Datenschutzhinweise
Datenschutzhinweise der Technische Hochschule Ingolstadt als Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des MINT Symposiums 2025 - 6. Symposium zur Hochschullehre in den MINT-Fächern (im folgenden MINT Symposium 2025 genannt).
1. Verantwortliche
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zuge des MINT Symposiums 2025 ist im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) die
Technische Hochschule Ingolstadt (THI)
Vertreten durch den Präsidenten Prof. Walter Schober
Esplanade 10
85049 Ingolstadt
Die Datenschutzbeauftragte der THI erreichen Sie unter datenschutz@thi.de bzw. telefonisch unter +49-841-9348-1234.
2. Grundlegende Informationen zur Erhebung und Verarbeitung von Daten
Hier möchten wir Ihnen einen Überblick geben, ob, wann, wo und wie personenbezogene Daten von Ihnen im Zuge des MINT Symposiums erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Dies umfasst Daten, die während Ihres Besuches unserer ConfTool-Installation und während Ihres Besuches des MINT Symposiums 2025 erhoben, verarbeitet und gespeichert werden. Auch auf die Gründe, warum wir solche Daten erheben und verarbeiten, und warum dies rechtlich gestattet ist, werden wir eingehen.
2.1 Was sind personenbezogene Daten?
Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen. Bestimmbar ist eine Person dann, wenn sie direkt oder indirekt identifiziert werden kann. Dies kann beispielsweise durch Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen erfolgen.
2.2 Zweck der Datenverarbeitung
Von Ihnen in ConfTool eingegebene bzw. hochgeladene personenbezogene Daten werden von den Verantwortlichen zur Durchführung des MINT Symposiums 2025 verarbeitet. Die Rechtsgrundlage dafür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
Dabei werden personenbezogene Daten unter anderem (aber nicht ausschließlich) verwendet, um
- Emails mit Informationen rund ums MINT Symposium und dessen Organisation zu versenden,
- Den Review-Prozess zu eingereichten Abstracts und eingereichten Tagungsbandbeiträgen zu organisieren und durchzuführen,
- Teilnahmebestätigungen auszustellen,
- Rechnungen auszustellen,
- Ein Tagungsprogramm zu erstellen, dass sowohl online als auch gedruckt veröffentlicht wird und
- Einen Tagungsband zu erstellen, der sowohl online als auch gedruckt veröffentlicht wird.
Wir weisen darauf hin, dass im Programm und im Tagungsband u.a. Namen und Institution/Hochschule/Einrichtung aller beteiligten AutorInnen genannt werden.
Personenbezogene Daten werden außerdem verarbeitet, um Sie über eine ggf. stattfindende Nachfolgeveranstaltung zu informieren bzw. Werbung für eine solche Veranstaltung an Sie zu verschicken. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse besteht dabei in der Werbung für bzw. der Information über die Folgeveranstaltung.
Auf dem MINT Symposium 2025 wird fotografiert/gefilmt. Teile des Bild-/Filmmaterials werden ggf. im Internet und/oder in einer oder mehreren Publikationen veröffentlicht. Die damit verbundene Verarbeitung personenbezogener Daten geschieht auf der Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht dabei in der Dokumentation und Präsentation der Veranstaltung MINT Symposium 2025.
Wenn Sie uns im Rahmen der Anmeldung zur Veranstaltung Ihre Einwilligung dazu erteilen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, um eine Liste der TeilnehmerInnnen des MINT Symposiums zu erstellen und in gedruckter Form an alle TeilnehmerInnen zu verteilen. Diese TeilnehmerInnnen-Liste wird nicht im Internet veröffentlicht. Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in diesem Fall auf Grundlage von Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
2.3 Was ist die rechtliche Grundlage für die Datenverarbeitung?
Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO dient uns als Rechtsgrundlage für Verarbeitungsvorgänge, bei denen wir eine Einwilligung für einen bestimmten Verarbeitungszweck einholen. Ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich, wie dies beispielsweise bei Verarbeitungsvorgängen der Fall ist, die für die Durchführung einer Veranstaltung oder die Erbringung einer sonstigen Leistung oder Gegenleistung notwendig sind, so beruht die Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit b DSGVO. Gleiches gilt für solche Verarbeitungsvorgänge die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, z.B. die Auswahl der ReferentInnen und TeilnehmerInnen. Unterliegen die Verantwortlichen einer rechtlichen Verpflichtung, durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit c DSGVO. Wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist und nicht die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, basiert die Datenverarbeitung auf Artikel 6 Abs. 1 lit f DSGVO.
2.4 Wer kann meine Daten erhalten?
Im Rahmen der Verarbeitung personenbezogener Daten können Ihre Daten übermittelt werden an:
- OrganisatorInnen und GutachterInnen des MINT Symposiums 2025
- OrganisatorInnen einer Folgeveranstaltung des MINT Symposiums 2025
- DienstleisterInnen, die vertraglich gebunden und zur Verschwiegenheit verpflichtet sind und Teilaufgaben der Datenverarbeitung wahrnehmen
- andere externe Stellen (Unternehmen, Behörden, Institutionen etc.), wenn dies erforderlich ist.
2.5 Werden Sie Daten von mir in Länder außerhalb der Europäischen Union übermitteln?
Dies ist von uns nicht geplant. Eine Ausnahme hiervon wäre nur denkbar, wenn Sie dies veranlassen würden, oder wenn dies für die Vertragserfüllung notwendig wäre. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, Art. 49 Abs. 1 lit. b DSGVO.
2.6 Wie lange werden meine Daten gespeichert?
Die Verantwortlichen verarbeiten und speichern personenbezogene Daten der betroffenen Person nur für den Zeitraum, der zur Erreichung des Speicherungszwecks erforderlich ist oder sofern dies durch den Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einen anderen Gesetzgeber in Gesetzen oder Vorschriften, welchen der für die Verarbeitung Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde.
Entfällt der Speicherungszweck oder läuft eine vom Europäischen Richtlinien- und Verordnungsgeber oder einem anderen zuständigen Gesetzgeber vorgeschriebene Speicherfrist ab, werden die personenbezogenen Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften gesperrt oder gelöscht.
2.7 Muss ich meine Daten zur Verfügung stellen?
Ohne die Bereitstellung der Daten ist eine Teilnahme am MINT Symposium leider nicht möglich.
3. Betroffenenrechte
3.1 Hinweis zu Ihren Rechten
Als betroffene Person einer Datenverarbeitung haben Sie nach der Datenschutz-Grundverordnung unter anderem folgende Rechte (im Folgenden auch kurz „Betroffenenrechte“ genannt):
3.2 Auskunftsrechte
Sie haben das Recht, Auskunft darüber zu verlangen, ob wir personenbezogene Daten zu Ihrer Person verarbeiten oder nicht. Wenn wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, haben Sie Anspruch zu erfahren, was für Arten von Daten wir von Ihnen verarbeiten und eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten.
3.3 Recht zur Berichtigung der Daten
Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen, wenn diese nicht richtig und/ oder unvollständig sein sollten. Zu diesem Recht gehört auch das Recht auf Vervollständigung durch ergänzende Erklärungen oder Mitteilungen. Eine Berichtigung und/ oder Ergänzung muss ohne schuldhaftes Zögern erfolgen.
3.4 Recht auf Löschung von personenbezogenen Daten
Sie haben das Recht, von uns die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine der oben genannten Grundlagen für die Datenverarbeitung vorliegt.
3.5 Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, in einem gängigen elektronischen Format von uns zu verlangen.
3.6 Recht zum Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen
Wenn Ihre Daten zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben oder zur Wahrnehmung berechtigter Interessen verarbeitet werden, können Sie bei Vorliegen von Gründen, die sich aus einer besonderen Situation ergeben, dieser Verarbeitung widersprechen.
3.7 Ausübung der Betroffenenrechte
Zur Ausübung der Betroffenenrechte, wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 1 genannte Stelle. Anfragen, die elektronisch eingereicht werden, werden in der Regel elektronisch beantwortet.
4. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Im Fall von Beschwerden, haben Sie das Recht, sich an die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde zu wenden.
Weiter finden Sie hier relevante Datenschutzhinweise der ConfTool GmbH.