Wie nutze ich das Online-Forum des Programmkomitees?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)


ConfTool Pro bietet ein Online-Forum als Diskussionsplattform für das Programmkomitee. Mitglieder des Programmkomitees (PK-Mitglieder) können dort nach dem Begutachtungsprozess online über die Annahme oder Ablehnung von Einreichungen diskutieren, deren Status zur Frage steht. Es dient auch als Entscheidungshilfe für die Vorsitzenden des Programmkomitees.

PK-Mitglieder erhalten im Online-Forum des Programmkomitees einen Überblick über alle Einreichungen mit den Begutachtungsergebnissen. Wenn sie im Online-Forum auf die Gutachten anderer Gutachter zugreifen, können sie auch die internen Begutachtungsdetails einsehen, darunter Anmerkungen der Autoren gegenüber dem Programmkomitee, Empfehlungen für den besten Beitrag oder die Vertrautheit der Gutachter mit den Themen. Diese Informationen helfen dabei eine Online-Diskussion zu führen und für oder gegen die Annahme zu stimmen. Beiträge mit persönlichen Interessenkonflikten werden ihnen nicht angezeigt. PK-Mitglieder können Nachrichten für andere Mitglieder mit ihrer Meinung darüber verfassen, ob der Beitrag angenommen werden soll, einschließlich eines persönlichen Kommentars (siehe Abbildung 1).


Einstellungen für das Online-Forum des Programmkomitees

Um das Online-Forum des Programmkomitees zu nutzen, gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Einstellungen => Haupteinstellung für die Begutachtungsfunktionen
... und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Einstellungen für die Diskussion im Online-Forum“, aktivieren Sie das Modul und legen Sie ein Anfangs- und Enddatum fest (siehe Abbildung 2 - bitte beachten Sie, dass Sie die gleiche Einstellung unter „Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung“ finden können).

Mit „Zeige die Namen der Verfasser der Nachrichten an“ können Sie aus mehreren Anzeigeoptionen bezüglich der Anonymität wählen. Hier können Sie auswählen, wer Zugriff auf die Namen der Verfasser der im Online-Forum veröffentlichten Nachrichten haben soll. Falls die Namen nicht angezeigt werden, wird die ID des Gutachters für diesen Beitrag oder (falls die Person nicht als Gutachter für diesen Beitrag zugeordnet wurde) die Benutzer-ID angezeigt.

Wenn die von den Autoren hochgeladenen Dateien auch während der Diskussionen im Online-Forum von Bedeutung sind, aktivieren Sie die Option „Zugriff auf die eingereichten Dateien im Online-Forum?“. Falls diese aktiviert ist, können die PK-Mitglieder auf alle hochgeladenen Dateien im Online-Forum zugreifen. Ohne diese Option sind nur die Zusammenfassungen und die anderen Gutachten sichtbar.

Sie können PK-Mitgliedern auch Zugriff auf Erwiderungen („Rebuttals“) und Bewertungen von Gutachten im Online-Forum gewähren, wenn Sie die Option „Erwiderungen und/oder Bewertungen von Gutachten im Online-Forum des Programmkomitees verfügbar?“ aktivieren (s. Abbildung 2). Falls diese Option aktiviert ist, können PK-Mitglieder im Online-Forum auf alle Erwiderungen und/oder Bewertungen von Gutachten der Autoren zugreifen. Diese zusätzlichen Informationen könnten dem Komitee helfen, die bestmögliche Entscheidung zu treffen.

Wenn Sie die Option Seite „Gutachtenergebnisse“ mit dem Online-Forum verknüpfen aktivieren und bereits Nachrichten im Online-Forum des Programmkomitees vorhanden sind, werden die durchschnittliche Bewertung und die Anzahl der Nachrichten in der rechten Spalte auf der Seite „Ergebnisse des Begutachtungsprozesses & Entscheidung über die Annahme“ angezeigt. Diese Daten werden nur solange angezeigt, bis eine Entscheidung über den Annahmestatus gefällt wurde (siehe Abbildung 3).
Wenn Sie die Option „Eine Bewertungen mit jeder Nachricht im Forum abgeben“ aktivieren, erlauben Sie den Forumsnutzern, eine Bewertung („Annehmen!“, „Eher annehmen“, „Keine Wertung“, „Eher ablehnen“, „Ablehnen!“) begleitend zu jeder von ihnen eingegebenen Nachricht, abzugeben (siehe Abbildung 1).
Alle Abstimmungen werden hier aggregiert und visualisiert:
Übersicht => Beiträge und Gutachten => Ergebnisse des Begutachtungsprozesses & Entscheidung über die Annahme
Dies kann den Entscheidungsfindungsprozess erleichtern (siehe Abbildung 3).

Die Option „Diskussion beenden, sobald eine Entscheidung gefällt wurde“ kann verwendet werden, um alle Diskussionen eines Beitrags durch PK-Mitglieder im Online-Forum zu beenden, nachdem die Vorsitzenden des Programmkomitees einen anderen Annahmestatus als „Offen“ gewählt haben. Dies gilt nur für Annahmestatus, für die hier die Option „Zeige Ergebnis“ aktiviert wurde:
Übersicht => Einstellungen => Annahmestatus verwalten => Annahmestatus bearbeiten

Sie können das Online-Forum auch für einen etwas anderen Zweck nutzen: Als Diskussionsplattform über die angenommenen Präsentationen, die bereits Sitzungen des ConfTool Veranstaltungsprogramms zugewiesen wurden. Um diese Funktion zu nutzen, aktivieren Sie bitte die Option „Verknüpfe das Konferenzprogramm mit dem Online-Forum“ (s. Abbildung 2). Dadurch wird im ConfTool Veranstaltungsprogramm für jede Präsentation ein Link zum Online-Forum angezeigt. Dort können die Vorsitzenden des Programmkomitees oder PK-Mitglieder interne Kommentare zu den Präsentationen abgeben.
Bitte beachten Sie: Wir empfehlen, die Optionen „Diskussion beenden, sobald eine Entscheidung gefällt wurde“ und „Eine Bewertungen mit jeder Nachricht im Forum abgeben“ zu deaktivieren (d.h. sie auf „Nein“ zu setzen), wenn Sie diese Funktion einsetzen.

Online-Forum für verschiedene Beitragstypen / Tracks

Sie können das Online-Forum für jeden Beitragstyp / Konferenztrack Ihren Anforderungen gemäß aktivieren oder deaktivieren. Es werden dann nur Einreichungen der ausgewählten Beitragstypen / Konferenztracks im Online-Forum verfügbar sein.

Bitte gehen Sie zu:
Übersicht => Einstellungen => Beitragstypen / Konferenztracks verwalten
... und markieren und bearbeiten Sie den entsprechenden Eintrag.
Scrollen Sie dann nach unten zum Abschnitt „Optionen für den Begutachtungsprozess“ und aktivieren Sie die Option „Online-Forum des Programmkomitees“ (s. Abbildung 4).

Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche „Speichern“, um Ihre Einstellung zu aktualisieren.

Zugriff der Gutachter auf das Online-Forum des Programmkomitees

Sie können auch Gutachtern ermöglichen, die ihnen zur Beurteilung zugewiesenen Beiträge im Online-Forum zu diskutieren. Die Phase für das Online-Forum müssen sie dazu ebenfalls aktivieren. Im Gegensatz zu PK-Mitgliedern, die Zugang zu allen Beiträgen haben, können Gutachter jedoch niemals auf Beiträge im Online-Forum zugreifen, die ihnen nicht zur Begutachtung zugewiesen wurden.

Um diese Optionen zu nutzen, gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Einstellungen => Haupteinstellung für die Begutachtungsfunktionen

Im Abschnitt „Zugriff der Gutachter zu den Gutachten von Co-Gutachtern? / Zugriff der Gutachter auf das Online-Forum?“ gibt es eine Reihe von Optionen für Gutachter. Sie haben die Wahl zwischen allgemeinem Zugang zu Co-Gutachten derselben Einreichung, Zugang zu Co-Gutachten nur nach Abgabe eines eigenen Gutachtens und Zugang zu Co-Gutachten und Online-Forum nach Einreichung eines Gutachtens. Bei allen drei Optionen können Sie zwischen anonymen und nicht-anonymen Einstellungen wählen (siehe Abbildung 5).

Darüber hinaus können Sie die Einstellungen zur Anonymität für Nachrichten, die über das Online-Forum gesendet werden, im Abschnitt „Zeige die Namen der Verfasser der Nachrichten an“ ändern. Standardmäßig haben Gutachter keinen Zugriff auf das Online-Forum. Wenn Sie ihnen Zugang gewähren, werden die Namen der Gutachter normalerweise nicht angezeigt.