Beispiele zur Konfiguration der Teilnahmeregistrierung

Wenn Sie jetzt versuchen würden, sich als neuer Teilnehmer anzumelden, hätte das Formular noch keine Einträge, aus denen Sie wählen könnten. Bis hierhin haben wir nur die Preisstruktur bestimmt, aber noch nicht das eigentliche Registrierungsformular aufgesetzt. Folglich müssen Sie in den letzten beiden Schritten die Veranstaltungs- / Artikelgruppen sowie die eigentlichen Veranstaltungen bzw. Artikel festlegen, aus denen die Teilnehmer wählen können und die zu den jeweiligen Preiskategorien gehören.

Bestimmen Sie zwei Veranstaltungs- / Artikelgruppen:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungs- / Artikelgruppen verwalten.
(Overview => Settings => Manage Event/Item Groups)

Nennen Sie die erste Gruppe "Konferenz" und übernehmen Sie die Standardwerte aller Einstellungsoptionen. Die zweite Gruppe nennen Sie nun "weitere Optionen". Übernehmen Sie auch hier wieder die Voreinstellungen. (Eine Gruppe würde in diesem Beispiel eigentlich ausreichen, durch die Einrichtung einer zweiten Gruppe wird die Struktur des Registrierungsformulars jedoch übersichtlicher.)

Als nächstes legen Sie die drei Veranstaltungen / Artikel fest:
Übersicht => Einstellungen =>Veranstaltungen / Artikel verwalten
(Overview => Settings => Manage Events and Items)

Die erste Gruppe "Konferenz" enthält genau eine Veranstaltung: "Konferenzteilnahme". Wenn Sie diesen Veranstaltungsposten neu anlegen, wählen Sie bitte erst die Gruppe "Konferenz", geben Sie Titel und zusätzliche Informationen zur Registrierung ein (Datum, Ort und weitere Angaben zu im Preis des Postens "Konferenzteilnahme" enthaltenen Positionen) und wählen Sie die Preiskategorie "Konferenzgebühr". Da dieser Veranstaltungsposten voreingestellt und verpflichtend für die Teilnehmer während des Anmeldeprozesses sein soll, setzen Sie "Minimale Auswahl", "Maximale Auswahl" sowie "Vorausgewählte Anzahl" auf "1".

Die zweite Gruppe "Weitere Optionen" besteht aus zwei Positionen. Zuerst richten Sie bitte den Artikel (Formularelement) "Konferenzbecher" ein und wählen 0 für "Minimale Auswahl", 1 für "Maximale Auswahl" sowie 0 für die "Vorausgewählte Anzahl", damit die Teilnehmer den Posten bewusst anklicken müssen, falls sie den Kaffeebecher haben möchten. Wählen Sie als Preiskategorie "ohne Kosten", da der Becher bereits in der Teilnahmegebühr enthalten ist.

Der zweite Eintrag in dieser Gruppe "Weitere Optionen" ist der gebundene Tagungsband. Richten Sie diesen Artikel ebenso ein, wie eben beschrieben, aber setzen Sie das Feld "Maximale Auswahl" auf 4, da Sie möchten, dass die Teilnehmer bis zu vier Exemplare des Tagungsbandes bestellen können. Als Preiskategorie wählen Sie für diesen Artikel "gebundener Tagungsband".

So wie auf diesem Bildschirmfoto sieht die Anmeldeseite nun für künftige Teilnehmer aus, die sich als "reguläre Teilnehmer" mit "Frühbucherrabatt" anmelden:

Beispiel 2: Zugangscodes zur Unterscheidung von Teilnehmergruppen und den ihnen jeweils exklusiv angebotenen Optionen und Preisen

Als Organisator möchten Sie verschiedenen Teilnehmergruppen die Anmeldung zu jeweils nur für sie zugänglichen Veranstaltungen ermöglichen oder für die verschiedenen Teilnehmergruppen unterschiedliche Preise anbieten. Um den Zugang zu den jeweiligen Teilnehmergruppen zu steuern, können Sie Zugangscodes (Registrierungscodes) für jede Teilnehmergruppe festlegen. Sie können hierfür entweder bereits existierende Codes verwenden (z. B. Matrikelnummern von Studenten) oder aber auch eigene Codes für Ihre Konferenz kreieren.

Wir fahren jetzt mit unserem obigen Beispiel fort: Sie wollen ortsansässigen Studierenden günstigere Konferenzgebühren anbieten und den Zugang der Studenten zu dieser Gruppe über ihre Matrikelnummer steuern. Alle Studenten der örtlichen Universität haben eine Matrikelnummer, die mit "UP2" beginnt und dann noch weitere 7 Stellen enthält. Eine vollständige Studentenmatrikelnummer könnte demnach wie folgt aussehen: UP21234567.

Zuerst müssen Sie nun den Registrierungscode für die Teilnehmergruppe "Ortsansässige Studierende" festlegen:
Übersicht => Einstellungen => Teilnehmergruppen.
(Overview => Settings => Manage Participant Groups)

Wählen Sie unter "Teilnehmergruppen" die im vorigen Beispiel erstellte Gruppe "Ortsansässige Studierende" aus und klicken Sie auf "Gruppe bearbeiten". Im Abschnitt "Registrierungscodes" geben Sie in das Feld "Regulärer Ausdruck, um die Mitglieds-/Matrikelnr. zu testen" einen so genannten regulären Ausdruck ein.

Nähere Informationen hierzu finden Sie auf folgenden Seiten:
Wikipediaeintrag: Regulärer Ausdruck
PHP Builder Eintrag: "Learning to Use Regular Expressions by Example" (nur englisch verfügbar)
Regular Expressions Website (nur englisch verfügbar)

In unserem Beispiel würde der "Reguläre Ausdruck" ^UP2[0-9]{7}$ (UP2 gefolgt von genau 7 Ziffern) lauten. Geben Sie diesen Ausdruck in das entsprechende Feld ein. Im Feld "Eindeutiger Code?" wählen Sie bitte "Ja, ein eindeutiger Code ist erforderlich, der zum angegebenen regulären Ausdruck passt" aus, da ja jede Matrikelnummer nur einmalig vergeben ist. Der Zugang zu den ermäßigten Preisen für ortsansässige Studierende ist nun nur noch für die Teilnehmer möglich, die eine gültige Matrikelnummer eingeben. Es ist allerdings ratsam, den Status dieser Teilnehmer bei Ankunft am Registrierungsschalter nochmals zu überprüfen, da Matrikelnummern leicht erraten und Manipulationen nicht ausgeschlossen werden können.

Hinweis: Sie können auch bestimmte Teilnehmergruppen zunächst komplett auf dem Formular verstecken und erst dann erscheinen lassen, wenn ein Teilnehmer den korrekten Code für diese Gruppe in das Eingabefeld für den Zugangscode eingegeben hat. Sie finden eine detaillierte Anleitung auf dieser Seite: Ermäßigte Teilnehmergebühren für Teilnehmer mit speziellen Registrierungscodes.

Nutzung von "Radiobuttons" zur Auswahl:

"Radiobuttons" bieten eine sich gegenseitig ausschließende Auswahl aus mehreren Optionen innerhalb einer Gruppe an, d.h. nur eine Veranstaltung bzw. ein Artikel aus der Gruppe kann gewählt werden.

Definieren Sie wieder die Veranstaltungs- / Artikelgruppe, nennen Sie sie "Workshops" und wählen Sie diesmal unter "Veranstaltung / Artikelgruppen bearbeiten" für "Modus" die Auswahl "Exklusiv: Nur ein Event dieser Gruppe kann gewählt werden". Legen Sie für die Mindestanzahl den Wert 0 und für die maximale Anzahl den Wert 1 fest.

Richten Sie diesmal in der Gruppe "Workshops" vier Veranstaltungen ein: "Workshop 1: Intelligenz", "Workshop 2: Resilienz", "Workshop 3: Ambivalenz" und als vierte: "Kein Workshop". Setzen Sie wieder die "Minimale Auswahl" auf 0, die "Maximale Auswahl" auf 1 und die "Vorausgewählte Anzahl" auf 0.

Zu beachten ist, dass nach Auswahl eines Radiobuttons innerhalb einer solchen Veranstaltungs- / Artikelgruppe ein Radiobutton innerhalb der Gruppe immer aktiviert bleibt und keine Abwahl mehr möglich ist. Dies ist der Grund, weshalb man in diesem Fall die vierte Option "Kein Workshop" benötigt, sofern Teilnehmer sich umentscheiden und doch an keinem Workshop teilnehmen möchten. Hinweis: Administratoren und Organisatoren können eine solche Auswahl allerdings per Doppelklick auf den Radio-Button (im Back-End des Systems) wieder aufheben (siehe Abbildung 5).

Hinweis: Es ist immer ratsam, den Teilnehmern im Registrierungsformular möglichst detaillierte Informationen zu den angebotenen Veranstaltungen bzw. Artikeln zu geben. Beim Einrichten einer Veranstaltung / eines Artikels gibt es hierfür das Feld "Zusatzinformation", bei Veranstaltungs- / Artikelgruppen können Sie das Feld "Information" nutzen, um weitere  Informationen anzubieten. Eine weitere Möglichkeit - die sich insbesondere anbietet, wenn Sie umfangreichere Informationen zu Artikelgruppen anbieten wollen - ist ein zusätzlicher Eintrag als "Veranstaltung / Artikel", der nicht auswählbar ist. Sie erreichen dies, indem Sie für die "Minimale Auswahl", "Maximale Auswahl" und "Vorausgewählte Anzahl" jeweils 0 angeben und als Preiskategorie "keine Kosten" wählen. Diese Position wird dann auf dem Registrierungsformular nur mit dem Text als Inhalt dargestellt, aber nicht zur Auswahl angeboten. Sie können hier umfangreichere zusätzliche Informationen zu Artikelgruppen eintragen und sie an beliebiger Position innerhalb der Gruppe positionieren (siehe Abbildung 6).

Beispiel 4: Mit dem Teilnehmerstatus den Zugang zu bestimmten Veranstaltungen/Artikeln für einzelne Teilnehmergruppen steuern

ConfTool bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Teilnehmergruppen zu bestimmen und ihnen unterschiedliche Preise anzubieten. Den Zugang zu einzelnen Gruppen können Sie - wie im zweiten Beispiel bereits erklärt - mithilfe von "Zugangscodes" sichern. Ein weiteres Steuerungsmittel, um den Zugang zu einzelnen Veranstaltungen bzw. Artikeln zu erlauben oder aber auch zu blockieren ist die Zugehörigkeit zu einer Teilnehmergruppe.

Zu unserer Beispielkonferenz fügen wir nun folgende Bedingungen hinzu: Das Abendessen soll für reguläre Teilnehmer in der Teilnehmergebühr bereits enthalten sein, Studenten und Begleitpersonen sollen 60 Euro extra hierfür bezahlen, sofern sie ebenfalls teilnehmen möchten.

Für die neuen Veranstaltungspositionen richten Sie zuerst bitte zwei neue Preiskategorien ein: "Zusätzliches Abendessen" und "Abendessen inbegriffen".

Legen Sie die Preise fest: Dies sind 60 Euro für alle Preise innerhalb der Kategorie "Zusätzliches Abendessen" und 0 Euro für alle Preise innerhalb der Kategorie "Abendessen inbegriffen" und speichern Sie Ihre Eingaben. Aktivieren Sie nun die "Experten-Einstellungen" unten rechts auf der Seite. Sie können danach die Häkchen der Checkboxen der individuellen Preise von Veranstaltungselementen, die bestimmten Teilnehmergruppen nicht angezeigt werden sollen, entfernen. In unserem Beispiel soll die für reguläre Teilnehmer geltende Option "Abendessen inbegriffen" den studentischen Teilnehmern nicht angezeigt werden, deshalb entfernen Sie hier die Häkchen.

Erstellen Sie jetzt eine neue "Veranstaltungs- / Artikelgruppe", nennen Sie sie "Angaben zur Abendveranstaltung". Übernehmen Sie die vorgegebenen Einstellungen.

Richten Sie zwei Veranstaltungen / Artikel für diese Gruppe "Angaben zur Abendveranstaltung" ein. Nennen Sie die erste Veranstaltung "Abendessen inbegriffen" und setzen Sie "Minimale Auswahl" auf 0, die "Maximale Auswahl" auf 1 und die Vorauswahl auf 0. Als Preiskategorie hierfür wählen Sie "Abendessen inbegriffen".

Nennen Sie die zweite Veranstaltung "Abendessen für Studenten und Begleitpersonen", setzen Sie "Minimale Auswahl" auf 0 und "Maximale Auswahl" auf 2 (nun können reguläre Teilnehmer bis zu zwei Begleitpersonen einladen, Studenten können ein Ticket für sich sowie ein weiteres für eine Begleitperson erwerben) und wählen Sie die Preiskategorie "Zusätzliches Abendessen". Es ist häufig sinnvoll, die "Einheit" ("Unit") für einen Artikel bzw. eine Veranstaltung zu benennen; in diesem Fall geben Sie bitte in das entsprechende Feld "Personen" ein.

Jetzt erscheint die Registrierungsseite in Abhängigkeit vom gewählten Status der Teilnehmergruppe: Der Eintrag "Abendessen inbegriffen" wird Teilnehmern der Gruppe "ortsansässige Studierende" nicht angezeigt.

Beispiel 6: Weitere Informationen für Veranstaltungen/Artikel abfragen

Häufig müssen Organisatoren einer Konferenz für bestimmte Veranstaltungen bzw. Artikel ihrer Konferenz zusätzliche Informationen von den Teilnehmern erfragen. ConfTool bietet deshalb verschiedene zusätzliche Eingabeoptionen an, die einer Veranstaltung oder einem Artikel hinzugefügt werden können. Dies beinhaltet Texteingabefelder, verschiedene Arten von Auswahlboxen, aus denen die Teilnehmer wählen können, sowie eine Auswahlmöglichkeit nach Datum für Veranstaltungen, die sich dann auch pro Tag oder pro Nacht abrechnen lässt.

Im folgenden Beispiel wollen Sie den Teilnehmern die Möglichkeit bieten, bei der Anmeldung spezielle Essenswünsche in einem Textfeld anzugeben. Bearbeiten Sie alle betreffenden Veranstaltungen der Veranstaltungsgruppe "Optionen Abendessen", d.h. die Veranstaltungen "Abendessen inbegriffen" und "Abendessen für Studenten und Begleitpersonen", und wählen Sie im Abschnitt "Zusätzliches Eingabefeld" für die Option "Zusätzliches Eingabefeld" die Auswahl "Textfeld: Einzeilige Eingabemöglichkeit" aus. Geben Sie für den "Modus des Eingabefeldes / der Auswahlmöglichkeit" die Option "Optional, wird nur berücksichtigt, wenn die Veranstaltung/das Element ausgewählt wurde" an. Nun ergänzen Sie noch einen geeigneten Text für den "Hinweistext für das Eingabefeld", z. B.: "Bitte geben Sie Ihre speziellen Essenswünsche an (Vegan, Vegetarisch, Koscher, Halal, etc.)".

Im zweiten Beispiel möchten Sie allen Teilnehmern ein Konferenz T-Shirt in drei verschiedenen Größen anbieten. Jeder Teilnehmer kann ein T-Shirt bestellen und dabei die gewünschte Größe aus einer Auswahlbox wählen. Richten Sie erst eine neue Preiskategorie "T-Shirt" ein und definieren Sie einen Pauschalpreis von 20 Euro für alle Teilnehmergruppen sowie Zeitrabattstufen. Richten Sie dann ein neues Artikel innerhalb der Veranstaltungs- / Artikelgruppe "Weitere Optionen" ein und nennen Sie es "Konferenz T-Shirt". Setzen Sie "Minimale Auswahl" auf 0, "Maximale Auswahl" auf 1 und "Vorausgewählte Anzahl" auf 0 und wählen Sie die Preiskategorie "T-Shirt". Im Abschnitt "Zusätzliches Eingabefeld" wählen Sie nun für die Option "Zusätzliches Eingabefeld" die Einstellung "Auswahlbox: Benutzer können einen Eintrag auswählen" und als "Modus des Eingabefeldes/der Auswahlmöglichkeit" die Einstellung "Optional, wird nur berücksichtigt, wenn die Veranstaltung/das Element ausgewählt wurde". Für den "Hinweistext für das Eingabefeld" tragen Sie nun bitte "Größe" ein und unter "Optionen, Hinweise für das Eingabefeld" die 3 Auswahlmöglichkeiten "Small, Medium, Large", wobei Sie jeweils eine pro Zeile aufführen müssen (siehe Abbildung 13).

Im dritten Beispiel möchten Sie Studenten die Möglichkeit bieten, auf dem Campus im Studentenwohnheim in Einzelzimmern zu übernachten. Die Konferenz dauert vier Tage, d.h. drei Nächte, eine Übernachtung kostet dabei 25 Euro, und die Studenten sollen die Anzahl der Übernachtungen frei wählen können (siehe Abbildung 14). Richten Sie wiederum zuerst eine neue Preiskategorie ein, definieren einen Pauschalpreis von 25 Euro und schließen Sie reguläre Teilnehmer von dieser Option aus, indem Sie die Häkchen der Checkboxen vor den jeweiligen Preisen entfernen. Richten Sie nun eine neue Veranstaltung "Einzelzimmer im Studentenwohnheim" ein und ordnen Sie sie der Veranstaltungs- / Artikelgruppe "Weitere Optionen" zu. Nun setzen Sie "Minimale Auswahl" auf 0, "Maximale Auswahl" auf 1 sowie "Vorausgewählte Anzahl" auf 0 (Achtung: Auch wenn ein Teilnehmer mehrere Übernachtungen bucht, wählt er diese Option nur einmal aus, da er nur ein Bett bucht!). Unter "Preisoptionen", wählen Sie nun als "Berechnungsmodus" "Das Event wird pro Nacht berechnet (z.B. für Hotels)" und bestimmen Sie das Anfangs- und das Enddatum als Anreise- und Abreisedatum.