Topic: Informationen zu Einladungs- und Bestätigungsbriefen für Autoren und Teilnehmer

Wir möchten die Gestaltung des Visa-Einladungsschreibens, des Einladungsschreibens für Autoren und der Bestätigung für Teilnehmer ändern. Welche Möglichkeiten stehen uns dafür zur Verfügung?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Das Layout und der Inhalt der Einladungsschreiben für Autoren, des VISA-Einladungsschreibens, des Bestätigungsbriefes für Teilnehmer und des Bestätigungsschreibens für Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder, sind sorgfältig von der ConfTool GmbH ausgearbeitet worden und können nur in einem gewissen Maße verändert werden.

Hinsichtlich der grafischen Gestaltung lassen sich eine Grafik sowohl für den Briefkopf als auch für den Brieffuß, eine eingescannte Unterschrift und ein Hintergrundbild einfügen. Sie können die Unterschrift auch selbst hochladen. Bitte beachten Sie hierfür folgende Hinweise: Setting invitation letters, including logos, headers and footers.

Falls Sie möchten, dass wir einen speziellen Briefkopf, Brieffuß oder Hintergrund einfügen, oder beim Hochladen der Unterschrift Probleme auftauchen, können Sie uns die entsprechenden Dateien in hoher Auflösung zukommen lassen. Wir werden dann die Grafiken für Sie einfügen. Die Unterschrift kann für jeden einzelnen der vier Briefe unterschiedlich sein, während der Briefkopf, der Brieffuß und das Hintergrundbild identisch sein müssen.

Folgende Details können für die Einladungs- und Bestätigungsbriefe geändert werden:

Zugangsbedingungen: Für jeden einzelnen Brief können Sie bestimmen, welcher Personenkreis darauf zugreifen kann. Bitte überprüfen Sie alle vier Optionen "Zugangsbedingungsbedingungen für XXX" des jeweiligen Briefs und definieren Sie die Einstellungen entsprechend Ihrer Anforderungen (siehe Grafik 1).
Zeitraum für Zugang: Vergewissern Sie sich, dass die relevanten Module aktiviert sind (Option "Modul aktivieren und Anfangs- und Enddatum setzen"). Definieren Sie danach einen Zeitraum, in dem Benutzer in ihren Benutzerkonten auf die Briefe zugreifen können, indem Sie in der Zeile "Datum für Beginn und Ende angeben" die entsprechenden Einstellungen vornehmen (siehe Grafik 1). Wegen der Gefahr des Missbrauchs des Einladungsschreibens in Zusammenhang mit illegaler Einreise empfehlen wir, die Benutzer nicht selbst auf diese Einladungen zugreifen zu lassen.
Schriftart: Sie können zwischen vier verschiedenen Schriftarten auswählen (siehe Grafik 2). Die Auswahl beschränkt sich auf die verfügbaren Open-Source-Schriftarten, da für kommerzielle Schriftarten der Erwerb entsprechender Lizenzen nötig wäre.
Schriftgröße: Sie können zwischen normaler und kleinerer Schriftgröße wählen (siehe Grafik 2). Wir empfehlen die Verwendung einer kleineren Schriftgröße, falls Sie in den Briefen weitere Informationen hinzufügen möchten, so dass der Umfang nicht über eine Seite hinausgeht.
Adressformat, Name und Adresse der ausstellenden Einrichtung, Absenderadresse für das Brieffenster, Ort und Datum für die Schreiben usw. können im folgenden Abschnitt definiert werden. Alle hier eingefügten Einträge erscheinen auf allen Briefen (siehe Grafik 3).
Einreichungen auflisten: Per Standardeinstellung werden sowohl auf dem Einladungsschreiben als auch auf den Teilnahmebestätigungen die Einreichungen aufgelistet, die vom Benutzer präsentiert werden. Im Abschnitt "Darstellungsoptionen für die Liste der Beiträge, die präsentiert werden (Einladungs- und Bestätigungsschreiben)" können Sie zudem festlegen, wie viele Informationen angezeigt werden. Des Weiteren können alle Präsentationen auf dem Visa-Einladungsschreiben angezeigt werden, sobald die Einstellung "Führe die vorgestellten Beiträge auf dem Einladungsschreiben für Visa auf" aktiviert worden ist (siehe Grafik 4).
Texte bearbeiten: Sie können jederzeit die Formulierungen aller Bestätigungsschreiben ändern und anpassen. Gehen Sie bitte zum Abschnitt "Bearbeiten der Texte für die Bestätigungsbriefe" und klicken Sie auf die Links "Bearbeiten der Formulierungen …" (siehe Grafik 5). Sie können HTML- und CSS-Befehle verwenden (für Attribute benutzen Sie in HTML bitte doppelte Anführungszeichen!), um die Formatierung des Textes zu ändern. Hier folgen ein paar Vorschläge:

Über das "Span-Element" können Sie HTML Style Attribute hinzufügen (bitte beachten Sie, dass Style Attribute in vielen anderen Elementen nicht funktionieren).
Sie können über die Eigenschaft "text-align: center;" den Text zentrieren
Die Schriftgröße können Sie über die Eigenschaft "font-size: XXpt;" festlegen, wobei XX für eine Zahl steht.
Mit der Eigenschaft "line-height: XXpt;" lässt sich die Höhe der Textzeile definieren, um mehr Platz zwischen den Zeilen zu schaffen. Die Zeilenhöhe sollte stets höher als die Schriftgröße sein.
Hier ein Beispiel: Beispiel
Schauen Sie sich gerne die Dokumentation HTML-Grundlagen an, um weitere Hinweise zu erhalten.
Bitte verwenden Sie das Element "break" nicht doppelt ( ), da Sie damit einen neuen Absatz kreieren und die Style-Festlegungen löschen. Sollten Sie tatsächlich mehrere Leerzeilen benötigen, verwenden Sie "geschützte Leerzeichen" zwischen den break-Elementen, bspw.     .
PDF-Dateien mit allen "language keys / codes" sind unten auf dieser Seite verfügbar. Für weitere Informationen berücksichtigen Sie bitte auch folgende Seite: Making the keys/codes visible that are used for the phrases of ConfTool Pro.
Bitte beachten Sie, dass alle PDF-Dateien in dem Augenblick generiert werden, in dem Benutzer auf die Datei zugreifen. Daher gelten die Einstellungen für alle Benutzer, Sie können sie nicht individuell auf den einzelnen Benutzer ausrichten (z.B. indem Sie Texte und Formulierungen speziell für einen bestimmten Benutzer formulieren).

Sollten irgendwelche Probleme auftauchen oder Sie weitere Fragen haben, helfen wir Ihnen gerne. Schreiben Sie uns gerne eine Nachricht.

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