Veranstaltungen aus der Teilnahmeanmeldung von ConfTool Pro mit externen Ressourcen verknüpfen

Für unsere Online-Konferenz bieten wir verschiedene Workshops an. Wir haben für jeden Workshop einen virtuellen Raum eingerichtet.
Wie können wir sicherstellen, dass nur Teilnehmende, die die jeweiligen Workshops gebucht haben, Zugang zu den virtuellen Räumen erhalten?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Jede Veranstaltung/Artikel der Teilnahmeanmeldung kann mit externen Ressourcen verknüpft werden, wie im Folgenden beschrieben. Außerdem können Informationen zur lokalen Zeitzone hinzugefügt werden. Dies ist nützlich, wenn eine Veranstaltung viele internationale Teilnehmende hat.

Hinzufügen von externen Ressourcen und Aktivieren des Zugangs
Wenn Sie das Modul zur Teilnahmeanmeldung verwenden, können Sie zu jeder buchbaren Veranstaltung im ConfTool-System einen Link zu einer externen Ressource hinzufügen. Sie können den Teilnehmenden diese Ressource auf der Seite „Zusammenfassung Ihrer gewählten Optionen“ zugänglich machen, die Sie separat aktivieren müssen.

Bitte gehen Sie zunächst zu den Veranstaltungen, um die Ressourcen einzutragen:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten
Geben Sie im Abschnitt „Daten zur externen Ressource“ bei der Option „Externe Ressource“ die URL zur externen Ressource ein, z. B. zu Ihrem Online-Meeting-Tool. Bei Bedarf können Sie hier auch mehrere URLs oder zusätzlichen Text eingeben.

Legen Sie mit der Option „Zugriff auf externe Ressource“ fest, wer darauf Zugriff haben soll. Sie können den Zugriff ganz deaktivieren, den Zugriff allen Teilnehmenden gestatten, die diese Veranstaltung gebucht haben, oder nur Teilnehmenden, die gleichzeitig keine ausstehende Zahlungen haben (siehe Bild 1).

Aktivieren Sie im nächsten Schritt die Seite „Zusammenfassung Ihrer gewählten Optionen“ für Teilnehmende. Auf dieser Seite wird eine Liste aller gebuchten Veranstaltungen angezeigt, einschließlich der entsprechenden Links zu externen Ressourcen.

Bitte gehen Sie dafür auf die Seite „Stammdaten für die Anmeldung zur Teilnahme“:
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Anmeldung zur Teilnahme
Scrollen Sie bis zum Ende der Seite. Im Abschnitt „Buchungsübersicht und Links zu externen Ressourcen anzeigen“ wählen Sie zunächst eine Einstellung für die Option ‚Seite „Übersicht der gebuchten Veranstaltungsoptionen“ anzeigen‘. Sie können entscheiden, ob die Seite für alle Teilnehmenden oder nur für diejenigen ohne ausstehende Zahlungen verfügbar sein soll. Aktivieren Sie anschließend das Modul über den Kippschalter und setzen Sie ein Anfangs- und Enddatum.

Mit der Option „Externe Ressourcen der gebuchten Veranstaltungen anzeigen“ können Sie entscheiden, ob und wann die Links zu externen Ressourcen für jede Veranstaltung angezeigt werden sollen.

Sie können hier auch die Option „Links zu externen Ressourcen in Schaltflächen umwandeln“ aktivieren. Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie hier: Links zu externen Ressourcen im Veranstaltungsprogramm und in der Buchungsübersicht als Schaltflächen anzeigen (siehe Bild 2). Wir empfehlen die Nutzung dieser Option, sofern Sie keinen eigenen HTML-Code für Links zu externen Ressourcen eingeben möchten.

Aktivieren der Informationen zur lokalen Zeitzone
Die Anzeige der lokalen Zeitzone kann für Online- / virtuelle Konferenzen nützlich sein, wenn Sie Teilnehmende aus verschiedenen Zeitzonen erwarten. Für Konferenzen vor Ort ist sie in der Regel wenig sinnvoll.

Die Option „Zeige Informationen zur lokalen Zeitzone“ können Sie hier aktualisieren:
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Anmeldung zur Teilnahme
Bitte wählen Sie über die Dropdown-Liste aus, ob zusätzliche Informationen zur lokalen Zeitzone der Konferenz auf der Seite „Zusammenfassung Ihrer gewählten Optionen“ angezeigt werden sollen oder nicht (siehe Bild 2).

Bitte stellen Sie sicher, dass das Datum und die Uhrzeit für die Veranstaltungen ausgewählt und nicht als Text eingegeben wurden:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten
Wählen Sie bei der Option „Eingabemodus für das Veranstaltungsdatum“ die Einstellung „Datum und Uhrzeit für Beginn und Ende der Veranstaltung auswählen“. Wählen Sie dann das Datum und die Uhrzeit für den Beginn und das Ende der Veranstaltung (siehe Bild 3).

Nachdem diese Einstellung aktiviert wurde und die Uhrzeit und das Datum für die Veranstaltung ausgewählt wurden, werden auf der Seite „Zusammenfassung Ihrer gewählten Optionen“ zusätzliche Informationen zur aktuellen Konferenzzeit angezeigt.

Um den Benutzenden die Möglichkeit zu geben, ihre persönliche Zeitzone zu wählen, gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen Benutzerregistrierung => Felder der Benutzer-Registrierung
... scrollen Sie nach unten zur Option „Auswahlfeld für die lokale Zeitzone“, ändern Sie die Einstellung auf „Ja“ und klicken Sie auf die Schaltfläche „Speichern“.

Benutzende können jetzt ihre lokale Zeitzone auswählen, wenn sie ein neues Benutzerkonto erstellen oder wenn sie ihre Benutzerdetails bearbeiten.

Wenn Benutzende die Seite „Zusammenfassung Ihrer gewählten Optionen“ öffnen, werden sowohl ihre gewählte persönliche Zeitzone als auch die aktuelle Ortszeit angezeigt (siehe Bild 4).