Topic: QR-Codes erleichtern den Check-in vor Ort (Frontdesk) (Read 1527 times)

Wir wollen QR-Codes für unsere Veranstaltung nutzen, um den Check-in an der Registrierung vor Ort zu vereinfachen und Warteschlangen zu vermeiden.

Welche Möglichkeiten bietet das ConfTool-System hierfür?
Wie erhalten unsere TeilnehmerInnen die QR-Codes?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Das ConfTool-System kann QR-Codes generieren, die den TeilnehmerInnen auf verschiedenen Wegen zur Verfügung gestellt werden können.

Die QR-Codes können den Check-in vor Ort (für das Frontdesk-Team) erleichtern. Eine an der Veranstaltung teilnehmende Person kommt mit einem analogen oder digitalen Dokument, auf dem der QR-Code sichtbar ist, an der Registrierung vor Ort an. Das Organisationsteam scannt dann den QR-Code mit einem Smartphone oder Tablet, das mit dem Internet verbunden sein muss. Auf diese Weise kann die Gültigkeit und die nur einmalige Verwendung des QR-Codes durch das ConfTool-System überprüft werden. Nach dem Scannen wird die teilnehmende Person in der Übersichtsliste aller TeilnehmerInnen als angekommen markiert und der Status "Angekommen" automatisch gesetzt. Es lassen sich beliebige aktuelle Smartphones oder Tablets mit Android oder iOS als Betriebssystem verwenden, eine spezielle Hardware ist nicht notwendig.

TeilnehmerInnen können die QR-Codes für den Check-in derzeit auf folgende Weise erhalten:

Rechnung
QR-Codes können auf der Rechnung angezeigt werden.
Um diese Option zu aktivieren, gehen Sie bitte auf die Seite:
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Anmeldung zur Teilnahme
… und scrollen Sie bis zum Abschnitt „Optionen für Ticketausstellung und Check-in“. Wählen Sie dann eine der beiden Einstellungen für die Option „QR-Code für den Check-in auf Rechnungen anzeigen“ (siehe Abbildung 1).
ConfTool-Benutzerkonto
QR-Codes können auf der Seite "Teilnahmedaten" angezeigt werden. Dazu loggen sich TeilnehmerInnen in ihr ConfTool-Konto ein und klicken auf den Link "Teilnahmedaten einsehen".
Um diese Option zu aktivieren, gehen Sie bitte auf die Seite:
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Anmeldung zur Teilnahme
… und scrollen Sie bis zum Abschnitt „Optionen für Ticketausstellung und Check-in“. Wählen Sie dann eine der beiden Einstellungen für die Option „QR-Code für den Check-in im ConfTool-System anzeigen“ (siehe Abbildung 1).
E-Mail-Anmeldebestätigung
QR-Codes können in der automatischen E-Mail mit der Anmeldebestätigung eingefügt werden.
Um diese Option zu aktivieren, gehen Sie bitte auf die Seite:
Übersicht => Einstellungen => E-Mail Einstellungen
Im Abschnitt „E-Mails zur Teilnahmeanmeldung“ aktivieren Sie die Option „QR-Code zur E-Mail hinzufügen“ (siehe Abbildung 2). Sie können den „QR-Code zu allen E-Mail-Anmeldebestätigungen hinzufügen“ oder den „QR-Code nur zu E-Mail-Anmeldebestätigungen hinzufügen, wenn keine Zahlung fällig ist“.
E-Mail-Zahlungsbestätigung
QR-Codes können in der automatischen E-Mail mit der Zahlungsbestätigung eingefügt werden.
Um diese Option zu aktivieren, gehen Sie bitte auf die Seite:
Übersicht => Einstellungen => E-Mail Einstellungen
Im Abschnitt „E-Mails zur Zahlungsbestätigung“ aktivieren Sie die Option „QR-Code zur E-Mail hinzufügen“ (siehe Abbildung 3). Sie können den „QR-Code zu allen Zahlungsbestätigungs-E-Mails hinzufügen“ oder den „QR-Code nur zu Zahlungsbestätigungs-E-Mails hinzufügen, wenn kein weiterer Zahlungsbetrag fällig ist“.
Serien-E-Mail
QR-Codes können als Serien-E-Mail an TeilnehmerInnen verschickt werden.
Gehen Sie hierzu auf die Seite:
Übersicht => Serien-E-Mails => Sende E-Mails an Teilnehmer
Im Abschnitt „Inhalt der Nachricht“ wird die Nachricht an die TeilnehmerInnen verfasst. Mit dem Code {qr_code_image} betten Sie einen individuellen QR-Code als Bild in die Serien-E-Mail ein (siehe Abbildung 4). Bitte aktivieren Sie dafür den HTML-Editor, im Plain-Text-Format wird der QR-Code nur als Anhang mitgesendet.
Namensschild
QR-Codes können auf dem Namensschild eingebunden werden.
Gehen Sie hierzu auf die Seite:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen für Namensschilder
Definieren Sie die Parameter für den Ausdruck der Namensschilder und wählen Sie im Abschnitt „Namensschild Element 2“ die Elementart „QR-Code“ (siehe Abbildung 5). Passen Sie dann die Einstellungen zur Positionierung und Größe des QR-Codes nach Ihren Bedürfnissen an.
Wichtig: Namensschilder können momentan noch nicht von den TeilnehmerInnen selbst ausgedruckt werden (wird demnächst ergänzt). Ein QR-Code auf Namensschildern kann derzeit für Veranstaltungen hilfreich sein, bei denen das Organisationsteam die Namensschilder vor der Veranstaltung für alle teilnehmenden Personen vorbereitet und beim Check-in an diese ausgibt.

Frontdesk-Personen können den QR-Code-Scanner auf dieser Seite starten (siehe Abbildung 6):
Übersicht => Frontdesk => QR-Code-Scanner

Das Smartphone oder Tablet der Frontdesk-Person muss mit dem Internet verbunden sein.
Wählen Sie eine Kamera zum Scannen aus und halten Sie das Gerät über den QR-Code der teilnehmenden Person. Der zuletzt gefundene QR-Code wird auf der Seite angezeigt.
Das ConfTool-System überprüft die Gültigkeit und die Einmaligkeit des QR-Codes. Es wird auch geprüft, ob der Teilnehmer oder die Teilnehmerin bereits bezahlt hat. Falls noch eine Zahlungsverpflichtung besteht, wird der QR-Code nicht akzeptiert und es erscheint eine entsprechende Meldung. Jeder QR-Code kann nur einmal gescannt werden und verliert danach seine Gültigkeit.

Nach dem Scannen des QR-Codes wird die teilnehmende Person in der Liste aller TeilnehmerInnen als angekommen markiert (siehe Abbildung 7). Der Status „Ankunft“ ändert sich dabei automatisch in den Status "Angekommen" und der QR-Code kann danach nicht noch einmal verwendet werden.
Hinweis: Der Status „Ankunft“ wird nur angezeigt, wenn die teilnehmende Person keine ausstehenden Zahlungen hat.
Für die Übersichtsliste aller TeilnehmerInnen gehen Sie auf die Seite:
Übersicht => ConfTool Frontdesk
… und rufen im rechten oberen Kasten den Link „Vollständige Liste aller TeilnehmerInnen“ auf.
Falls notwendig lässt sich der Status "Angekommen" durch Anklicken wieder zurücksetzen. Der QR-Code kann danach wieder verwendet werden.