Hinweise für Gutachter und Mitglieder des PK

Achtung: Dies sind lediglich einige allgemeine Hinweise zur Benutzung des ConfTool-Systems. 
Bitte beachten Sie die Richtlinien der Organisatoren Ihrer Veranstaltung, da diese bindend sind und sie einen anderen als den hier vorgestellten Ablauf vorsehen können.

Allgemeines

Das ConfTool-System ermöglicht die Einreichung und Begutachtung von Konferenz-Beiträgen. Gewöhnlich wird es auch für die Teilnehmeranmeldung eingesetzt. Sie müssen über ein Benutzerkonto verfügen, um auf die Funktionen des Systems zugreifen zu können.

Als Gutachter oder Mitglied des Programmkomitees („PK-Mitglied“) erhalten Sie normalerweise eine Einladungs-E-Mail mit Ihren Login-Details. Die Konferenz-Organisatoren geben dabei für Sie die grundlegenden Daten Ihres Benutzerkontos ein und definieren Ihre Benutzerrolle. Bitte verwenden Sie dieses Konto für alle weiteren Zugriffe auf das ConfTool-System.

Einloggen ins ConfTool-System

Nach dem Erhalt Ihrer Kontodaten gehen Sie bitte zur Login-Seite des ConfTool-Systems und loggen sich mit Ihrem Benutzernamen und dem Passwort unter „Registrierte Benutzer“ („Registered Users“) ein. Sollten Sie Benutzernamen oder Passwort vergessen haben, können Sie sich die Daten über die Links rechts von den Eingabefeldern („Benutzername vergessen?“ und „Passwort vergessen?“ zusenden lassen.

Nach dem ersten Login klicken Sie bitte auf die Option „Bearbeiten der Benutzerdaten“, um Ihr Konto zu aktualisieren. Bitte nutzen Sie diese Gelegenheit auch zur Eingabe eines neuen Passworts, sofern Sie das anfängliche Passwort per E-Mail erhalten haben. Klicken Sie am Ende auf „Benutzerdaten speichern“ („Submit User Data“) zur Sicherung Ihrer Änderungen.

Abhängig vom Stand der Einreichung, der Begutachtung und der Teilnehmerregistrierung bieten sich jetzt unterschiedliche Möglichkeiten (siehe Abbildung 1). Falls Sie einen Beitrag einreichen wollen, benutzen Sie bitte ebenfalls dieses Konto, so können Interessenkonflikte bei der Zuweisung der Beiträge an die Gutachter leichter erkannt werden.

Für alle nachfolgenden Aufgaben müssen Sie eingeloggt sein.

Auswahl der bevorzugten Themengebiete

Als Gutachter oder Mitglied des Programmkomitees sollen Sie in der Regel Ihre bevorzugten Themengebiete angeben. Hierzu verwenden Sie bitte den Link „Thematische Prioritäten auswählen” („Select Priority Topics”) auf der Übersichtsseite. Diese Informationen helfen den Vorsitzenden des Programmkomitees bei der Zuordnung von thematisch passenden Beiträgen.

Gebote für bevorzugte Beiträge abgeben

(Optional, nur ConfTool Pro)

Nach der Deadline zur Einreichung von Beiträgen werden die Konferenzorganisatoren Kontakt zu Ihnen aufnehmen, und Sie erhalten die Gelegenheit, „Gebote“ für bevorzugte Beiträge abzugeben.

Bitte loggen Sie sich ein und wählen den entsprechenden Link auf der Übersichtsseite. Sie sehen dann eine Liste aller eingereichten Konferenzbeiträge (oder der Beiträge Ihres Themenbereiches/ Tracks). Hier können Sie Beiträge auswählen, die sie vorzugsweise begutachten möchten und solche, die wahrscheinlich nicht gut zu Ihren Fachgebieten passen.

Bitte nutzen Sie diese Funktion auch zur Angabe persönlicher „Interessenkonflikte“ („Conflicts of Interest"), d. h. kennzeichnen Sie Beiträge, die Sie nicht objektiv begutachten können (beispielsweise, wenn Sie an dem Projekt beteiligt waren oder wenn Sie die Autoren persönlich gut kennen).

Es ist ratsam am Bietprozess teilzunehmen, da es die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Ihnen Beiträge zugewiesen werden, die Sie interessieren. Bitte bedenken Sie, dass Sie für gewöhnlich später keine Beiträge ablehnen können, wenn sie Ihnen zur Begutachtung zugewiesen wurden.

Vertraulichkeitsvereinbarung für Gutachter

Bitte beachten Sie, dass Sie möglicherweise erst die „Vertraulichkeitsvereinbarung für Gutachter“ bestätigen müssen, bevor Sie Zugang zu den Ihnen zugewiesenen Gutachten haben. Die Bestätigung können Sie abgeben, indem Sie auf den entsprechenden Link klicken und der Vereinbarung auf der folgenden Seite zustimmen.

Hier haben Sie Einblick in die Zusammenfassungen (Abstracts) der Beiträge und können die Manuskripte herunterladen. Wenn Sie mehrere Manuskripte in einem Durchgang herunterladen möchten, dann beachten Sie bitte auch die Hinweise auf dieser Seite: Wie kann man mehrere Dateien auf einmal von ConfTool herunterladen?

Nachdem Sie die Beiträge durchgelesen haben, geben Sie bitte Ihre Gutachten direkt über den Web-Browser in die entsprechenden Begutachtungsformulare ein (siehe Abbildung 3). Die Formulare bieten häufig unterschiedliche Kategorien zur Bewertung der Beiträge. Sie können auch die Druck-Option vom ConfTool-System verwenden, um die Zusammenfassungen der Beiträge und die Review-Formulare auszudrucken. Bitte beachten Sie, dass unterschiedliche Beitragstypen (z. B. „Full Paper“ und „Poster“) unterschiedliche Begutachtungsformulare haben können.

Bitte speichern Sie Ihr Gutachten rechtzeitig, da es ein Timeout für die Online-Sitzung mit dem System gibt (für gewöhnlich 2 Stunden), nach dem ungesicherte Eingaben verloren gehen können. Sie haben aber die Möglichkeit, Ihr Gutachten bis zur Abgabefrist zu überarbeiten.

Die Gutachten werden den Autoren erst zugänglich gemacht, wenn der Begutachtungs­prozess beendet ist und der abschließende Annahmestatus durch die Vorsitzenden des Programmkomitees entschieden wurde. Grundlage für die Annahme einzelner Beiträge sind die Bewertungen aller Gutachter.

Das Online-Forum des Programmkomitees

ConfTool Pro bietet ebenfalls ein Online-Forum, um die Beiträge und die Begutachtungsergebnisse zu diskutieren. Dieses Forum steht normalerweise nach dem Begutachtungsprozess bereit. Hier können Sie Kommentare zu allen Beiträgen und Gutachten abgeben, über die noch nicht endgültig entschieden wurde, weil sie z. B. sehr abweichende Bewertungen durch einzelne Experten erhielten.

Anmeldung zur Konferenzteilnahme

Von Gutachtern und Mitgliedern des Programmkomitees wird meist erhofft, dass sie auch an der Konferenz teilnehmen. Bitte benutzen Sie Ihr ConfTool-Benutzerkonto für die Registrierung zur Konferenzteilnahme, sobald die Registrierungsphase begonnen hat.