Teilnahmebestätigungen für die Teilnahme an einzelnen Veranstaltungen

Wir möchten unseren TeilnehmerInnen Teilnahmebestätigungen zur Verfügung stellen, die sich ausschließlich auf die Teilnahme an Einzelveranstaltungen (z. B. an einem Workshop oder einer Sondersitzung) und nicht auf die komplette Konferenz beziehen. Wie können wir vorgehen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Sie können Teilnahmebestätigungen für Einzelveranstaltungen erstellen und aktivieren. Diese Bestätigungen können von den entsprechenden TeilnehmerInnen heruntergeladen werden, sobald Sie im ConfTool eingeloggt sind.

Teilnahmebestätigung für Einzelveranstaltungen aktivieren
Gehen Sie bitte auf die Einstellungsseite für „Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente)“ und bearbeiten Sie die entsprechende Veranstaltung:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten
Aktivieren Sie nun bitte zunächst die Experten-Einstellungen, indem Sie auf der Seite bis zum Ende herunterscrollen und auf “Experten-Einstellungen sind deaktiviert” oder auf das Zahnrad-Icon klicken.

Im Abschnitt "Bestätigungen für Teilnahme an dieser Veranstaltung" wählen Sie bitte die passende Einstellung für die Option “Bestätigungen für Teilnehmer herausgeben” und legen ein Start- und End-Datum fest, um die Phase zu bestimmen, während der TeilnehmerInnen auf die Bestätigungsbriefe zugreifen können sollen (siehe Bild 1). Bitte speichern Sie nun Ihre vorgenommenen Einstellungen.

Danach können Sie mit dem Link "Erstellen oder bearbeiten Sie die Texte der Teilnahmebestätigung für diese Veranstaltung" den Text der Teilnahmebestätigung definieren und aktualisieren. Eine Übersicht der Codes, die Sie dabei verwenden können, finden Sie weiter unten in diesem Forumseintrag.

Bitte nutzen Sie die Vorschaufunktion, um den Teilnahmebestätigung als PDF-Datei herunterzuladen (Bild 1).

Zugriff auf die Teilnahmebestätigung für TeilnehmerInnen
TeilnehmerInnen, die eine bestimmte Einzelveranstaltung gebucht haben und den eingestellten Bedingungen entsprechen, um auf die Teilnahmebestätigung zuzugreifen, erhalten nach dem Einloggen in ihr Benutzerkonto Zugriff auf die Teilnahmebestätigung. Im Abschnitt “Als Teilnehmer der Veranstaltung haben Sie die folgenden Möglichkeiten:” können sie den Link "Bestätigung für die Teilnahme an/am 'Titel der Veranstaltung'" verwenden, um die die PDF-Datei herunterzuladen (siehe Bild 2).

Zugriff auf die Teilnahmebestätigung als Admin oder OrganisatorIn
Als Admin haben Sie jederzeit Zugriff auf die Teilnahmebestätigungen aller Einzelveranstaltungen jedes einzelnen Teilnehmers und jeder einzelnen Teilnehmerin, der/die eine entsprechende Veranstaltung gebucht hat.

Gehen Sie dafür zur "Liste aller Teilnehmer" und öffnen Sie die Seite "Details zur Anmeldung zur Teilnahme", indem Sie auf den Namen des Teilnehmers bzw. der Teilnehmerin klicken. Im Abschnitt “Aktionen” nutzen Sie bitte das PDF-Icon, um die entsprechenden Dateien der "Teilnahmebestätigung(en) für einzelne Veranstaltungen" herunterzuladen. Gehen Sie mit dem Cursor auf das Icon, um sich den Titel der Veranstaltung mittels Tooltip anzeigen zu lassen.

Bearbeiten des Textes der Teilnahmebestätigung
Jede Teilnahmebestätigung enthält bereits Standardformulierungen, aber Sie können diese über den Link "Erstellen oder bearbeiten Sie die Texte der Teilnahmebestätigung für diese Veranstaltung" aktualisieren. Die folgenden Codes werden für den Text der Teilnahmebestätigung funktional unterstützt:

{person_id} = ID des Benutzers
{person_name} = Vor- und Nachname des Benutzers
{person_fullname} = voller Name (inklusive der der akademischen Titel) des Benutzers {person_firstname} = Vorname des Benutzers
{person_lastname} = Nach-/Familienname des Benutzers
{person_organisation} = Organisation des Benutzers
{person_organisation2} = Abteilung des Benutzers
{person_country_short} = Abk. des Ländernamens (immer auf Englisch)
{person_country_selection} = Ländername in der ausgewählten Sprachoption

{event_shorttitle}  = Kurzbezeichnung der Veranstaltung
{event_title} = Titel der Veranstaltung
{event_datetime} = Veranstaltungsdatum und (-zeit)
{event_location} = Veranstaltungsort
{event_info} = Eintrag aus dem Feld “Information”
{event_external_resource} = Externe Quelle/URL
{event_number} = ID der Veranstaltung

Bitte testen Sie immer die vorgenommenen Eingaben, z. B. über die Voransicht der Teilnahmebestätigung.

Hinweise:
Informationen darüber, wie Sie das Layout und Design der Bestätigung ändern, finden Sie auf dieser Seite: Informationen zu Einladungs- und Bestätigungsbriefen für Autoren und Teilnehmer

Auf der folgenden Seite erfahren Sie, wie Sie persönliche Anreden hinzufügen und welche weiteren Codes verfügbar sind: Adding personal information to the confirmation letters

Besuchen Sie die folgende Seite, um zu sehen, wie Grafiken und Unterschriften eingefügt werden können: Setting invitations letters, including logos, headers and footers