ConfTool Front Desk / Registrierung / Check-In für Konferenzteilnehmende

Gibt es in ConfTool eine Check-in-Funktion zur Registrierung von Teilnehmenden beim Eintreffen?
Konkret: Ist es möglich, vor Ort bei der Tagungsanmeldung die Datensätze der Teilnehmenden im System aufzurufen und sie als „angekommen“ zu markieren?


(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Ja, es gibt eine Check-in-Funktion. Sie heißt „ConfTool Front Desk“.

Damit diese Funktion auf der Übersichtsseite von Nutzerinnen und Nutzern angezeigt wird, müssen Sie (als administrative/r ConfTool-Nutzer/in) den entsprechenden Konten die Rolle „Front Desk / Registrierung / Studentische Hilfskraft“ zuweisen. (siehe Abbildung 1).

• Wenn Sie die Rolle anderen Personen zuweisen möchten, gehen Sie zu:
  Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Benutzer => Benutzerdaten anzeigen => Benutzerdaten ändern
• Wenn Sie die Rolle Ihrem eigenen Admin-Konto zuweisen möchten, können Sie dies auch über folgendes Menü tun:
  Übersicht => Bearbeiten der Benutzerdaten

Im Abschnitt "Administrative Daten" aktivieren Sie das Kontrollkästchen für "Front Desk / Registrierung / Student Volunteer", um die Rolle zuzuweisen.

Klicken Sie anschließend auf "Benutzerdaten speichern", um die Änderungen zu sichern.

Auf der Übersichtsseite finden Sie nun einen neuen Abschnitt namens "ConfTool Front Desk".

Wählen Sie "ConfTool Front Desk", um den Front-Desk-Bildschirm zu öffnen. (siehe Abbildung 2)

Hier können Sie Teilnehmende suchen, Listen von Teilnehmenden anzeigen, neue Benutzungskonten erstellen, oder den QR-Code-Scanner aufrufen. (siehe Abbildung 3)

Um Teilnehmende einzuchecken:

• Wählen Sie "Ankunft" in der rechten Spalte mit der Bezeichnung "Aktion". (siehe Abbildung 4)
• Alternativ können Sie den QR-Code-Scanner verwenden, wie auf der Seite QR-Codes erleichtern das Check-in vor Ort (Frontdesk) erklärt wird.