Topic: Hinweise und Empfehlungen für Beteiligte an einer Online-Konferenz

Wir möchten eine Online-Konferenz bzw. eine hybride Tagung veranstalten. Haben Sie Tipps für unsere AutorInnen und Vortragenden, wie sie sich am besten vorbereiten können und was für sie zu beachten ist?

Wir haben im Folgenden einige Tipps für Sie zusammengefasst. Dieser Artikel enthält im ersten Abschnitt Hinweise für TeilnehmerInnen, AutorInnen, Vortragende und ModeratorInnen. Im zweiten Teil gibt es Tipps zur Erstellung von Materialien für Online-Tagungen.

Dieses Dokument basiert auf Tipps und Hinweisen von den Webseiten der Konferenz der “Gesellschaft für Didaktik der Mathematik (GDM2020)”. Wir danken den Organisatorinnen und Organisatoren der GDM 2020 für die Zustimmung, diese Tipps auch an dieser Stelle anderen zur Verfügung stellen zu dürfen.

1. Hinweise für TeilnehmerInnen, AutorInnen, Vortragende und ModeratorInnen

Tipps für Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Vor dem Beginn einer Session sollten Sie sich rechtzeitig (mindestens 5 Minuten vorher) in den virtuellen Sitzungsort einwählen. Führen Sie bitte vorab einen Technikcheck durch und testen hierbei insbesondere die Tonqualität Ihres Mikrofons. Testen Sie bitte auch, ob es zu Rückkopplungen beim Ton kommt. Falls ja, reduzieren Sie die Lautstärke Ihrer Lautsprecher oder (empfohlen) verwenden Sie Kopfhörer. Während der Sitzung sollte (von Redebeiträgen abgesehen) Ihr Mikrofon auf stumm geschaltet und Ihr Kamerabild deaktiviert sein (um Bandbreite einzusparen).

Sprechen Sie deutlicher und langsamer, als Sie es bei einer Präsenzveranstaltung tun würden. Damit gleichen Sie einen Teil der reduzierten Sprachqualität aus. Ausreichende Pausen unterstützen dies ebenfalls.

Bitte beachten Sie zugleich, dass Mikrofone oft sehr empfindlich sind und selbst kleinste Geräusche registrieren (z. B. Tippen auf der Tastatur). Schalten Sie Ihr Mikrofon deshalb nur ein, wenn Sie etwas sagen wollen.

Ungünstige Lichtquellen können dafür sorgen, dass Sie nicht oder nur schlecht per Webcam gesehen werden können. Daher raten wir auf folgende Dinge zu achten:
Platzieren Sie sich und die Webcam am besten so, dass starke Lichtquellen (bspw. Fenster oder Lampen) Sie von vorn beleuchten. Richten Sie Ihre Webcam also nicht gegen das Fenster bzw. platzieren Sie sich nicht mit dem Rücken zum Fenster.

Als Zuhörerin bzw. Zuhörer sollten Sie auch bedenken, dass in Laptops verbaute Lautsprecher normalerweise nicht leistungsstark sind. Daher empfiehlt es sich meist, Kopfhörer oder externe Lautsprecher anzuschließen. Bei Lautsprechern besteht aber oft das Risiko einer Rückkopplung.

Generell sollten Sie auch bei digitalen Veranstaltungen darauf achten, Redebeiträge nicht zu unterbrechen. Es empfiehlt sich daher, via Chat zu signalisieren, dass Sie einen Redebeitrag einbringen möchten. Schalten Sie Mikrofon (und Kamera) erst ein, sobald Ihnen die Moderatoren das Wort erteilt haben. Bedenken Sie dabei, dass die elektronische Übertragung i.d.R. eine klarere und deutlichere Aussprache erforderlich macht als üblich. Lassen Sie sich daher ausreichend Zeit. Nach Ihrem Beitrag schalten Sie bitte Mikrofon (und Kamera) wieder aus.

Tipps für Vortragende

Ihre Zuhörerinnen und Zuhörer profitieren sicherlich davon, wenn Sie die Kernaussagen medial vor- bzw. aufbereiten. Falls bereits möglich, können Sie sich an den ergänzenden Materialien der anderen Autorinnen und Autoren orientieren. Als Vortragende nutzen Sie eventuell die Möglichkeit, Ihren Bildschirm im Konferenzsystem zu teilen. Insbesondere für vortragende Autorinnen und Autoren empfiehlt es sich, das technische Equipment (Qualität von Verbindung, Kamera, Mikrofon, Lautsprecher etc.) und die Verfügbarkeit von Material für den Vortrag rechtzeitig zu überprüfen.

Achten Sie auf die Tonqualität Ihres Mikrofons und vermeiden Sie Rückkopplungen. Externe Mikrofone sind immer den eingebauten Mikrofonen von Laptops überlegen. Kopfhörer sind meistens gegenüber Lautsprechern vorzuziehen, da sie Rückkopplungen verhindern. Testen sie bitte auch die Bildqualität (siehe Tipps für TeilnehmerInnen) und ebenfalls, ob Sie Ihren Bildschirm teilen können, sofern dies notwendig werden könnte. Achten Sie bitte auf die Zeitvorgaben und an Ihre Verfüg- bzw. Erreichbarkeit vor und nach dem eigentlichen Vortrag.

Zusätzliche detaillierte Hinweise worauf sie bei der technischen Ausrüstung achten sollten, finden Sie auf Heise Online im Artikel Besser klingen im Homeoffice.

Hinweise zur Moderation

Als Moderatorin bzw. Moderator vergeben Sie das Rederecht, verwalten Anfragen auf Redebeiträge und achten auf die zeitlichen Vorgaben. Zu Beginn der Sitzung sollten Sie sich und die Autorinnen und Autoren vorstellen bzw. sich vorstellen lassen. Stellen Sie auch den geplanten Ablauf der Sitzung vor, und erinnern Sie an Zeitvorgaben sowie an Gesprächsregeln. Idealerweise sollte das in Vorgesprächen mit Autorinnen und Autoren geschehen. Falls die Zeit es zulässt, kann bei einem Testlauf die vorhandene technische Ausstattung der Moderation und der Vortragenden getestet werden.

Machen Sie sich mit der Konferenzsoftware vertraut. Kontrollieren Sie, wie sie andere Teilnehmerinnen und Teilnehmer auf stumm schalten können; es passiert sonst immer wieder, dass einzelne zuhörende Personen ungewollt die Vorträge stören (z. B. wenn jemand in den virtuellen Raum kommt, angerufen wird oder auf der Tastatur tippt).

2. Erstellen von Material zur Onlinetagung

Die weit verbreiteten Programme Keynote (Apple), PowerPoint (Microsoft) und Libre Office zur Erstellung von Präsentationen sollten in der Regel den Autorinnen und Autoren bekannt sein; wir gehen hier daher nicht auf grundsätzliche Regeln zur Erstellung von Präsentationen ein und weisen lediglich kurz auf die Verwendungsmöglichkeiten solcher Programme für Online-Konferenzen hin.

Nutzung von PDF bei der Erstellung eines unkommentierten Foliensatzes

Es bietet sich meistens an, einen unkommentierten Foliensatz statt im PPT-Format im PDF-Format zu erstellen. Probleme mit fehlenden Schriften oder unterschiedlichen Programmversionen lassen sich so vermeiden, die Präsentation erscheint bei den Teilnehmenden genau in der Form, in der sie erstellt worden ist. Die Funktionen „Exportieren als…“ oder „Speichern als…“ wird von den meisten Programmen unterstützt. Wählen Sie dabei PDF als Dateiformat aus.

Sie können die von den AutorInnen zur Verfügung gestellte Materialien über die ConfTool Agenda den Teilnehmenden zugänglich machen. Dabei ist es z.B. möglich, Dateien oder Links zu externen Ressourcen nur Teilnehmenden anzuzeigen, die bereits ihre Teilnahmegebühr entrichtet haben. Einige Dateiformate erlauben es zusätzlich, das Kopieren aus den Dateien oder deren Ausdruck zu erschweren (siehe z.B. Hinweise zum Schützen von PDF-Dateien und eine Auswahl von Open Source Programmen).

Foliensatz mit Audiokommentierung

Falls Sie eine Präsentation mit Audiokommentar erstellen möchten, können Sie dafür Programme wie PowerPoint und Keynote sowie die freie Software OBS verwenden. Über die folgenden Links kommen Sie direkt auf Seiten der Anbieter bzw. deren Anleitungen zur Anwendung des Features:

PowerPoint (Office 365, auch ältere Versionen, Windows/MacOS): „Aufzeichnen einer Bildschirmpräsentation mit Kommentaren und Folienanzeigedauern“
Keynote: „Aufnehmen von Audio in Keynote auf dem Mac“
OBS (Open Broadcaster Software): OBS Studio

Erstellen einer Tondatei

In der Regel kann man eine „brauchbare“ Tondatei mit verfügbaren, entsprechenden Programmen aller Betriebssysteme herstellen. Tragbare Geräte haben normalerweise bereits ein eingebautes Mikrophon, so dass man ohne zusätzliche Hardware starten kann, wir empfehlen aber ein externes Mikrophon oder ein Headset, da diese meist eine höhere Audioqualität bieten. Für die gängigen Betriebssysteme gibt es folgende Optionen:

Sollten Sie mit dem Resultat der Aufnahmen nicht zufrieden sein, helfen möglicherweise ein inhaltlicher bzw. ein technischer Tipp weiter:

Aufnahmetipps von Podcastern
Software-Tipp Audacity (eher herausfordernd)

Videoaufnahme eines Vortrags mit Zoom

Sofern Sie Video Ihres Vortrags mit Folien erstellen möchten, bietet sich die kostenfrei erhältliche Software Zoom an. Mit ihr können Sie nicht nur Online-Meetings veranstalten, Sie können damit auch einfach ein Video von sich aufzeichnen. Mit der Funktion „Bildschirm teilen“ können Sie die Folien zu Ihrem Vortrag in das Video einblenden lassen. Nehmen Sie auf diese Weise Ihren Vortrag auf und speichern Sie danach den aufgenommenen Vortrag auf Ihrem Computer. Zoom speichert dann den Vortrag als MP4-Video auf Ihrer Festplatte. Hinweise finden Sie in diesem Zoom-Erklärvideo.

Komprimierung von Dateien

Sofern Sie Ihre Datei in ConfTool Pro hinterlegen sollen, beachten Sie bitte, dass die Dateigröße in ConfTool Pro auf 230 MB beschränkt ist. Sollte Ihr Video diese Größe übersteigen, so können Sie die Datei neu komprimieren. Um entsprechend kleine Dateien zu erhalten, empfehlen wir in der Regel die 720p-Auflösung. Die Umwandlung können Sie z. B. mit folgenden Werkzeugen vornehmen:

Testen von Videodateien

Wir raten Ihnen vorab zu überprüfen, ob andere Personen die Ton- und Videodateien verwenden können. Welche Technik bei der Komprimierung zum Einsatz kommt, ist häufig nicht auf dem ersten Blick erkennbar. Dadurch könnte es passieren, dass bereitgestellte Ton- und Videodateien nicht von anderen KonferenzteilnehmerInnen abspielbar sind. Der folgende Trick hilft, dieses Problem zu minimieren.

Installieren Sie die Software VLC-Player (falls noch nicht vorhanden). Öffnen Sie Ihre Ton- oder Videodatei im VLC-Player. Wird die Datei ohne Probleme wiedergegeben, dann sollte es auch bei anderen BenutzerInnen zu keinen Schwierigkeiten kommen.