Kurzanleitung zur Nutzung der Frontdesk-Funktionen von ConfTool Pro
Diese Kurzanleitung enthält Hinweise zur Nutzung des Systems ConfTool Pro für die Registrierung und Anmeldung der Teilnehmer Ihrer Konferenz vor Ort (Frontdesk) und bietet eine Übersicht der zur Verfügung stehenden Optionen und Einstellungsmöglichkeiten.
Allgemeine Hinweise zum Ablauf der Registrierung vor Ort
Den ersten (und häufig nachhaltigen) Eindruck von Ihrer Veranstaltung erhalten die Teilnehmer üblicherweise gleich beim Einchecken an der Registrierung. Deshalb ist es sehr wichtig, dass dieser Bereich professionell organisiert ist. Die folgenden Hinweise sollen Sie dabei unterstützen, die Registrierung effizient und möglichst ohne die Bildung von langen Warteschlangen zu managen.
Um zu vermeiden, dass Fragen und unerwartete Herausforderungen beim Check-in einzelner Personen zu längeren Wartezeiten für die nachfolgend Wartenden führen, empfehlen wir, die Registrierung in zwei Bereiche einzuteilen: Einen größeren Bereich für die Abwicklung von Standardfällen, bei denen keine Probleme mehr zu klären sind („Check-in für Teilnehmer, die bereits bezahlt haben“). In diesem Bereich wird die Ankunft vermerkt und es werden Namensschilder und Veranstaltungsunterlagen etc. in Mappen oder Taschen ausgegeben. Ein zweiter, kleinerer Bereich sollte vorgesehen werden für die Bearbeitung von Teilnehmern, die ihre Teilnahmegebühren noch nicht bezahlt haben oder für spontane Konferenzteilnehmer, die noch nicht vorregistriert sind.
Für den „normalen“ Anmeldebereich reicht es, wenn die hier eingesetzten Mitarbeiter über den Benutzerstatus „Frontdesk / Registrierung / Student Volunteer“ verfügen, der eingeschränkte Zugriffsmöglichkeiten zu allen Nutzer- und Teilnehmerdaten im System bietet. Für den „beratungsintensiven” Bereich der Registrierung sollten Sie erfahrenere Mitarbeiter auswählen, die zusätzlich über den Benutzerstatus “Administrator” oder “Konferenz-Organisator/Mitarbeiter” verfügen und somit Zugriff auf alle Anmelde- und Zahlungsdetails haben.
Weitere allgemeine Hinweise für Konferenzorganisatoren finden Sie unter dem Stichpunkt “Empfangstresen” unter folgendem Link: Leitfaden für lokale Konferenzorganisatoren.
Definitionen und Optionen
Der Benutzerstatus “Frontdesk / Registrierung / Student Volunteer“ ist für die Mitglieder des Organisationsteams bestimmt, die für die Registrierung der Ankunft der Teilnehmer eingesetzt werden. Diese Nutzer haben nur einige ausgewählte administrative Rechte und eingeschränkten Zugriff auf alle Benutzer- und Teilnehmerdaten. Sie können die Ankunft eines Teilnehmers vermerken und prüfen, ob die Teilnehmergebühr bereits entrichtet wurde. Sie haben Zugriff auf die Registrierungsdetails, um den Teilnehmern die entsprechend benötigten Materialien aushändigen zu können. Außerdem können sie vermerken, ob ein Teilnehmer auf der offiziellen Teilnehmerliste erscheinen möchte und – falls die Zahlung der Teilnahmegebühr bisher noch nicht eingegangen ist – ob der Teilnehmer die Teilnahmebestätigung unterschrieben hat (mit diesem Formular lässt sich später die Teilnahme an der Konferenz belegen).
Weiterhin können sie neue Benutzerkonten erstellen und Teilnehmerregistrierungen vornehmen.
Zuweisung des Benutzerstatus
Die Frontdesk-Funktion wird aktiviert, indem Sie einfach einem oder mehreren Benutzern den entsprechenden Benutzerstatus zuweisen (Bild 1). Wir empfehlen üblicherweise, für jeden Computer (für jedes Team) der Registrierung ein separates Konto zu nutzen, um anschließend im Log besser nachverfolgen zu können, welche Mitarbeiter welche Aktionen/Updates vorgenommen haben. Wenn Sie keine personalisierten Benutzerkonten benutzen möchten, können Sie auch mit Dummy-Konten, wie z. B. „Frontdesk Team 1“ arbeiten.
Der Benutzerstatus “Frontdesk / Registrierung / Student Volunteer“ kann nur von entsprechend autorisierten Benutzern mit dem Benutzerstatus „Administrator“, „Konferenz-Organisator/Mitarbeiter“ oder „Konferenz-Vorsitzender (ConfChair)" vergeben werden. Mehr Informationen zum Thema „Zuweisung von Benutzerrollen“ finden Sie unter dem Link ConfTool Forum: Assignment of user roles (z. Zt. nur auf Englisch).
Die Anwendung der ConfTool Frontdesk-Funktion
Mit der ConfTool Frontdesk-Funktion können Sie nach Teilnehmern und Benutzern suchen, deren Eintreffen bei der Veranstaltung registrieren, den Zahlungsstatus überprüfen und Daten, die in Zusammenhang mit der Teilnahme stehen, im System verwalten.
- Suche nach Teilnehmern: Nach Eintreffen des Teilnehmers hat der Mitarbeiter der Registrierung die Möglichkeit, den zugehörigen Datensatz mittels einer Suchfunktion über Name oder Nutzer-ID im System zu finden. Üblicherweise funktioniert die Suche über die User-ID am schnellsten, aber falls der Teilnehmer seine Rechnung mit der ID nicht griffbereit hat, führt auch die Eingabe der Anfangsbuchstaben des Nachnamens zu guten Ergebnissen. Falls die Person noch nicht als Teilnehmer registriert ist, aber bereits über ein Benutzerkonto verfügt, können Sie auch in der Benutzerliste nach ihr suchen, indem Sie die zugehörige Checkbox aktivieren (siehe Bild 2, obere linke Box).
- Listenansicht: Zusätzlich können Sie verschiedene Ansichten der Teilnehmerlisten aufrufen, z. B. nach Anfangsbuchstabe gefiltert, nach Status, ob der Teilnehmer bereits eingetroffen oder noch nicht angekommen ist, oder auch die komplette Liste mit allen Teilnehmern aufrufen (Bild 2, obere rechte Box).
Die Teilnehmerliste bietet einen Überblick der wichtigsten Informationen. Die Mitarbeiter der Registrierung vermerken üblicherweise in dieser Liste die Ankunft der Teilnehmer und prüfen, ob die Teilnehmergebühr bereits entrichtet wurde (Vermerk “Ja” / “Unbezahlt”). Falls in der Konfiguration aktiviert, werden bereits gezahlte und / oder noch fällige Teilnehmergebühren detailliert mit den genauen Beträgen angezeigt. Die Mitarbeiter können auch Zugriff auf die Rechnung erhalten, indem sie auf das Datum in der Spalte „Gesamtsumme – Rechnung“ klicken. Den Zugriff auf die Anmeldebestätigung erhalten sie, indem Sie auf den Zahlungsbetrag in der Spalte „Bezahlt“ klicken (siehe Bild 3, grüne Box). - Das Eintreffen eines Teilnehmers vermerken – “Express Check-In”: Um die Ankunft eines Teilnehmers zu vermerken, klicken Sie bitte auf den Link “Ankunft” rechts auf der Liste (siehe Bild 3, rote Box). Ankunftsdatum und -zeit werden automatisch gespeichert. Falls dieser Status aus Versehen geändert wurde und Sie diesen Befehl wieder rückgängig machen möchten, klicken Sie bitte auf “Angekommen“ (diese Aktionen werden ebenfalls im Systemprotokoll aufgezeichnet).
- Das Eintreffen von Teilnehmern mit noch ausstehenden Zahlungen vermerken: Manchmal möchten Teilnehmer an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, bevor ihre Zahlung eingegangen ist, z. B. aufgrund bürokratischer Fristen. In diesen Fällen ist im Frontdesk der direkte Link „Ankunft“ für den „Express Check-In“ deaktiviert. Damit soll verhindert werden, dass Teilnehmer ohne Rückfrage als angekommen markiert werden, obwohl sie noch offene Zahlungen haben (siehe Bild 4a). Um die Ankunft eines Teilnehmers nach Klärung des Sachverhaltes dennoch zu vermerken, wählen Sie zunächst den Link „Frontdesk-Daten“ auf der rechten Seite der Teilnehmerliste (siehe Bild 3). Bestätigen Sie dann die Ankunft und aktualisieren Sie den Teilnahmestatus, indem Sie die Checkbox "Der Teilnehmer / die Teilnehmerin ist angekommen" auswählen (siehe Bild 4b).
- Neue Teilnehmer registrieren: Ist ein Benutzer bisher noch nicht als Teilnehmer registriert, verfügt aber bereits über ein Benutzerkonto im System, suchen Sie ihn bitte in der Benutzerliste und klicken Sie im rechten Bereich unter „Aktion“ auf „Teilnahme anmelden“ (siehe Bild 5). Danach wählen Sie bitte das Ankunftsdatum und den Teilnehmerstatus aus. Anschließend können Sie Veranstaltungen/Artikel auswählen, Bemerkungen des Teilnehmers eingeben, eine Adresse für Rechnung und Zahlungsbestätigung anlegen sowie Eingaben bezüglich der Zahlungsdetails, dem Teilnehmerstatus sowie dem Ankunftsdatum und der -zeit machen.
- Neue Benutzerkonten erstellen: Verfügt eine Person noch nicht einmal über ein Benutzerkonto, so können Sie dieses – wahlweise mit oder ohne Angabe der E-Mail-Adresse – erstellen (siehe Bild 2, untere Box). Von dieser Seite aus gelangen Sie direkt zum Registrierungsprozess, wenn Sie auf das Feld „Speichern und mit der Anmeldung zur Teilnahme beginnen“ klicken.
- Teilnehmerdaten: Sie erhalten Zugriff auf die Teilnehmerdaten, wenn Sie auf „Frontdesk-Daten“ in der rechten Spalte der Teilnehmerliste klicken (siehe Bild 3). Hier finden Sie den Teilnehmerdatensatz und können den Teilnehmerstatus aktualisieren (“Teilnehmer ist angekommen“, “Teilnehmer hat die Teilnehmerbestätigung unterschrieben“, “Teilnehmer möchte auf die Teilnehmerliste “) sowie Datum und Zeit der Ankunft und weitere Bemerkungen eingeben.
- Zahlungsstatus: ConfTool Benutzer mit dem Status „Frontdesk“ haben üblicherweise keine Berechtigung, Zahlungen einzutragen oder zu verwalten. Deshalb empfehlen wir, Teilnehmer, die bar bezahlen möchten, zum Registrierungsbereich zu schicken, an dem sich die Mitarbeiter des Organisationsteams befinden, die über eine Kasse und einen – für die Zahlungsverwaltung und das Eintragen neuer Zahlungen benötigten – Benutzerstatus, wie z. B. „Konferenz-Organisator/Mitarbeiter“, verfügen. Mehr Informationen hierzu finden Sie unter folgendem Link: Verwaltung von Zahlungseingängen in ConfTool Pro.
Änderungen bei den Benutzerrechten von Frontdesk-Benutzern vornehmen
Die Voreinstellung des Systems sieht vor, dass Benutzer mit der Benutzerrolle “Frontdesk” weder Zugang zu den detaillierten Teilnehmergebühren (sie erhalten nur die generelle Information, ob ein Teilnehmer bezahlt hat oder nicht) noch zu Rechnungen oder Beitragseinreichungen von Autoren haben. Im Backend des Systems lassen sich diese Optionen für Frontdesk-Benutzer aktivieren.
Bitte gehen Sie zu:
Übersicht => Einstellungen = > Einstellungen für die Registrierung und Verwaltung von Benutzern => Grundlegende Einstellungen für die Benutzerregistrierung und -verwaltung
Passen Sie dort die Einstellungen entsprechend an (siehe Bild 5).
Mitarbeiter der Registrierung, die ebenfalls über den Status “Konferenz-Administrator“ oder „Konferenz-Organisator/Mitarbeiter (Organis.)“ verfügen, haben jederzeit Zugriff auf die Registrierungs- und Zahlungsdetails und können diese Daten auch jederzeit aktualisieren. Meistens sind diese Benutzerrollen jedoch für die Empfangsmitarbeiter reserviert, die dem Hauptorganisationsteam angehören und somit über das entsprechende Wissen verfügen, diese speziellen Fälle korrekt zu bearbeiten.
Hinweis
Falls eine Registrierung zur Konferenzteilnahme von den Organisatoren storniert wurde, haben die normalen „Frontdesk“-Mitarbeiter (gewöhnlich) nicht die Möglichkeit, diese Daten zu bearbeiten und den entsprechenden Teilnehmer erneut zur Teilnahme anzumelden. Nur Benutzer mit dem Status “Konferenz-Administrator“ oder „Konferenz-Organisator/Mitarbeiter (Organis.)“ sind hierzu autorisiert und können die Stornierung einer Anmeldung wie folgt rückgängig machen: Gehen Sie zur „Liste aller Benutzer“ und wählen Sie in der Spalte rechts für die Person „Teiln. anmelden“ aus. Die Daten der ursprünglichen Anmeldung sind gespeichert, erscheinen als Vorgabe und müssen nur noch einmal überprüft und gegebenenfalls aktualisiert werden.