Dateienübertragung für GutachterInnen

Wir möchten unseren GutachterInnen die Möglichkeit bieten, ihre Kommentare direkt in die von den AutorInnen eingereichten Beiträge (PDF-Datei) einzufügen.

Können diese Dateien mit den Kommentaren der GutachterInnen über ConfTool Pro hochgeladen und den AutorInnen zugänglich gemacht werden?
Wie erhalten die AutorInnen Zugriff auf diese Dateien?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

In ConfTool Pro können Sie GutachterInnen erlauben, eine Datei für jede von ihnen bewertete Einreichung hochzuladen.

Sie können diese Upload-Funktion für zwei Zwecke verwenden:
1. Sie möchten, dass GutachterInnen eine kommentierte PDF-Datei mit den Gutachterkommentaren zur Einreichung bereitstellen, damit die AutorInnen die Anmerkungen direkt in ihren Beiträgen sehen können.
2. Sie möchten, dass GutachterInnen eine zusätzliche Datei einreichen, z. B. ein spezielles Begutachtungsformular als Excel-, Word- oder PDF-Datei mit Kommentaren und Feedback für die AutorInnen.

Um die Upload-Funktion für GutachterInnen zu aktivieren, gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Einstellungen => Haupteinstellung für die Begutachtungsfunktionen
...und aktivieren im Abschnitt „Optionen für den Begutachtungsprozess“ die Option „Dateienübertragung für GutachterInnen“ (siehe Abbildung 1).
Wenn diese aktiviert ist, können GutachterInnen eine Datei mit ihrer Bewertung hochladen.

Im folgenden Abschnitt „Unterstützte Dateitypen“ können Sie die erlaubten Dateitypen aus einer Liste auswählen oder die Dateinamenserweiterungen der jeweiligen Dateitypen eingeben (siehe Abbildung 2). Bitte trennen Sie die Dateitypen durch Komma, z. B. „docx, odt, pdf“ und geben Sie nur gültige Dateiendungen ein (geben Sie nicht „ms-word“, „word“ oder „document“ ein, da dies keine Dateiendungen sind).

Bitte beachten Sie, dass die Anonymität der GutachterInnen durch ein solches Verfahren gefährdet sein könnte, da Dateitypen wie DOCX üblicherweise verborgene Informationen über den Autor / die Autorin und die letzte bearbeitende Person enthalten. Aus diesem Grund empfehlen wir, nur das PDF-Format für den Datei-Upload zuzulassen. PDF-Dateien enthalten in der Regel weniger Meta-Informationen über die letzte bearbeitende Person des Dokuments.

Wenn Sie die nächste Option „Metainformationen aus den für AutorInnen hochgeladenen PDF-Dateien entfernen“ aktivieren, entfernt das ConfTool-System automatisch die Meta-Informationen aus allen PDF-Dateien, die von GutachterInnen für AutorInnen hochgeladen werden (siehe Abbildung 2). Dabei werden jedoch nicht nur der Name des Verfassers, der Name der Quelldatei und möglicherweise Schadcode entfernt, sondern auch:
- alle in die PDF-Dateien eingefügten Kommentare der GutachterInnen,
- Informationen, die die Barrierefreiheit von PDF-Dateien und den Zugriff drauf mit Bildschirmlesegeräten gewährleisten sowie
- interaktive Elemente wie Links, Animationen oder Formularelemente.
Falls Sie den GutachterInnen erlauben möchten, PDF-Dateien mit Kommentaren an die AutorInnen zu übermitteln, lassen Sie diese Option bitte deaktiviert (Standard).

AutorInnen haben Zugriff auf die von den GutachterInnen hochgeladenen Dateien, wenn sie auch Zugriff auf die Ergebnisse des Begutachtungsprozesses haben. Bitte stellen Sie über die Aktivierung der entsprechenden Phase sicher, dass die Ergebnisse des Begutachtungsprozesses für die AutorInnen einsehbar sind (siehe Abbildung 3). Weitere Informationen finden Sie im folgenden Beitrag: Ergebnisse des Begutachtungsprozesses für die Autoren sichtbar machen.

Wichtig
GutachterInnen müssen weiterhin eine Bewertung über das ConfTool-System abgeben, wenn sie eine Datei hochladen. Der Upload ist lediglich eine Ergänzung zu ihrer Bewertung. Die OrganisatorInnen können jedoch bei Bedarf ein sehr einfaches Begutachtungsformular wie die „Minimal“- oder die „CommentsOnly“-Formularklassen verwenden (siehe Abbildung 4). Hier finden Sie weitere Informationen über die Konfiguration der Begutachtungsformulare in ConfTool Pro.