Persönliche Diskussionen zwischen den KonferenzteilnehmerInnen ermöglichen

Wir möchten unseren TeilnehmerInnen die Möglichkeit geben, untereinander persönlich in Kontakt zu treten. Ist das über das ConfTool-System möglich?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Einleitung

Möglicherweise denken Sie über die Durchführung einer virtuellen, hybriden oder hyperlokalen Konferenz nach und möchten dabei sicherstellen, dass die TeilnehmerInnen trotz der räumlichen Distanz untereinander interagieren, indem Sie ihnen die Möglichkeit geben, direkt miteinander zu kommunizieren. Aktivieren Sie zu diesem Zweck die Online-Teilnehmerliste. Für diese kann eine persönliche Diskussionsfunktion (Chat-Funktion) aktiviert werden, mit der alle TeilnehmerInnen direkt über persönliche Nachrichten miteinander kommunizieren können.

Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, die BenutzerInnen Sitzungen oder Präsentationen in einem Gruppenumfeld diskutieren zu lassen, dann können Sie die Diskussionsforen für Sitzungen und Präsentationen sowie die persönliche Diskussionsfunktion miteinander kombinieren. Wenn beide Funktionen aktiviert sind, können BenutzerInnen persönliche Chats mit jedem Mitglied der Gruppendiskussion führen oder mit einer persönlichen Nachricht auf Diskussionsbeiträge für Sitzungen und Präsentationen aus dem öffentlichen Bereich antworten. Weitere Informationen finden Sie unter diesem Forumsbeitrag:
ConfTool als Diskussionsplattform für Sitzungen und / oder Präsentationen nutzen

A) Einstellungen

1. Online-Teilnehmerliste aktivieren

Als ersten Schritt aktivieren Sie bitte die Online-Teilnehmerliste. Mit der Online-Teilnehmerliste, einem einfachen System zum persönlichen Vernetzen, können sich TeilnehmerInnen wie auf einer digitalen Visitenkarte kurz vorstellen. Die Online-Teilnehmerliste kann ein Bild - falls von dem Teilnehmer oder der Teilnehmerin zur Verfügung gestellt - und zusätzliche Informationen über den Teilnehmer oder die Teilnehmerin wie z. B. eine eigene Homepage, Verknüpfungen zu Social-Media-Kanälen und persönliche Interessen umfassen. Den TeilnehmerInnen steht es frei, auf dieser Liste zu erscheinen.

Um die Online-Teilnehmerliste zu aktivieren, gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Einstellungen => Optionen für die Teilnehmerliste / die persönlichen Konferenzprofile
... und für die Option „Soll die Online-Teilnehmerliste des ConfTools genutzt werden?“ verwenden Sie einen der beiden folgenden Einstellungen für die Option „Auswahl des Modus“ (siehe Abbildung 1):

• Einfach: Aktiviere Online-Teilnehmerliste. Der Teilnehmer wird im ersten Schritt der Teilnahmeanmeldung zur Eingabe von grundlegenden Profildaten und Namensschilddaten (falls aktiviert) aufgefordert und danach gefragt, ob er auf der Online-Teilnehmerliste erscheinen möchte.
• Vollständig: Aktiviere Online-Teilnehmerliste. Der Teilnehmer wird im letzten Schritt der Teilnahmeanmeldung zur Eingabe seiner Kontaktdaten und zum Hochladen eines Bildes aufgefordert und danach gefragt, ob er auf der Online-Teilnehmerliste erscheinen möchte.

Wenn Sie eine Online-Konferenz durchführen, empfehlen wir, im Abschnitt „Einstellungen für die Daten der Namensschilder“ die Option „Modus für die Felder der Namensschilder“ auf „Keine Felder für die Namensschild-Daten (empfohlen für virtuelle / Online-Konferenzen)“ zu setzen (siehe Abbildung 1).

2. Offizielle Teilnehmerliste aktivieren

Als zweiten Schritt aktivieren Sie bitte im Abschnitt „Teilnehmer können auf die Online-Teilnehmerliste zugreifen” das Modul und setzen ein Anfangs- und Enddatum (siehe Abbildung 1):
Übersicht => Einstellungen => Optionen für die Teilnehmerliste / die persönlichen Konferenzprofile
Sie sollten diese Funktion nicht aktivieren, wenn Sie für BenutzerInnen die Möglichkeiten zu persönlichen Diskussionen (Chats) auf das Starten von diesen aus Gruppendiskussionen über Sitzungen oder Präsentationen heraus beschränken möchten (siehe „ConfTool als Diskussionsplattform für Sitzungen und / oder Präsentationen nutzen").

3. Persönliche Diskussionen (Chats) aktivieren

Als dritten Schritt wählen Sie im Abschnitt „Benutzer können neue Nachrichten für persönliche Diskussionen (Chats) versenden“ für die Option „Einstellungen für persönliche Diskussionen (Chatfunktion)“ eine geeignete Einstellung. Aktivieren Sie im Anschluss das Modul und legen Sie ein Anfangs- und Enddatum fest (siehe Abbildung 1):
Übersicht => Einstellungen => Optionen für die Teilnehmerliste / die persönlichen Konferenzprofile
Sobald diese Option aktiviert ist, können BenutzerInnen neue persönliche Nachrichten an andere registrierte TeilnehmerInnen in der „Offiziellen Teilnehmerliste“ (sofern aktiviert) versenden. Sie können außerdem mit einer persönlichen Nachricht auf Diskussionsbeiträge in Sitzungen und Präsentationen aus dem öffentlichen Bereich antworten (sofern verfügbar und aktiviert).


B) Verwendung der persönlichen Diskussionsfunktion (Chat-Funktion)

1. Persönliche Nachrichten über die „Offizielle Teilnehmerliste“ versenden

Senden:
Gehen Sie zur „Offiziellen Teilnehmerliste“:
Übersicht => Offizielle Teilnehmerliste
Sie können die Suchfunktion verwenden, um einen bestimmten Teilnehmer oder eine Teilnehmerin zu finden. Um eine Diskussion neu zu beginnen, klicken Sie bitte auf das Sprechblasen-Icon mit dem „+“ neben dem Namen des Teilnehmers oder der Teilnehmerin (siehe Abbildung 2). Für den Fall, dass eine Diskussion mit einem Teilnehmer oder einer Teilnehmerin bereits begonnen hat, wird ein Sprechblasen-Icon ohne „+“ angezeigt.
Alternativ können Sie den Namen eines Teilnehmers oder einer Teilnehmerin in der Liste auswählen, um weitere perönliche Details anzuzeigen. Klicken Sie auf der „Seite mit dem persönlichen Konferenzprofil“ auf den Link „Starte neue Diskussion“, um eine persönliche Diskussion (Chat) mit diesem Teilnehmer oder dieser Teilnehmerin zu beginnen (siehe Abbildung 3).
Geben Sie Ihre Nachricht in das Textfeld ein und senden Sie sie dann durch Klicken auf das Papierflugzeug-Icon ab. Sie können Ihre eigene Nachricht bearbeiten oder löschen. Bewegen Sie dazu den Mauszeiger bitte über die entsprechende Nachricht und klicken Sie auf das Icon „Beitrag bearbeiten“ oder „Beitrag löschen“ (siehe Abbildung 4).

Abonnieren:
Beim Senden einer Nachricht können Sie entscheiden, ob Sie bei neuen Nachrichten innerhalb der Diskussion E-Mail-Mitteilungen erhalten möchten (rotes Glocken-Icon / „E-Mail-Mitteilung“) oder ob Sie einfach die Diskussionen in der Liste Ihrer Diskussionen mitverfolgen möchten (Glocken-Icon / „Abonniert“), ohne dabei weitere E-Mails zu erhalten. Die EmpfängerInnen Ihrer Nachrichten erhalten immer zuerst eine E-Mail bis sie die Einstellung auf „Abonniert“ ändern (siehe Abbildung 4).

Antworten:
Sie werden per E-Mail informiert, wenn jemand eine Diskussion mit Ihnen begonnen hat. In dieser E-Mail folgen Sie bitte dem Link zu der Diskussion und geben Ihre Antwort über das ConfTool-System ein. Sie können entscheiden, ob Sie weiterhin bei neuen Nachrichten innerhalb der Diskussion E-Mail-Erinnerungen erhalten möchten oder ob Sie die Diskussion nur in der Liste Ihrer persönlichen Diskussionen verfolgen möchten (siehe oben „Abonnieren“ und Abbildung 4).

2. Persönliche Antworten an Autoren von Diskussionsbeiträgen für Sitzungen und Präsentationen im öffentlichen Bereich

Eine ausführliche Anleitung zur Verwendung von Diskussionsforen für Sitzungen und Präsentationen finden Sie hier:
ConfTool als Diskussionsplattform für Sitzungen und / oder Präsentationen nutzen
Zusätzlich zu den dort beschriebenen Funktionen finden Sie ein weiteres Icon mit der Darstellung einer Person. Darüber können Sie eine persönliche Nachricht nur an den Autor oder die Autorin der Nachricht senden (siehe Abbildung 5 oben). Sobald Sie auf das Icon klicken, akzeptieren Sie bitte die Mitteilung im Dialogfenster für eine persönliche Diskussion und geben Ihre Nachricht dann in das Feld unter der ursprünglichen Nachricht ein („Bitte geben Sie Ihre persönliche Nachricht an den Autor hier ein“). Klicken Sie dann auf das Papierflugzeug-Icon, um die Nachricht zu verschicken (siehe Abbildung 5 unten).

3. Als normale(r) BenutzerIn Diskussionen verfolgen

Sie können jederzeit eine Übersicht aller Diskussionen aufrufen, für die Sie Beiträge gesendet oder die Sie abonniert haben. Klicken Sie hierfür auf der Übersichtsseite in Ihrem Konto auf „Ihre Diskussionen“:
Übersicht => Ihre Diskussionen
Nutzen Sie die Option „Nach Art der Diskussion filtern“ und die Suchfunktion, um die Liste der Diskussionen einzuschränken. Die Kennzeichnung „NEU“ hebt Diskussionen mit neuen Nachrichten hervor, die seit Ihrem letzten Zugriff auf eine bestimmte Diskussion gesendet wurden. Alle Diskussionsbeiträge einer Diskussion können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie in der Spalte „Aktion“ auf „Diskussion ansehen” klicken (siehe Abbildung 6).


C) Persönliche Diskussionen als Admin moderieren

Um einen Überblick über alle aktiven Diskussionen zu erhalten und um Nachrichten oder ganze Diskussionen zu bearbeiten oder zu löschen – z. B. falls Sie nicht den allgemein gültigen Standards entsprechen –  gehen Sie bitte auf die folgende Seite:
Übersicht => Programmplanung => Liste aller Diskussionen
Sie finden hier eine Übersicht aller Diskussionen. Für den Filter „Nach Art der Diskussion filtern“ verwenden Sie bitte die Einstellung „Nur persönliche Diskussionen anzeigen“. Sie können die Liste der persönlichen Diskussionen durchsuchen und sortieren. Klicken Sie auf „X Autoren“ oder „X Abonnenten“, um eine Liste derjenigen BenutzerInnen zu erhalten, die Nachrichten für eine Diskussion gesendet oder die Diskussion abonniert haben. In der Spalte „Aktion“ klicken Sie bitte auf den entsprechenden Link, um Diskussionsbeiträge zu bearbeiten oder zu löschen oder auch um eine ganze Diskussion zu löschen (siehe Abbildung 7).