitungsprogramm, jedoch im Web-Browser. Formatierungen wie fett, kursiv etc. sind möglich. Es kann für die Eingabe der Abstracts verwendet werden. Zum Speichern der Daten wird das HTML-Format verwendet.

Online-Forum: Diskussionsplattform für das Programmkomitee, in der strittige Beiträge nach dem Review-Prozess online diskutiert werden können; es dient damit als Entscheidungshilfe für die Chairs.

Online-Teilnehmerliste: Siehe Community-System.

Panel (Podiumsdiskussion): Veranstaltungsform für Konferenz-Sitzungen. Bei einem Panel diskutieren Experten (meist mit unterschiedlichen Ansichten) über ein Thema. Das Publikum kann Fragen stellen.

Phasen: Die Vorbereitung einer Konferenz kann in mehrere Phasen aufgeteilt werden. Nachfolgend eine kurze Beschreibung des möglichen Ablaufs der Konferenzvorbereitung, eine ausführlichere Übersicht finden Sie auf der Seite Phasen der Konferenzplanung:

Einreichung der Beiträge,
Bieten der potenziellen Gutachter für Beiträge,
Zuweisen der Beiträge an die Gutachter,
Begutachtung der Beiträge durch die Gutachter,
Diskussion über Annahme und Ablehnung im Programm-Komitee,
PK-Meeting mit Entscheidung über den Status,
Bekanntgabe der Ergebnisse,
Einreichung der Endversion und
Anmeldung zur Teilnahme.

Poster: Form eines Beitrags; umfasst meist nur eine oder wenige Seiten.

Profil: Persönliche Daten eines Nutzers von ConfTool, die bei der Registrierung eingegeben werden. Darüber hinaus können beispielsweise für das Community-System auch Fotos hinterlegt werden.

Programmkomitee (PK), auch Konferenzkomitee, Programmausschuss (Program Committee, PC, Steering Committee, Conveners): Leitender Ausschuss der Veranstaltung; ist verantwortlich für den Ablauf der Konferenz, das Programm. Das PK besteht aus Gutachtern und Chairs. Sie entscheiden im PK-Meeting über Annahme und Ablehnung der Beiträge. Oft gibt es noch weitere Gutachter, die nicht Mitglied des PKs sind.

Quick Links: „Abkürzungen“ im ConfTool-System, um schnell auf die wichtigsten Funktionen zugreifen zu können.

Rechte: Definiert, welche Aktionen man ausführen und worauf man im System zugreifen kann. Die Rechte ergeben sich aus dem Benutzerstatus.

Registrierung (Registration Phase): Die Registrierung als Teilnehmer ist Voraussetzung für die Teilnahme an einer Konferenz. Die Anmeldung als Teilnehmer erfolgt in der Regel über ein Online-Registrierungs-System wie ConfTool. Bei der Registrierung gibt der Nutzer über ein Formular seine persönlichen Daten und die gewünschten Optionen zur Buchung und Bezahlung ein. Nach erfolgreicher Anmeldung erhält der Teilnehmer automatisch eine Bestätigung und kann seine Rechnung ausdrucken.

Rollen / Benutzerstatus: Jeder Benutzer des ConfTool-Systems hat eine bestimmte Rolle bzw. einen bestimmten Benutzerstatus. Es gibt Rollen, die sich aufgrund von selbst durchgeführten Aktionen oder einer Einladung ergeben (Autor: hat Beitrag eingereicht, Teilnehmer: registriert sich zur Teilnahme, Reviewer: begutachtet Beiträge) und administrative Rollen, wie Chair, Mitarbeiter, Administrator, die von den Organisatoren der Konferenz zugeteilt werden. Je nach Status hat man unterschiedliche Zugriffsrechte.

Serien-E-Mails (Massen-Mails, Bulk Mails): Eine (personalisierte) E-Mail, die aus dem ConfTool-System an eine bestimmte Benutzergruppe gesendet wird. Serien-E-Mails werden nicht automatisch versandt, sondern über den entsprechenden Programmpunkt im System.

Short Paper: Siehe Kurzbeitrag.

Sitzung (Session): Siehe Konferenz-Sitzung.

SSL-Zertifikat (HTTPS-Übertragung): Mit Hilfe eines SSL-Zertifikats wird die sichere Datenübertragung zwischen dem Webbrowser (z. B. Firefox) und einer Website sichergestellt, sodass Dritte die übertragenen Daten nicht abhören oder manipulieren können. Zertifikate werden in der Regel von Certificate Authorities ausgestellt, die die Identität des Betreibers sicherstellen.

Suchfunktion: In allen Übersichtslisten kann man die Einträge filtern und nach Begriffen suchen.

Teilkonferenzen / Teilveranstaltungen: z.B. Workshops, Tutorien oder Sitzungen. Sofern es einen speziellen Review-Prozess und spezielle Chairs gibt, wird das Track-Chair-Modul benötigt.

Teilnehmer (Participant): Eine Person, die an einer Konferenz teilnimmt. Für eine Anmeldung zur Teilnahme an der Veranstaltung ist eine Registrierung im System mit Eingabe der persönlichen Daten notwendig.

Teilnehmerstatistik: Übersicht über Teilnehmergruppen, die gebuchten Optionen und Beträge.

Teilnehmerstatus: Wird bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung angegeben. Beispiele sind: Normal, Mitglied (mit Eingabefeld für die Mitgliedsnummer), Student. Vom Teilnehmerstatus sind häufig die Kosten für die Teilnahme abhängig als auch die möglichen Optionen bei der Anmeldung.

Teilnehmerregistrierung: Siehe Registrierung.

Themen (Schwerpunkte, Topics): Autoren können bei der Einreichung eines Beitrags passende Themen angeben. Gutachter können aus denselben Themen ihre wissenschaftlichen Schwerpunkte auswählen. Die Zuordnung der Beiträge zu den Gutachten erfolgt aufgrund thematischer Überschneidung der Themen.

Track: Siehe Konferenz-Track.

Track-Chair-Modul: Zusätzliches Programm-Modul für ConfTool Pro, mit dem Chairs, Gutachter und Themen einzelnen Teilbereichen der Konferenz (Tracks oder auch Workshops oder bestimmten Sitzungen) zugeordnet werden können. Die Chairs erhalten dabei Zugriff auf die Beiträge und Gutachten ihrer eigenen Tracks, nicht aber auf die der anderen Chairs.

Tutorien: Veranstaltungsform für Sitzungen einer Konferenz. Tutorien finden oft im Vorfeld der eigentlichen Konferenz statt: Ein Experte referiert über ein (aktuelles) Thema. Tutorien dauern meist länger als ein normaler Vortrag und kosten häufig eine zusätzliche Gebühr.

Übersichtslisten: Alle Daten im System wie Benutzer, Beiträge und Teilnehmer werden der Übersicht halber in Listenform ausgegeben. Hier kann man navigieren, filtern und suchen.

Unicode: Standardisierte Codierungsform für Zeichen, mit der sich beliebige Symbole aller bekannten Schriftsprachen darstellen lassen. Entwickelt sich zum Standard für das Web, E-Mails und alle weiteren Daten.

Veranstaltungs-Layout: Die Oberfläche von ConfTool lässt sich an das Layout (Logos, Farben, Terminologie etc.) der Veranstaltungs-Website anpassen.

Vortragender (Presenter): Person, die einen Beitrag auf der Konferenz vorträgt. Es muss nicht zwingend der einreichende Autor des Beitrags sein, ist es aber zumeist.

Web-Formular: Formular, das direkt im Web-Browser (z. B. Firefox) ausgefüllt werden kann.

Workshops: Veranstaltungsform für Sitzungen einer Konferenz. Meist wird er von einigen Experten zu einem speziellen Thema geleitet: Die Teilnehmer reichen einen eigenen Beitrag ein. An diesem Thema wird gemeinsam gearbeitet, indem alle Teilnehmer Vorträge halten und über neue Ergebnisse diskutieren. Ein Workshop geht häufig über einen halben oder ganzen Tag.

Zahlungen: Geldeingänge von den Teilnehmern. Diese werden zum Teil automatisch vermerkt (bei Zahlung per PayPal oder Kreditkarte mit E-Commerce-Gateway), zum Teil manuell (für Schecks und Überweisungen). Zahlungen müssen aber in jedem Fall kontrolliert werden, da die meisten Zahlungsarten nachträglich storniert werden können. Beispielsweise sind Zahlungen per Kreditkarte keine gesicherten Zahlungseingänge, da sie vom Kontoinhaber aus verschiedenen Gründen nachträglich storniert werden können.

Zahlungsbestätigung: Erhält ein Teilnehmer automatisch per E-Mail, wenn die Zahlung im ConfTool-System vermerkt wird.

Zahlungsoptionen / Zahlungsweise: Der Teilnehmer kann eine Zahlungsart wählen, wie z. B. Kreditkarte, Banküberweisung, bar oder PayPal.

Zugriffs-Verwaltung: Siehe Rechte.

Zuordnung (Assignment): Phase, in der die Beiträge den geeigneten Gutachtern zugeordnet werden. Die Zuordnung kann mit ConfTool manuell oder automatisch erfolgen. Es werden Gebote und übereinstimmende Themen berücksichtigt.

Zusammenfassung (Abstract): Auf einen bestimmten Umfang beschränkte Zusammenfassung eines Beitrags.