Schätzung der Teilnehmerzahl von einzelnen Veranstaltungen

Wie sollen wir mit Veranstaltungen umgehen, die kostenfrei / in der Tagungsgebühr enthalten sind, wie z. B. Konferenz-Workshops oder Sitzungen, und für die wir die Anzahl der Teilnehmer schätzen möchten?

Wir möchten eine relativ genaue Schätzung der Teilnehmerzahl erhalten, damit wir den einzelnen Sitzungen Veranstaltungsorte mit ausreichender Sitzplatzkapazität zuweisen können.

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Wenn Sie eine recht präzise Schätzung der Anzahl an Personen benötigen, die an einzelnen Sitzungen oder Workshops teilnehmen werden, so können Sie dafür das ConfTool-Modul zur Teilnahmeanmeldung verwenden. Damit ermöglichen Sie es Ihren Teilnehmenden, sich für einzelne Veranstaltungen anmelden.
Wenn Sie nur das ConfTool-Modul zur Beitragseinreichung und -begutachtung verwenden, dann überspringen Sie bitte die folgende Antwort und fahren mit der zweiten Antwort fort.

Eine Anleitung zur Erstellung des Anmeldeformulars für Teilnehmer finden Sie unter:
Konfiguration des ConfTool-Moduls zur Teilnehmerregistrierung

Legen Sie bitte zunächst für die Sitzungen / Workshops, bei denen Sie die Anzahl der Teilnehmenden schätzen möchten, neue Veranstaltungsgruppen an, die deren Zeitfenster repräsentieren:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungs-/Artikelgruppen verwalten
In der Regel kann in jedem Zeitfenster nur eine Sitzung / ein Workshop ausgewählt werden.
Folglich wählen Sie bitte bei der Option „Modus der Auswahl“ die Einstellung „Exklusiv: Nur eine Veranstaltung / ein Artikel (Formularelement) dieser Gruppe kann gewählt werden (per „Radio Buttons“)“ (siehe Bild 1).

Anschließend legen Sie für jede Sitzung / jeden Workshop eigene Veranstaltungen an:
Übersicht => Einstellungen => Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwalten
Wählen Sie bei der Option „Preiskategorie“ die Einstellung „Ohne Kosten“ (siehe Bild 2).
Bitte beachten Sie, dass Radiobuttons nicht abgewählt werden können. Legen Sie deshalb eine zusätzliche Veranstaltung für die Personen an, die nicht an einer Sitzung / einem Workshop teilnehmen möchten (siehe Bild 3).

Eine weitere Möglichkeit, eine Übersicht über die Anzahl der Teilnehmenden von Sitzungen zu erhalten, bietet die Funktion „Meine Agenda“ (My Agenda) von ConfTool Pro:
Haben Konferenzteilnehmer die Möglichkeit, eine persönliche Agenda in ConfTool Pro zu erstellen?

Diese Option ist vor allem dann hilfreich, wenn Sie die Anzahl von Teilnehmenden an Sitzungen ermitteln möchten, aber das ConfTool-Modul zur Teilnahmeanmeldung nicht gebucht haben.
Darüber hinaus müssen Sie dabei Sitzungen oder Workshops, die bereits in der Agenda sind, nicht nochmals im Formular für die Anmeldung zur Teilnahme aufführen.