ConfTool als Diskussionsplattform für Sitzungen und / oder Präsentationen nutzen

Einleitung

Vielleicht planen Sie, Ihre nächste Veranstaltung online, z.B. als virtuelle, hybride oder hyperlokale Veranstaltung durchzuführen, auf der Präsentationen entweder als Live-Stream, in Form von aufgezeichneten Videos oder Präsentationen mit Audiotrack bereitgestellt werden sollen. Gerade bei der Wahl solcher virtueller Veranstaltungsformate ist es wichtig, den Informationsaustausch zwischen den TeilnehmerInnen so gut wie möglich zu unterstützen. Bei akademischen Veranstaltungen hilft die Diskussion beiden Seiten: die Vortragenden erhalten Feedback zu ihren Forschungsergebnissen und die TeilnehmerInnen ein tieferes Verständnis der diskutierten Materie. Sie können zu diesem Zweck in ConfTool Pro ein Diskussionsmodul aktivieren, das dann den BenutzerInnen erlaubt, über ganze Sitzungen oder über einzelne Präsentationen online zu diskutieren.

Informationen zur Verwendung externer Dienste (z.B. Streaming und Videokonferenzen) finden Sie in dem Eintrag
Durchführung einer virtuellen Konferenz/einer Online-Konferenz.

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Aktivieren des Online-Diskussionsforums

Vergewissern Sie sich zunächst, dass Sie bereits ein Veranstaltungsprogramm in ConfTool erstellt haben. Die Diskussionsfunktion kann nur verwendet werden, wenn bereits Sitzungen verfügbar sind. Sie ist ein integrierter Bestandteil des Moduls zur Programmplanung.

Sie können nun die Diskussionsfunktion für jede Sitzung separat aktivieren.
Gehen Sie hierzu auf:

Übersicht => Planung des Veranstaltungprogramms => Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen

… und bearbeiten Sie die entsprechende Sitzung / Sitzungen.

Im Abschnitt „Einstellungen für Diskussionsforen (Chatfunktion) für Sitzungen und Präsentationen“ können Sie nun für die beiden Optionen „Zugangsberechtigung zur Diskussionsfunktion für Sitzungen“ und „Zugang zur Diskussionsfunktion für Präsentationen“ auswählen, ob der Zugriff auf die Online-Diskussion ermöglicht werden soll und falls ja, welche BenutzerInnengruppe Zugriff erhalten soll (siehe Bild 1).

Sie können im Folgenden die Diskussionsfunktion auf dieser Seite aktivieren:

Übersicht => Planung des Veranstaltungsprogramms => Grundeinstellungen für das Programmplanungsmodul

Im Abschnitt „BenutzerInnen können neue Diskussionsbeiträge für Sitzungen und / oder Präsentationen erstellen“ können Sie das Modul aktivieren und ein Anfangs- und Enddatum setzen (siehe Bild 2). Nach Ablauf der Phase können BenutzerInnen zwar weiterhin auf die Nachrichten dieser Diskussionen zugreifen und sie lesen, aber keine neuen Diskussionsbeiträge mehr senden.

Mit der Option „Funktion für den automatischen Versand von E-Mail-Benachrichtigungen an AutorInnen“ können Sie festlegen, dass alle AutorInnen eines Vortrags eine automatische E-Mail-Mitteilung über jeden neuen Diskussionsbeitrag erhalten, der sich direkt auf ihre Präsentation bezieht. Standardmäßig sind diese BenutzerInnen automatisch auf diese Präsentationen abonniert und haben daher Zugang zu den entsprechenden Diskussionen auf der Menüseite „Ihre Diskussionen“, sogar in dem Fall, dass sie nichts zu der Diskussion beigetragen haben (siehe unten).


Verwendung der Diskussionsfunktion

Nachdem die Diskussionsfunktion aktiviert ist, können BenutzerInnen auf die Seite des ConfTool Veranstaltungsprogramms gehen und von dort aus eine Diskussion über eine Sitzung und/oder einen Vortrag starten bzw. einer bereits bestehenden Diskussion beitreten.

Um eine Diskussion neu zu beginnen, klicken Sie bitte auf das Sprechblasen-Icon mit dem „+“. Um einer bereits laufenden Diskussion beizutreten, klicken Sie bitte auf das Icon mit einer Sprechblase (wenn bisher lediglich einen Diskussionsbeitrag vorhanden ist), bzw. auf das Icon mit zwei Sprechblasen (wenn bereits mehrere Diskussionsbeiträge vorhanden sind, siehe Bild 3).

Sie können Ihren Diskussionsbeitrag im Textfeld eingeben und versenden, indem Sie auf das Papierflugzeug-Icon klicken. Zum Bearbeiten oder Löschen eigener Diskussionsbeiträge bewegen Sie den Mauszeiger bitte über die entsprechende Nachricht und klicken Sie auf das Icon „Bearbeiten“ oder „Löschen“ (siehe Bild 4). Administratoren können jederzeit alle Nachrichten bearbeiten und löschen.

Wenn Sie auf einen bestimmten Diskussionsbeitrag einer anderen Person antworten und diesen Gedankengang fortsetzen möchten, fahren Sie mit der Maus über die Nachricht und klicken Sie dann auf das Icon „Auf Beitrag antworten“. Es erscheint ein Textfeld. Fügen Sie hier Ihre Idee ein. Senden Sie die Antwort, indem Sie auf das Papierflugzeug-Icon klicken (siehe Bild 5).

Sie können eine Diskussion abonnieren, indem Sie auf das Glocken-Icon klicken. Automatisch abonniert haben Sie eine Diskussion, sobald Sie einen Diskussionsbeitrag senden („Abonniert“). In dem Fall können Sie sich durch erneutes Klicken auf das Glocken-Icon dafür entscheiden, E-Mail-Mitteilungen über neue Nachrichten innerhalb dieser Diskussion zu erhalten („E-Mail-Mitteilung“). Als AutorIn eines Vortrags können Sie die E-Mail-Mitteilungsfunktion für Beiträge zu Ihrer Präsentation aktivieren, selbst wenn Sie (bisher) noch keinen eigenen Diskussionsbeitrag gesendet haben (siehe Bild 4).


Als normale BenutzerInnen Diskussionen verfolgen

Sie können jederzeit auf eine Übersicht aller Diskussionen aufrufen, für die Sie Beiträge gesendet oder die Sie abonniert haben. Gehen Sie hierfür auf:

Übersicht => Ihre Diskussionen

Nutzen Sie die Option „Nach Art der Diskussion filtern“ und die Suchfunktion, um die Liste der Diskussionen einzuschränken. Mit „NEU“ gekennzeichnet sind alle Diskussionen, für die nach Ihrem letztmaligen Zugriff neue Nachrichten gesendet wurden. Alle Diskussionsbeiträge einer Diskussion können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie in der Spalte „Aktion“ auf „Diskussion ansehen” klicken. (siehe Bild 6).


Als administrative BenutzerInnen alle Diskussionen verfolgen

Als BenutzerIn mit dem Status Admin oder Konferenzvorsitzender können Sie als ModeratorIn für alle Diskussionsforen agieren. Sie können neue Diskussionen starten, indem Sie z. B. einen ersten Diskussionsbeitrag in Form einer Frage senden. Starten Sie eine Diskussion über eine Sitzung oder einen Vortrag auf der Seite mit dem Veranstaltungsprogramm, so wie normale BenutzerInnen auch:

Übersicht => Veranstaltungsprogramm

Um einen Überblick über alle aktiven Diskussionen zu erhalten und um Nachrichten oder ganze Diskussionen zu bearbeiten oder zu löschen, falls Sie nicht den allgemein gültigen Standards entsprechen, gehen Sie bitte auf die folgende Seite:

Übersicht => Programmplanung => Liste aller Diskussionen

Sie finden hier eine Übersicht aller Diskussionen, für die mindestens ein Diskussionsbeitrag gesendet wurde oder die von mindestens einem Benutzer / einer Benutzerin abonniert wurden. Sie können diese Liste durchsuchen, filtern und sortieren. Klicken Sie auf einen Titel einer Diskussion, um mehr Informationen über eine Sitzung oder den Vortrag zu erhalten. Klicken Sie auf „X Autoren“ oder „X Abonnenten“, um eine Liste derjenigen BenutzerInnen zu erhalten, die Nachrichten für eine Diskussion gesendet oder die Diskussion abonniert haben. In der Spalte „Aktion“ klicken Sie bitte auf den entsprechenden Link, um Diskussionsbeiträge zu bearbeiten oder zu löschen oder auch um eine ganze Diskussion zu löschen (siehe Bild 7).