Autoren erlauben, Einreichungen vor Ende der Einreichungsfrist abzuschließen

Wir erwarten eine große Anzahl von Einreichungen, deshalb möchten wir mit der Zuweisung der Beiträge an die Gutachter bereits vor dem Ende der Einreichungsphase beginnen.
Anstatt alle Beiträge zusammen auf einmal nach dem Stichtag zuzuweisen, ziehen wir es vor, die Beiträge nach Eingang einzeln sofort an die Gutachter weiterzuleiten.

Wie können wir diesen Prozess mit ConfTool Pro umsetzen? Wir möchten dabei allen Autoren weiterhin die gleichen Voraussetzungen bieten. Können wir daher den Autoren die Möglichkeit geben, uns über die endgültige Fertigstellung ihrer Einreichungen (ohne weitere Aktualisierungen) zu informieren?


(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Aus der Erfahrung unserer Kunden wissen wir, dass die meisten Autoren ihre Beiträge innerhalb der letzten zwei Wochen vor dem Ende der Einreichungsphase einreichen, so dass die Organisatoren in der Regel nicht viel Zeit sparen, wenn sie früher mit dem Zuordnungsprozess beginnen. Bei einigen größeren Veranstaltungen kann es dennoch sinnvoll sein, dass die Gutachter oder Vorsitzenden vor der Einreichungsfrist mit der Begutachtung beginnen, insbesondere wenn eine Verlängerung der Frist absehbar ist.

ConfTool Pro bietet eine "Finalisierungs"-Option für solche Zwecke. Damit können alle Autoren bestätigen, dass ihre Einreichung fertig gestellt und bereit ist, beurteilt zu werden.

Um die Finalisierung der eingereichten Beiträge zu ermöglichen, gehen Sie bitte zu
Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
... und aktivieren Sie zunächst den Expertenmodus (klicken Sie auf das Zahnrad am unteren Rand der Seite).

Scrollen Sie nun nach unten zu der Option „Autoren erlauben, ihre Einreichungen zu finalisieren?“.
Die Standardeinstellung lautet „Nein, alle Autoren dürfen ihre Einreichungen bis zur Deadline aktualisieren“.
Sie können zwischen zwei Einstellungen wählen und den Autoren erlauben, entweder „ihre Einreichungen zu ‚finalisieren‘ und damit als endgültige und nicht mehr editierbare Fassungen zu speichern, sofern alle benötigten Dateien hochgeladen wurden“ oder „ihre Einreichungen zu ‚finalisieren‘ und damit als endgültige und nicht mehr editierbare Fassungen zu speichern, auch sofern NICHT alle Dateien hochgeladen wurden“ (siehe Bild 1).
Die letztgenannte Einstellung ist nur dann sinnvoll, wenn Datei-Uploads deaktiviert sind oder optional sein sollen.

Bitte wählen Sie die entsprechende Option für Ihre Veranstaltung und speichern Sie die Einstellungen.

Anschließend können die Autoren ihre Einreichung während Schritt 2 des Prozesses „Einreichen eines Beitrags“ abschließen, indem sie bei der Option „Einreichung finalisieren“ auf den entsprechenden Radiobutton klicken (siehe Bild 2).
Nach der Finalisierung können die Autoren ihre Einreichung weder bearbeiten noch Dateien hochladen.

Bitte denken Sie wie immer daran, Ihre Einstellungen durch einige Testeinreichungen zu testen.

Organisatoren können die bereits finalisierten Beiträge in der „Liste der Beiträge“ filtern.
Gehen Sie hierfür bitte auf die Seite:
Übersicht => Beiträge und Gutachten => Liste der Beiträge
Nutzen Sie die Filteroption „Nach Status „Finalisiert“ filtern“ und wählen Sie die Einstellung „Nur Beiträge anzeigen, die bereits finalisiert wurden“ (siehe Bild 3 oben).
In der Liste der Beträge, in der rechten Spalte „Aktionen“, erscheinen die finalisierten Beiträge als „finalisiert“ grün markiert (siehe Bild 3 unten).

Chairs oder Admins können den „Finalisiert"-Status eines Beitrags auch wieder aufheben, sodass Autoren ihre Einreichung wieder bearbeiten oder Dateien hochladen können.
Bitte gehen Sie zur Liste der Beiträge:
Übersicht => Beiträge und Gutachten => Liste der Beiträge
…und klicken Sie in der rechten Spalte „Aktionen” auf den Link „Ändern“. Auf der nächsten Seite können Sie die Beitragsdaten ändern und bei der Option „Einreichung finalisieren“ auf „Nein, Einreichung noch nicht finalisiert“ klicken (siehe Bild 4).