Den Teilnehmern erlauben, ihre Anmeldung zur Teilnahme zu überarbeiten

Wir haben unsere Konferenz sehr sorgfältig geplant, aber leider dennoch einige wichtige Veranstaltungen/Artikel (Elemente) auf dem Anmeldeformular vergessen, die wir inzwischen nachträglich hinzugefügt haben.

Jetzt sollen bereits verbindlich registrierte Teilnehmer die Möglichkeit erhalten, ihre Anmeldung noch einmal nachträglich in Bezug auf die Auswahl dieser inzwischen neu hinzugefügten Veranstaltungen/Artikel (Elemente) bearbeiten zu können. Die Teilnehmer sollen diese Optionen selber wählen/hinzufügen können (d.h. sie sollen ihre Anmeldung selbst überarbeiten dürfen).

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Sie können Ihr bestehendes Anmeldeformular jederzeit um neue Veranstaltungen/Artikel (Elemente) ergänzen, diese Elemente stehen dann aber (normalerweise) nur den danach neu angemeldeten Teilnehmern zu Auswahl.

Wir können Ihre ConfTool-Installation* so ändern, dass Sie den bereits verbindlich registrierten Teilnehmern nachträglich die Möglichkeit zur Bearbeitung ihrer Anmeldung geben können

Die hierfür nötigen Änderungen Ihrer Installation führen wir auf Anfrage hin durch.

In der Regel raten wir davon ab, diese Option zu nutzen, da es den gesamten Prozess komplexer macht: Teilnehmerinnen und Teilnehmer müssen sich ein zweites Mal in ihr Konto einloggen, um ihre Anmeldung zu aktualisieren, und Organisatorinnen und Organisatoren müssen für die entsprechenden Teilnehmenden mehrere Rechnungen und/oder Zahlungen verwalten.

Bitte beachten Sie, dass die Aktualisierung von Anmeldungen zur Teilnahme und das Erstellen von Rechnungen davon abhängen, in welchem Modus ConfTool Pro installiert wurde. Das System kann den Rechnungsmodi A und B installiert werden. Detaillierte Informationen finden Sie in unserer Dokumentation über die Unterschiedliche(n) Rechnungsmodi von ConfTool Pro.

• Modus A: falls Ihre Installation im Modus A erstellt worden ist, bedingen Änderungen im Anmeldeformular häufig auch Änderungen in der dazugehörigen Rechnung und dem fälligen Gesamtbetrag. ConfTool Pro erstellt bei Änderungen der Anmeldung aber keine zweite Rechnung, sondern aktualisiert die ursprüngliche Rechnung (dabei werden die ursprünglichen Rechnungsdetails überschrieben) und die "neue" Rechnung mit den neuen Positionen und Beträgen wird unter Beibehaltung der ursprünglichen Rechnungsnummer abgespeichert. Dies kann zu buchhalterischen Problemen auf Ihrer Seite führen, falls Sie die Rechnung so bereits verbucht haben. Sie können allerdings die ursprünglichen Anmeldedaten im User-Log von ConfTool Pro weiterhin einsehen, nicht aber die ursprüngliche Rechnung!
  
  Alternatives Vorgehen: Personen mit dem Status Admin oder Konferenz-Organisator/Mitarbeiter haben jederzeit die Möglichkeit, Änderungen im Teilnehmerregistrierungs-Formular vorzunehmen. Diese Personen können die aktuelle Rechnung ausdrucken oder speichern, bevor eine Anmeldung überarbeitet wird. Weiterhin können sie eine eventuell notwendige Änderung der Rechnungsstellung vornehmen, um eine neue Rechnung mit neuer Rechnungsnummer zu generieren.
  
  Bitte bedenken Sie: Die ursprüngliche Rechnung wird in der ConfTool Pro Datenbank dabei überschrieben!
  
• Modus B: im Modus B wird für jede Aktualisierung einer Teilnahmeanmeldung oder Stornierung einer Buchung eine zusätzliche Rechnung erstellt (sobald ein neuer Artikel hinzugefügt worden ist) bzw. eine Korrekturrechnung und eine neue Rechnung generiert (sobald ein Artikel gelöscht worden ist). Demzufolge können für einzelne Teilnehmerinnen und Teilnehmer mehrere Rechnungen vorliegen. 

Wenn Sie Ihr Anmeldeformular nur um ein kostenloses Produkt/Buchungselement (ohne Auswirkungen auf den Rechnungsbetrag) ergänzen möchten, ist es in beiden Modi hingegen kein Problem, die Teilnehmer diese Änderung in ihrer Anmeldung selber vornehmen zu lassen.

Um es schon registrierten Teilnehmern zu ermöglichen, Veranstaltungen/Artikel hinzuzufügen, gehen Sie bitte auf
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Anmeldung zur Teilnahme
und aktualisieren Sie dort den Status von "Benutzer können Ihre Anmeldungsdaten zur Teilnahme bearbeiten" auf "Alle Teilnehmer können ihre Registrierungsdaten in der entsprechenden Phase ändern", und aktivieren Sie zudem die entsprechende Phase und das entsprechende Modul (siehe Grafik 1).

Sobald dieses Feature aktiviert ist, können Sie die Einstellungen für jede Veranstaltungs-/ Artikelgruppe bearbeiten:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungs-/Artikelgruppen verwalten

Im Bearbeitungsmodus können die Formularelemente jeder Produktgruppe den Teilnehmern im Anmeldeformular auf vier verschiedene Arten dargestellt werden (siehe Grafik 2):

• Bearbeiten: Teilnehmer dürfen die Buchungen von Veranstaltungen/Artikeln (Elementen) dieser Gruppe beliebig bearbeiten (und auch stornieren).
• Hinzubuchen: Teilnehmer können Veranstaltungen/Artikel (Elemente) dieser Gruppe zu ihrer Buchung nur hinzufügen (nicht aber stornieren). Hierdurch wird vermieden, dass Teilnehmer ursprünglich gebuchte Veranstaltungen/Artikel (Elemente) nachträglich abwählen. Tipp: Sie können für neu hinzugefügte Veranstaltungen/Artikel (Elemente) auch eine neue Produktgruppe erstellen, um dieses Feature zu nutzen.
• Zeigen: Die Veranstaltungen/Artikel (Elemente) dieser Gruppe werden nur angezeigt,  jedoch ohne die Möglichkeit, die Auswahl zu bearbeiten.
• Verstecken: Die Veranstaltungen/Artikel (Elemente) dieser Gruppe werden im Bearbeitungsmodus nicht angezeigt, so dass auch keine Änderungen vorgenommen werden können.

Denken Sie bitte daran, Ihre geänderten Einstellungen zu testen.

Wenn Sie Teilnehmern nachträgliche Änderungen bei der Buchung von kostenlosen Veranstaltungen/Artikeln (Elementen) erlauben möchten, empfehlen wir Ihnen, die Elemente "mit dem Preis 0,00 auf Rechnungen und Quittungen nicht anzuzeigen". Da diese Veranstaltungen/Artikel (Elemente) auf der Rechnung dann nicht aufgeführt werden, ändert sich der Inhalt der Rechnung auch bei Umbuchungen nicht mehr. Diese Einstellung kann für jede Gruppe individuell geändert werden (siehe Grafik 2).

* Um diese Features zu aktivieren, muss die Konfiguration geändert werden. Dieses ist nicht über die Web-Schnittstelle möglich, bitte kontaktieren Sie uns deshalb.