Hochladen von Präsentationen kurz vor der Konferenz

Wir möchten, dass alle Vortragenden ihre Präsentationen erst kurz vor der Konferenz hochladen. Wir haben festgestellt, dass das ConfTool eine Funktion zur Einreichung der Endversionen besitzt, die für diesen Zweck genutzt werden könnte. Wir haben jedoch bereits von der entsprechenden Funktion für die Endversionen / „Camera-Ready-Copies“ Gebrauch gemacht und möchten den Autoren nicht erlauben, die bereits hochgeladenen Dateien zu aktualisieren.
Wie können wir den Autoren erlauben, neue oder weitere Dateien hochzuladen, während die bereits hochgeladenen Dateien unverändert bleiben?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Es gibt eine zusätzliche Option für alle drei Datei-Uploads der Endversion, mit der Sie das Verhalten der drei „Datei-Slots“ einzeln definieren können. Es sind drei Einstellungen verfügbar:

• Dateien können gesperrt werden („Datei sperren“): dies ermöglicht genau einen Upload, solange noch keine Datei hochgeladen wurde. Sobald dieser Upload durchgeführt wurde, wird die Datei gesperrt und es sind keine Aktualisierungen möglich.
• Dateien können nur aktualisiert werden („Nur aktualisieren“): Dies erlaubt nur Aktualisierungen von bereits vorhandenen Dateien (auch mehrmals), es sind also keine neuen Datei-Uploads möglich.
• Der Datei-Upload ist geschlossen („Schließen“): Dies bedeutet, dass ein bestehender Datei-Upload zwar sichtbar ist, aber nicht verändert werden kann. Weder neue Datei-Uploads noch Aktualisierungen sind möglich.

In unserem Beispiel werden die Vortragenden der akzeptierten Beiträge gebeten, ihre PowerPoint-Präsentation wenige Tage vor der Konferenz hochzuladen. Zwei Datei-Slots der Endversion wurden bereits für die PDF- und Word-Versionen der Endversion / „Camera-Ready-Copy“  verwendet. Diese Datei-Uploads sollen unverändert bleiben.

Bitte gehen Sie nun zu den Beitragstypen / Konferenztracks:
Übersicht => Einstellungen => Beitragstypen / Konferenztracks verwalten
... und scrollen Sie bis zum Seitenende, um die Experten-Einstellungen zu aktivieren, z. B. durch Klicken auf das Zahnrad. Wählen Sie nun einen Beitragstyp aus und klicken Sie auf den Button „Beitragstyp bearbeiten“.

Bitte gehen Sie zum Abschnitt „Einstellungen für das Einreichen der Endversion“. Ändern Sie die Option „Anzahl der benötigten Dateien für die Endversion pro Einreichung“ von „2“ auf „3“ und fügen Sie einen „Benutzerhinweis für Datei Nr. 3“ hinzu. Definieren Sie anschließend die „gültigen Dateitypen für Datei Nr. 3“, in unserem Beispiel "ppt, pptx".

Wählen Sie im Unterabschnitt „Weitere Einstellungen für das Hochladen“ verschiedene Einstellungen für jede Option „Einstellungen für das Hochladen von Datei Nr. X“. Für die ersten beiden Datei-Uploads wählen Sie "Schließen: Deaktiviere sowohl neue Datei-Uploads als auch Aktualisierungen“. Für die neue Datei, die die Vortragenden hochladen sollen, wählen Sie „Keine spezielle Option“.

Zum Schluss definieren Sie über „Zugreifbarkeit von Datei Nr. X“, welche Dateien im Veranstaltungsprogramm sichtbar sein sollen (siehe Abbildung 1).
Bitte stellen Sie sicher, dass die Einreichung der Endversionen durchgeführt werden kann, indem Sie die entsprechende Phase aktivieren. Einige zusätzliche Hinweise finden Sie in diesem Forumsbeitrag: Final version cannot be uploaded (in englischer Sprache - EN).

Autoren können nun die Funktion zur Einreichung der Endversionen in ihren Benutzerkonten nutzen, um die Präsentation hochzuladen. Die ersten beiden Datei-Uploads werden zwar angezeigt, aber es erscheinen Hinweise, die den Autor darüber informieren, dass diese Datei-Slots geschlossen sind. Nur der dritte Datei-Slot ist für neue Uploads offen. Hier können die Autoren nun ihre Präsentation als PowerPoint-Datei hochladen (siehe Abbildung 2).

Weitere Beispiele für die praktische Anwendung der verschiedenen Einstellungen für die Option „Einstellungen für das Hochladen von Datei Nr. X“ sind:

• Sie möchten Autoren erlauben, nur einen von mehreren bestehenden Dateien zu aktualisieren, z. B. wenn Gutachter eine überarbeitete Version anfordern oder ein Beitrag den Status „Angenommen unter Vorbehalt“ erhalten hat. In diesem Fall kann sich die Einstellung „Nur aktualisieren“ als nützlich erweisen.
• Die Einstellung „Datei sperren“ kann sinnvoll sein, wenn Sie um mehrere Datei-Uploads bitten und einer davon z. B. ein unterschriebenes Formular ist, das aus rechtlichen Gründen für alle Autoren notwendig ist, aber nicht Teil des Begutachtungsprozesses sein wird.

Bitte vergessen Sie nicht, Ihre Einstellungen zu testen.

Hinweise: Falls Sie bisher noch keine Einreichung der Endversion verwendet haben und trotzdem eine PowerPoint-Präsentation erhalten möchten, können Ihnen diese Tipps weiterhelfen:

• Wenn Sie bisher noch gar nicht mit Datei-Uploads gearbeitet haben, verwenden Sie einfach die Funktion zur Einreichung der Endversionen für den Präsentations-Upload, siehe hierzu bitte: Übertragung der Endversion - Beibehalten der Beitrags-ID beim Upload der Endversion
• Bitte beachten Sie, dass nachdem eine Endversion hochgeladen wurde im Veranstaltungsprogramm nur noch die Dateien aus den Datei-Slots der Endversion verfügbar sind. Sie können nicht gleichzeitig eine Datei aus der ersten Datei-Upload-Runde und eine PowerPoint-Datei aus der letzten Runde für einen Beitrag anzeigen lassen.
  Wenn Sie also Datei-Uploads erhalten haben, die auch im Veranstaltungsprogramm angezeigt werden, aber bisher nicht die Funktion zur Einreichung der Endversionen verwendet haben, empfehlen wir Ihnen, anstelle der Funktion zur Einreichung der Endversionen die gleichen „Einstellungen für das Hochladen von Datei Nr. X“ im Abschnitt „Einstellungen für das Hochladen von Dateien“ zu verwenden, die die Optionen für den normalen bzw. ersten Datei-Upload definieren.
• Um den Benutzern die Orientierung zu erleichtern, können Sie den Wortlaut einiger Links, die in den Benutzerkonten der Autoren erscheinen, ändern. Beispiel: Für den Link „Endversion übertragen“ könnten Sie den Wortlaut in „Präsentation übertragen“ ändern. Weitere Informationen finden Sie hier: Making the keys/codes visible that are used for the phrases of ConfTool Pro (EN)
• Sofern Sie bereits alle 3 Datei-Slots verwendet haben, können wir z. B. auch einen oder zwei der Slots für Sie „freimachen“ und die vorhandenen Dateien löschen, sodass Sie sie wiederverwenden können. Bitte exportieren Sie in diesem Fall die vorhandenen Daten vorab. Bei Fragen melden Sie sich bitte bei uns.