Haben Konferenzteilnehmer die Möglichkeit, eine persönliche Agenda in ConfTool Pro zu erstellen?

Wir möchten allen Nutzern bzw. Teilnehmern ermöglichen, aus den angebotenen Sitzungen ein persönliches Veranstaltungsprogramm zu erstellen. Dadurch erhoffen wir uns, Rückschlüsse auf das Interesse an den verschiedenen Sitzungen ziehen zu können.


(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Die Funktion „Meine Agenda“ (My Agenda) erlaubt es Benutzern, ihr persönliches Sitzungsprogramm zusammenzustellen. Sie bietet den Veranstaltern gleichzeitig einen Überblick darüber, welche Sitzungen auf besonderes Interesse treffen. Entsprechend haben die Veranstalter dann die Möglichkeit, die Größe der Räumlichkeiten gezielt nach Teilnehmerzahlen auszuwählen.

Zur Aktivierung der Funktion gehen Sie bitte zu der Seite:
Übersicht => Planung des Veranstaltungsprogramms => Grundeinstellungen für das Programmplanungsmodul
….und scrollen Sie hinunter bis zum Abschnitt „Meine Agenda: Ermöglicht es den Benutzern, sich ihr persönliches Sitzungsprogramm zusammenzustellen“ (siehe Bild 1).

Es gibt 3 Varianten zur Aktivierung des persönlichen Sitzungsprogramms:

• Alle Personen mit einem ConfTool-Benutzerkonto können sich ihr persönliches Sitzungsprogramm erstellen
• Alle registrierten Teilnehmer können sich ihr persönliches Sitzungsprogramm erstellen.
• Alle registrierten Teilnehmer ohne Zahlungsausstände können sich ihr persönliches Sitzungsprogramm erstellen.

Auf der Seite:
Übersicht => Planung des Veranstaltungsprogramms => Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen
… haben Organisatoren weitere Einstellungsmöglichkeiten (siehe Bild 2).

Bitte bearbeiten Sie eine Sitzung und scrollen Sie zur Option „Anzahl der Sitzungsteilnehmer beschränken“.

Hier können Sie die Auswahl von Sitzungen für die persönliche Agenda deaktivieren (das ist z.B. bei Kaffeepausen und anderen „allgemeinen“ Veranstaltungen sinnvoll) und auch die Teilnehmerzahl von Sitzungen beschränken. Dies kann hilfreich sein, sofern die Raumkapazitäten begrenzt sind oder eine zu große Teilnehmerzahl nicht sinnvoll erscheint.

Als  Teilnehmer navigieren Sie nach der Aktivierung der Funktion „Meine Agenda“ (My Agenda) zum Menüpunkt:
Übersicht => Veranstaltungsprogramm anzeigen 
…und gelangen so zur Sitzungsübersicht (siehe Bild 3) auf der Sie die Sitzungen, an denen Sie teilnehmen möchten, per Klick auf das Pluszeichen (siehe rote Pfeile Bild 3) auswählen können. Gewählte Sitzungen bekommen einen grünen Haken und werden der persönlichen Sitzungsübersicht „Meine Agenda“ hinzugefügt. Mit einem Klick auf den grünen Haken wird die Sitzung wieder aus der persönlichen Agenda entfernt (siehe Bild 4). In der Detailansicht der Sitzungen, die Sie bereits zu Ihrer persönlichen Agenda hinzugefügt haben, haben diese zusätzlich zum grünen Haken ein hellgrünes Hinweisfeld. Über dieses können Sie als Teilnehmer Sitzungen ebenfalls wieder aus Ihrer Agenda entfernen.

Von allen Seiten des Veranstaltungsprogramms aus können Sie als Teilnehmer über die Navigationsleiste des Veranstaltungsprogramms den Punkt „Meine Agenda“ auswählen (siehe Bilder 3 und 4). Dort werden Ihnen dann nur die von Ihnen ausgewählten Sitzungen als „Meine Agenda“ angezeigt (siehe Bild 5).

Auf der Seite:
Übersicht => Programmplanung => Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen
… können die Organisatoren nun sehen, wie viele Teilnehmer sich pro Sitzung angemeldet haben. Über den Filter „Nur Sitzungen aus dem persönlichen Sitzungsprogramm von“ kann man zudem filtern, welche Sitzungen ein bestimmter Teilnehmer gewählt hat.

Die Seite:
Übersicht => Programmplanung => Alle Teilnehmer einer Konferenzsitzung
… gibt den Organisatoren zudem einen Überblick, wie viele Sitzungen jeder Teilnehmer bereits ausgewählt hat. Über den Filter „Sitzungen“ kann man zudem filtern, welche Teilnehmer eine bestimmte Sitzung gewählt haben (siehe Bild 6).

Um die Daten der Benutzer zu exportieren, die sich ein persönliches Veranstaltungsprogramm zusammengestellt haben – insbesondere, um eine Übersicht darüber zu bekommen, von wie vielen Teilnehmern die jeweiligen Sitzungen ausgewählt wurden – gehen Sie bitte auf die Seite:

Übersicht => Datenimport und -export => Datenexport

… aktivieren am unteren Ende der Seite die "Experten-Einstellungen". Scrollen Sie dann bis zum Abschnitt "Exportiere weitere Sitzungsinformationen", und klicken Sie dann auf den Radio-Button "Exportiere teilnehmende Personen der Konferenzsitzungen (Daten aus "Meine Agenda")". Bitte wählen sie das gewünschte Dateiformat, bevor Sie den Datenexport erstellen.