Die Phasen der Konferenz-Vorbereitung

Die Vorbereitung einer Konferenz lässt sich in mehrere Abschnitte bzw. Phasen aufteilen. Wir möchten Ihnen anhand des folgenden beispielhaften Organisationsschemas einer Veranstaltung die Einsatzmöglichkeiten und Funktionsweisen von ConfTool bzw. ConfTool Pro näher bringen.

Nachfolgend finden Sie einen kurzen Leitfaden über die möglichen Phasen während der Konferenzvorbereitung und die jeweils anfallenden Aufgaben für die Organisatoren. Die Phasen werden von ConfTool in unterschiedlicher Weise unterstützt, und ConfTool bietet spezifische Einstellungen, Benutzerrechte und Zugangs­möglichkeiten, auf die hier auch kurz eingegangen wird.

Phase 0 – Vorbereitende Planung, die Website, grundsätzliche ConfTool-Einstellungen
Phase 1 – Der „Call for Papers“
Phase 2 – Einreichung der Beiträge
Phase 3 – Gebotsphase: Potenzielle Gutachter bieten für Beiträge
Phase 4 – Zuweisen der Beiträge an die Gutachter
Phase 5 – Begutachtung der Beiträge durch die Gutachter
Phase 6 – Diskussion über Annahme und Ablehnung im Programmkomitee
Phase 7 – Programmplanung und endgültige Entscheidung über den Annahmestatus
Phase 8 – Bekanntgabe der Ergebnisse
Phase 9 – Einreichung der Endversion
Phase 10 – Anmeldung zur Teilnahme

Phase 0 - Vorbereitende Planung, die Website, grundsätzliche ConfTool-Einstellungen

Mit den Vorbereitungen für eine Veranstaltung sollte man in der Regel mindestens ein Jahr vor dem Veranstaltungstermin beginnen. Bitte beachten Sie auch den „Leitfaden für lokale Konferenzorganisatoren“ mit allgemeinen Hinweisen, was während der Planung bereits beachtet werden sollte.

Inzwischen ist für die meisten Veranstaltungen sicherlich die Website eine der wichtigsten Informationsquellen für potenzielle Autoren und Teilnehmer. Sie sollte daher möglichst früh online gestellt werden, ansprechend gestaltet sein und alle wichtigen Informationen auf übersichtliche Weise enthalten.

ConfTool Pro ersetzt Ihre Konferenz-Website mit den Informationen zur Veranstaltung nicht, hierfür gibt es ja bereits unzählige hervorragende Open-Source Content-Management-Systeme wie Joomla!, Drupal und Typo3, sowie kostenlose Online-Angebote wie Google Sites.

Tipps zur Veranstaltungs-Website

Ihre Website sollte alle wesentlichen Informationen zur Veranstaltung aufführen und immer aktuell gehalten werden. So werben Sie einerseits für Ihre Veranstaltung und ersparen sich gleichzeitig unnötige Nachfragen und Missverständnisse. Wir empfehlen, einen Designer für die Gestaltung heranzuziehen, damit die Website einen professionellen Eindruck macht.

Folgende Punkte sollten zumindest auf Ihrer Website zu finden sein:

• Allgemeine Informationen zur Veranstaltung: Worum geht es, was ist dieses Jahr der Schwerpunkt, wer ist der Veranstalter, wo findet sie statt, wieso sollte man einen Beitrag einreichen und natürlich auch teilnehmen.

• Informationen für Autoren: Hierzu gehört der “Call for Papers”, wo die Beiträge veröffentlicht werden (bei welchem Verlag, in welcher Reihe) und welche Deadlines zu beachten sind. Stellen Sie hier auch Vorlagen (z. B. Word-Templates) für die Einreichung bereit. Je präziser sie diese definieren, desto weniger Arbeit haben Sie später bei der Erstellung des Tagungsbandes. Sofern Preise vergeben werden, wie ein „Best Paper Award“, lohnt es sich darauf hinzuweisen.

• Ort der Veranstaltung: Hier sollte man nicht nur Informationen zum eigentlichen Veranstaltungsort aufführen, sondern auch zur Stadt und zur Region, in der die Veranstaltung stattfindet. Schreiben Sie, warum die Region eine Reise wert ist und welche Sehenswürdigkeiten sie bietet. Zudem freuen sich Teilnehmer über Hinweise zur An- und Abreise und zu guten und günstigen Übernachtungsmöglichkeiten.

• Teilnehmerregistrierung: Bitte führen Sie hier die Anmeldeoptionen auf, die anfallenden Gebühren (wird Umsatzsteuer berechnet?) und was jeweils in den Kosten enthalten ist. Zudem sollten hier die Fristen für die Anmeldung und den Frühbuchertarif stehen, als auch die akzeptierten Zahlungsmöglichkeiten (siehe Hinweise zur Annahme von Kreditkartenzahlungen).

• Veranstaltungsprogramm: Obgleich ConfTool Pro Sie bei der Gestaltung des Konferenzprogramms aus den eingereichten Beiträgen unterstützt, ist es sinnvoll frühzeitig die wichtigsten Programmpunkte auf der Veranstaltungs-Website aufzuführen und in einem für Ihre Veranstaltung zugeschnittenen Format zu präsentieren. Des Weiteren sollte man auf diesen Seiten Informationen zu den eingeladenen Vortragenden (Keynote Speakers), zum Rahmenprogramm (Social Events) und zur Preisverleihung finden. Meist ist es ratsam, einen „Veranstaltungsflyer“ mit einer Übersicht zur Veranstaltung zu erstellen und ihn hier auch als PDF-Datei zum Download bereitzustellen. Wenn Sie eine mobile Konferenz-App einsetzen, dann führen Sie diese Information mit auf.

• Kontakt, Impressum: Diese Seiten sind für alle Websites unverzichtbar.

Tipps zur Einrichtung von ConfTool

Für die Einrichtung von ConfTool werden zahlreiche Informationen benötigt. Sie brauchen aber natürlich nicht alle Module gleichzeitig zu konfigurieren: Wird beispielsweise die Veranstaltungsanmeldung erst später freigeschaltet (was meistens sinnvoll ist, da sich kaum jemand anmelden wird, bevor das Veranstaltungsprogramm feststeht), brauchen Sie diesen Teil natürlich auch erst dann einzurichten.

Für die Installation werden die folgenden Daten benötigt:

• Die Adresse der Konferenz-Website und für Ihre ConfTool-Installation (wird von uns vorgeschlagen).

• Welche Logos und welche Farben sollen für die ConfTool-Seiten verwendet werden?

• Welche Logos sollen auf den Rechnungen und den Bestätigungen erscheinen?

• Wie lautet die Standard-Kontakt-E-Mail-Adresse. Sie dient den Benutzern zur Kontaktaufnahme mit den Organisatoren und wird in der Fußleiste des ConfTool-Systems angezeigt. Es bietet sich an, hierfür eine eigene Veranstaltungs-Adresse anzulegen, damit mehrere Personen auf die Mails zugreifen können (z. B. zu Vertretungszwecken).

Für die Konfiguration von ConfTool werden zahlreiche weitere Informationen benötigt und abgefragt, unter anderem:

• Rahmendaten wie Name, Ort und Datum der Konferenz.

• Wie sind die Deadlines für die einzelnen Phasen? Diese können natürlich noch später angepasst werden.

• Wie lautet die E-Mail-Adresse des Absenders für automatisch versandte Bestätigungs-E-Mails des ConfTool-Systems?

• Welche Beitragstypen soll es geben, welche Anforderungen gibt es für das Einreichungs- und das Review-Formular?

• Welche Zahlungsmöglichkeiten sollen angeboten werden? Wird ein Online-Zahlungssystem benötigt? Hierfür ist zumeist ein zusätzlicher Vertrag mit einem entsprechenden Acquirer notwendig (siehe „Hinweise zur Annahme von Kreditkartenzahlungen“).

• Wie lautet die Bankverbindung? Welcher Verwendungszweck soll von den Teilnehmern angegeben werden?
• Wie lauten Adresse und Steuernummer des Ausstellers der Rechnungen?

• Welche Optionen (Veranstaltungen und Artikel) soll es auf dem Anmeldeformular geben und welche Kosten gibt es für die einzelnen Teilnehmergruppen?
• Wer soll welche Aufgaben / Verantwortlichkeiten bei der Organisation der Konferenz übernehmen? Hieraus ergibt sich auch, wer welche Zugriffsrechte im ConfTool-System benötigt.

Phase 1 – Der Call for Papers

Der Call for Papers sollte frühzeitig erfolgen – möglichst schon auf der Vorjahreskonferenz! Damit die Autoren genug Zeit haben, ihre Beiträge zu verfassen, müssen Sie rechtzeitig auf die Rahmenbedingungen und Deadlines hingewiesen werden. Eine erfolgreiche Konferenz lebt von den Beiträgen der Autoren, daher sollten Sie dem Call for Papers nicht zu wenig Aufmerksamkeit zuwenden.

Der Call for Papers sollte natürlich auf Ihrer Veranstaltungs-Website zu finden sein. Folgende Informationen sind wichtig:

• Wie sind die Deadlines für die Einreichung, wann werden die Autoren über die Ergebnisse informiert und bis wann müssen sie die Endversion einreichen (falls notwendig).

• Welchen Umfang sollen bzw. dürfen die Beiträge haben?

• Es sollten Vorlagen (Templates) für die Einreichung bereitstehen, sofern die Beiträge als PDF oder DOC-Dateien eingereicht werden.

• Wann und wo (bei welchem Verlag, in welcher Reihe) werden die angenommenen Beiträge veröffentlicht?

• Gibt es Preise, z. B. einen Best-Paper-Award?

Des Weiteren sollten Sie frühere Teilnehmer per E-Mail anschreiben, Pressemitteilungen herausgeben und auf anderen Websites auf die Veranstaltung hinweisen lassen (z. B. Ihrer Einrichtung, assoziierten Organisationen und Verbänden).

Phase 2 – Einreichung der Beiträge

Nachdem sich ein Nutzer registriert hat, kann er seine Beiträge in ConfTool einstellen. Während der gesamten Einreichungsphase können die Autoren auf ihre Beiträge zugreifen und diese bearbeiten, löschen oder neu einstellen.

Die Gutachter sind in dieser Phase noch nicht aktiv, ihre Konten können aber schon eingerichtet werden. Sie können dann bereits ihre bevorzugten Themengebiete auswählen und ggf. ihr Konto verwenden, um eigene Beiträge einzureichen.

Phase 3 – Gebotsphase: Potenzielle Gutachter bieten für Beiträge (optional)

Während dieses Zeitraumes können Gutachter und die Mitglieder des Programmkomitees angeben, welche Beiträge sie begutachten möchten bzw. welche Beiträge sie – z. B. aufgrund eines Interessenkonflikts ­– nicht begutachten können. Die Vorsitzenden des Programmkomitees (Chairs) versuchen, diese Auswahl bei der Zuordnung der Beiträge an die Gutachter zu berücksichtigen.

Diese Phase lässt sich überspringen, falls die Beiträge anhand von Themengebieten oder anderen Kriterien zugewiesen werden sollen. Die Gebotsphase erhöht aber in der Regel die Qualität der Gutachten, da sie das Risiko reduziert, dass Gutachter thematisch unpassende oder für sie uninteressante Beiträge rezensieren müssen.

Phase 4 – Zuweisen der Beiträge an die Gutachter

Der oder die Chairs entscheiden in dieser Phase, welche Beiträge welchen Gutachtern zugewiesen werden.

Nach der Zuweisung muss den Gutachtern eine Serien-E-Mail zugesandt werden, in der ihnen Details zum Begutachtungsprozess sowie die Deadlines übermittelt werden.

Phase 1 ist nun abgeschlossen. Autoren haben zu diesem Zeitpunkt keine Möglichkeit mehr, neue Beiträge einzustellen oder zu bearbeiten.

Phase 5 – Begutachtung der Beiträge durch die Gutachter

Während dieser Phase werden die von den Chairs zugewiesenen Beiträge durch die ausgewählten Gutachter beurteilt.

Die Gutachter erhalten über das ConfTool-System Zugriff auf die Beiträge und können auch online ihre Bewertung in einem Web-Formular abgeben.

Phase 6 – Diskussion über Annahme und Ablehnung im Programmkomitee

In dieser Phase diskutiert und entscheidet das Programmkomitee über die Annahme bzw. Ablehnung der Beiträge für die Konferenz. Als Diskussionsplattform kann das Online-Forum von ConfTool Pro dienen.

Hier beginnt bereits die Programmplanung: Welcher Beitrag eignet sich für welchen Themenstrang und für welche Sitzung der Konferenz.

Phase 7 – Programmplanung und endgültige Entscheidung über den Annahmestatus

Auf Basis der Diskussion des Programmkomitees wird entschieden, welche Beiträge akzeptiert bzw. abgelehnt werden. Es ist auch möglich, Beiträge in unterschiedlichen Formaten anzunehmen, z. B. als Vortrag, Poster oder Work-In-Progress Paper.

Nun sollte die Programmplanung erfolgen und Beiträge den Sitzungen der Konferenz zugewiesen werden. Die Veranstaltung wird geplant und strukturiert. Sitzungsorte werden belegt und Sitzungen, Workshops und Events geplant.

Phase 8 – Bekanntgabe der Ergebnisse

Nach der Entscheidung über Annahme und Ablehnung erhalten die Autoren Zugriff auf die Ergebnisse.

Hierzu erhalten sie eine Serien-E-Mail mit den Entscheidungen und dem Feedback der Gutachter (ConfTool Pro).

Phase 9 – Einreichung der Endversion

Aufgrund der Kommentare der Gutachter können die Autoren nun ihren Beitrag überarbeiten und im Anschluss die Endversion für die Konferenz einreichen.

Administratoren können die überarbeiteten Beiträge extrahieren und für die Veröffentlichung im Internet bzw. für den gedruckten Tagungsband oder einen Memory-Stick verwenden.

Phase 10 – Anmeldung zur Teilnahme

Teilnehmer können sich jetzt online über ConfTool zur Veranstaltung anmelden. Weitere Informationen zur Vorbereitung und Durchführung dieser Phase finden Sie in einem eigenen Dokument „Konfiguration des ConfTool-Moduls zur Teilnehmerregistrierung“.