Unterschiedliche Rechnungsmodi von ConfTool Pro

ConfTool Pro ist in zwei Modi verfügbar. Sie unterscheiden sich in der Art und Weise, wie Rechnungen (und andere Transaktionen) erstellt werden.
Der folgende Text erläutert die besonderen Merkmale der beiden Modi.

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Wir geben Ihnen die Möglichkeit, sich für einen der beiden Modi zu entscheiden, wenn wir Anhaltspunkte dafür haben, dass Sie mehrere Rechnungen pro TeilnehmerIn benötigen könnten. Erst danach installieren wir ConfTool Pro für Ihre Veranstaltung.

Bei Bedarf können Sie sich mit uns in Verbindung setzen, um Ihr aktuelles ConfTool-System von Modus A auf Modus B umstellen zu lassen.
Der Aktualisierungsvorgang nimmt ca. 30 Minuten in Anspruch. Während dieser Zeit kann nicht auf die Installation zugegriffen werden.
Eine Konvertierung von Modus B nach Modus A ist derzeit nicht möglich.

Allgemeiner Überblick
Die verschiedenen Modi beziehen sich nur auf das ConfTool-Modul zur Teilnahmeanmeldung.
Wenn Sie sich dafür entscheiden, ConfTool nur für die Beitragseinreichung und –begutachtung zu verwenden, müssen Sie sich keine Gedanken um die verschiedenen Rechnungsmodi machen.
Wenn Sie ConfTool Pro für die Teilnahmeanmeldung verwenden, haben Sie die Möglichkeit, zwischen zwei unterschiedlichen Rechnungsmodi zu wählen:

• In Modus A erhält jeder Teilnehmer bzw. jede Teilnehmerin nur eine einzige Rechnung. Wenn Änderungen an der Teilnahmeanmeldung vorgenommen werden, wird die Originalrechnung aktualisiert. Am Ende der Anmeldephase stellt das System immer eine Rechnung für jeden Teilnehmer bzw. jede Teilnehmerin aus, die seine/ihre letzte Entscheidungen bei der Anmeldung widerspiegelt. Das ist ein einfacher und unkomplizierter Ansatz, der für die meisten wissenschaftlichen Veranstaltungen gut geeignet ist. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind und nicht zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet sind.
• Falls Sie mehr Flexibilität benötigen, können Sie Modus B wählen. Mit dieser Option erstellt das ConfTool-System zusätzliche Rechnungen, sobald eine Teilnahmeanmeldung aktualisiert wird, z. B. um ein Ticket für ein Abendessen oder andere Extras hinzuzufügen. Das ist oft nützlich, wenn Sie den TeilnehmerInnen die Möglichkeit geben wollen, ihre Buchungen nach der ersten Anmeldung noch zu ändern. Darüber hinaus ermöglicht dieser Modus auch die Erstellung von Korrekturrechnungen oder Gutschriften, wenn eine Buchung storniert oder auf andere Weise geändert wird. Dies kann für die Buchhaltung wichtig sein, insbesondere wenn Sie die doppelte Buchführung verwenden und für Ihre Veranstaltung MwSt. erheben. Allerdings wird dadurch auch die Bearbeitung von Anmeldungen etwas komplexer, da es in Ihrem System möglicherweise mehr Rechnungen (Transaktionen) als Anmeldungen gibt.

Technische Details
In Modus B ist jede Teilnahmeanmeldung mit einer oder mehreren Transaktionen verknüpft. Dies können reguläre Rechnungen, aber auch stornierte Rechnungen und Korrekturrechnungen (Gutschriften) sein. Wenn eine Rechnung storniert wird, wird immer eine entsprechende Korrekturrechnung (Gutschrift) mit denselben Negativbeträgen erstellt.
Somit können OrganisatorInnen nicht nur die Anmeldung der TeilnehmerInnen bearbeiten (siehe Abbildung 1), sondern auch deren Rechnungen, falls erforderlich. Um die Gebühren eines Teilnehmers oder einer Teilnehmerin zu ändern, z. B. um einen Rabatt zu gewähren oder einen individuellen Artikel oder eine Gebühr hinzuzufügen, bearbeiten OrganisatorInnen die Rechnung(en) des Teilnehmers oder der Teilnehmerin (siehe Abbildung 2) und nicht seine/ihre Anmeldung.

In Modus A bearbeiten die OrganisatorInnen immer die Teilnahmeanmeldung des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin, auch um Rabatte zu gewähren oder einen individuellen Artikel oder eine Gebühr hinzuzufügen. Die Teilnahmeanmeldung stimmt auch mit den Rechnungsdaten überein.

Zusammenfassung
Eine einfache Formel verdeutlicht die Unterschiede.

• Modus A:
  Eine Teilnahmeanmeldung = eine Rechnung (keine stornierten Rechnungen oder Gutschriften)
• Modus B:
  Eine Teilnahmeanmeldung = eine oder mehrere Transaktionen = mehrere Rechnungen + stornierte Rechnungen + Gutschriften

Identifizierung des aktuell verwendeten Modus
Scrollen Sie zum unteren Ende der ConfTool Pro Installation.
Dort können Sie leicht den aktuell verwendeten Modus identifizieren (siehe Abbildung 3).