Erweitern des Zugriffs der GutachterInnen auf andere Einreichungen und/oder Gutachten

Nach Abschluss des Zuweisungsprozesses haben unsere GutachterInnen lediglich Zugriff auf die ihnen zugeteilten Beiträge. Wir würden ihnen gerne auch Zugang auf alle weiteren Beiträge ihrer bevorzugten Themen und/oder auf die Begutachtungsergebnisse anderer GutachterInnen bzw. ihrer Co-GutachterInnen gewähren.

Wir würden zudem gerne wissen, ob es möglich ist, dass sie mit anderen GutachterInnen via ConfTool kommunizieren können?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Grundsätzlich haben GutachterInnen nur auf die ihnen zugeteilten Beiträge Zugriff und das auch nur während die Begutachtungsphase aktiviert ist. Das liegt darin begründet, dass viele OrganisatorInnen die Beiträge der AutorInnen als sensible, neue und bisher nicht veröffentlichte Forschungs-/Arbeitsergebnisse ansehen, die vertraulich behandelt und zunächst nur in einem möglichst kleinen Personenkreis diskutiert werden sollten. Oftmals wollen OrganisatorInnen durch solche Einschränkungen zudem vermeiden, dass die GutachterInnen durch das Lesen der Bewertungen anderer GutachterInnen bei ihren eigenen Bewertungen beeinflusst werden.

Falls erforderlich oder gewünscht, gibt es jedoch mehrere Optionen, um die Zugriffsmöglichkeiten Ihrer GutachterInnen auf andere Informationen auszudehnen.
Nachstehend finden Sie einige der verfügbaren Optionen für unterschiedliche Anforderungen.

Das Online-Forum des Programmkomitees verwenden, um GutachterInnen Lesezugang zu allen Beiträgen zu gewähren.

BenutzerInnen mit der Rolle „GutachterIn“ haben normalerweise keinen Zugriff auf alle Beiträge. Anderes gilt für BenutzerInnen mit der Rolle „Mitglied des Programmkomitees (PK-Mitglieder)“, die Zugriff auf das Online-Forum des Programmkomitees erhalten können. Die einfachste Möglichkeit, Ihren GutachterInnen ebenfalls Zugriff auf alle Einreichungen zu geben ist daher, ihnen zusätzlich die Rolle „Mitglied des Programmkomitees“ zuzuordnen und das Online-Forum auf der Seite der Einstellungen „Phasen, Termine und Deadlines“ zu aktivieren.

Weitere Informationen zum Thema „Benutzerrollen“ finden Sie in der Dokumentation Benutzerrollen und Status in ConfTool.

Bitte beachten Sie, dass das Online-Forum für jeden „Beitragstyp / Konferenztrack“ einzeln aktiviert und deaktiviert werden kann. Sofern das Track-Chair-Modul aktiviert ist, wird der Zugriff der Programmkomitee-Mitglieder zudem auf die Beiträge (und Gutachten) des/der eigenen „Tracks“ beschränkt.

GutachterInnen Zugang zu den Begutachtungen ihrer Co-Gutachter und zum Online-Forum des Programmkomitees gewähren

Auf der Seite „Haupteinstellung für die Begutachtungsfunktionen“ kann GutachterInnen der Zugang zu den Gutachten ihrer Co-GutachterInnen gewährt werden (dies gilt nur für GutachterInnen, die dieselben Einreichungen begutachten). Sie können diesen Personen außerdem einen eingeschränkten Zugang zum Online-Forum des Programmkomitees gewähren, beschränkt auf die Einreichungen, die ihnen zugewiesen wurden. (Hinweis: Der Status „Mitglied des Programmkomitees“ ist in diesem Fall nicht erforderlich, aber die GutachterInnen erhalten im Forum nur Zugang zu den ihnen zugewiesenen Beiträgen).

Bitte gehen Sie auf:
Übersicht => Einstellungen => Haupteinstellung für die Begutachtungsfunktionen
… scrollen dann abwärts zum Abschnitt „Optionen für den Begutachtungsprozess“ und passen dort die Option „Zugriff der GutachterInnen zu den Gutachten von Co-GutachterInnen? / Zugriff der GutachterInnen auf das Online-Forum?" an (siehe Bild 1).

Fall aktiviert, können GutachterInnen während der Begutachtungsphase auf alle Gutachten von Co-GutachterInnen zugreifen, indem sie in ihrem Benutzungskonto auf die Seite „Gutachten abgeben und bearbeiten“ gehen. Falls Sie außerdem den Zugriff auf das Forum aktivieren, indem Sie die Einstellung „Zugriff auf Gutachten von Co-GutachterInnen und das Forum nach der Einreichung des Gutachtens“ wählen. Bitte beachten Sie, dass hierzu das Online-Forum des Programmkomitees  auf der Seite „Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung“ nicht aktiviert sein muss, da sich dies nur auf den Zugriff für „Mitglieder des Programmkomitees“ bezieht.

Meta-GutachterInnen

GutachterInnen / Programmkomitee-Mitglieder, die einem Beitrag als „Meta-GutachterInnen“ zugewiesen wurden, haben grundsätzlich Zugang zu allen anderen Gutachten des ihnen zugewiesenen Beitrags . Bitte beachten Sie, dass Meta-GutachterIn kein allgemeiner Benutzerstatus ist, sondern dieser Status bei der Gutachtenzuweisung (für jede Zuweisung einzeln) vergeben wird.

Um die Rolle „Meta-GutachterInnen“ zu vergeben, gehen Sie bitte erst auf:
Übersicht => Einstellungen => Haupteinstellungen für die Begutachtungsfunktionen
… scrollen dann abwärts zum Abschnitt „Optionen für den Begutachtungsprozess“ und passen dort die Option „Meta-Gutachten aktivieren“ an (siehe Bild 2).

Hinweis: Es gibt eine weitere Option, „Fachgutachten“, die den „Meta-Gutachten“ entspricht und lediglich anders betitelt ist. Dies eröffnet Ihnen die Möglichkeit, zwischen zwei Gruppen von „Meta-GutachterInnen“ zu unterscheiden. Aktivieren Sie zunächst die „Experteneinstellungen“ unten auf der Seite. Danach erscheint die Option „Fachgutachten aktivieren“ direkt unter der Option „Metagutachten aktivieren“.

Nun können Sie eine weitere entsprechende Checkbox auf den Seiten zur Zuweisung von GutachterInnen zu Beiträgen bzw. von Beiträgen zu GutachterInnen sehen (siehe Bild 3).

Darüber hinaus können Sie auch eine Kommunikationsfunktion aktivieren, die es Meta-GutachterInnen ermöglicht, via ConfTool mit anderen GutachterInnen Nachrichten auszutauschen.
Gehen Sie hierzu auf:
Übersicht => Einstellungen => Haupteinstellungen für die Begutachtungsfunktionen
…und scrollen Sie abwärts auf „Kommunikation zwischen Vorsitzenden (Chairs), Meta-GutachterInnen, FachgutachterInnen und GutachterInnen“.

Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im englischsprachigen Eintrag Meta-reviewers / Providing access to the reviewers of the same papers. 

Die Bieterfunktion nutzen, um grundlegende Informationen zu allen Beitragseinreichungen zu erhalten

Die Funktion „GutachterInnen können ihre Gebote für bevorzugte Beiträge abgeben“ ist eine weitere Möglichkeit, GutachterInnen einen Überblick über alle Einreichungen der Beitragstyps / Tracks zu geben, für die die Bieterfunktion aktiviert wurde.
Diese Funktion wird normalerweise kurz vor Beginn der Zuweisungsphase aktiviert. Den GutachterInnen wird hiermit ermöglicht, die für sie am besten geeigneten Beiträge direkt auszuwählen und Interessenkonflikte zu kennzeichnen. Diese Funktion kann aber in der Begutachtungsphase weiterhin aktiviert bleiben. Verschiedene Filtermöglichkeiten ermöglichen es den GutachterInnen, ihre Auswahl weiter einzugrenzen, z. B. nur bestimmte Beitragstypen oder Themen bei den Geboten zu berücksichtigen (siehe Bild 4).

Bitte gehen Sie auf:
Übersicht => Einstellungen => Haupteinstellungen für die Begutachtungsfunktionen
… und scrollen Sie abwärts bis zum Abschnitt „GutachterInnen können ihre Gebote für bevorzugte Beiträge abgeben“, aktivieren Sie dieses Modul und setzen Sie ein Anfangs- und Enddatum (siehe Bild 5). Bitte beachten Sie, dass die Funktion zum Abgeben von Geboten für jeden Beitragstyp / Track separat einstellbar ist, d. h. die entsprechende Option: „Gebote für bevorzugte Gutachten abgeben“ muss für die entsprechenden Beitragstypen / Tracks aktiviert sein.

Hinweis für Experten: Sie können die Seite selbst, ebenso wie die einzelnen Optionen für Gebote („bevorzugt“, „gerne“, usw.), auch umbenennen. Weitere Informationen hierzu finden Sie (auf Englisch) im Eintrag Making the keys/codes visible that are used for the phrases of ConfTool Pro.
Wenn Sie die voreingestellten Optionen durch leere Zeichenketten ersetzen, können Sie die jeweiligen Auswahl sogar deaktivieren.

Automatische Zuweisung aller eingehenden Beiträge zu GutachterInnen auf der Grundlage von Tracks oder Themen

Wenn Sie allen GutachterInnen die Möglichkeit geben möchten, alle eingehenden Beiträge ihres Fachgebiets zu begutachten, können Sie eine Funktion aktivieren, die entsprechende Beiträge bei Eingang automatisch allen geeigneten GutachterInnen zuweist.

Bitte gehen Sie auf:
Übersicht => Einstellungen => Haupteinstellungen für die Begutachtungsfunktionen
… und aktivieren Sie die Experteneinstellungen unten auf der Seite. Dann wählen Sie bitte eine der Auswahlmöglichkeiten der Option „Automatische Zuweisung von Beiträgen“ aus dem Drop-Down-Menü aus. Nun werden neue Beiträge automatisch allen GutachterInnen/Programmkomitee-Mitgliedern zugeordnet, die für dieselben Tracks (falls das Track-Chair-Modul aktiviert ist) oder Themen eingetragen sind (siehe Bild 6).

Um den GutachterInnen die Themen (und/oder Tracks, falls das Track-Chair-Modul aktiviert ist) zuzuordnen, gehen Sie bitte auf:
Übersicht =>Beiträge und Gutachten verwalten => Liste der GutachterInnen und Programkomitee-Mitglieder
… und weisen Sie die Themen (und / oder Tracks) allen GutachterInnen zu, bevor der Begutachtungsprozess startet.

Bitte beachten Sie: Falls die Begutachtungsphase bereits begonnen hat oder bereits beendet ist, müssen Sie die automatische Zuweisungsfunktion verwenden, um neu erhaltene Beiträge geeigneten GutachterInnen zuzuweisen.

Bitte gehen Sie auf:
Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Automatische Zuweisung von Gutachten
… und wählen Sie zum Starten der automatischen Zuweisungsfunktion hier die Einstellungen, die am für Ihre Veranstaltung am besten geeignet sind [die „Anzahl der Gutachten pro Beitrag“ sollte z. B. mit der Anzahl Ihrer GutachterInnen übereinstimmen (siehe Bild 7)]. Detaillierte Informationen zur Funktion „Automatische Zuweisung von Gutachten“ finden Sie hier: Automatic review assignments.