Wie man Conftool Pro mit externen Ressourcen für eine virtuelle Konferenz verbindet

Wir haben uns dazu entschlossen, ConfTool als Plattform für die Organisation einer virtuellen Konferenz zu nutzen.

Wie teilen wir den TeilnehmerInnen für jede Sitzung oder Präsentation mit, wo die Online-Ressourcen, Live-Streams, Chat-Räume oder virtuelle Meetings zu finden sind?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Bitte beachten Sie, dass die ConfTool GmbH keine Live-Streams oder Videokonferenz-Tools zur Verfügung stellt. Sie können aber dennoch die Agenda von ConfTool Pro nutzen, um Medien-Ressourcen wie z. B. Präsentationsfolien mit einer mündlichen Präsentation (z. B. PPT-Dateien mit Tonspur) und kurze Videos (z. B. MP4-Dateien) bereitzustellen. Nutzen Sie dazu die Final Upload-Funktion, mit der AutorInnen bis zu 3 Dateien hochladen können. Der Dateityp (Forumsbeitrag in englischer Sprache - EN) kann von den Organisatoren festgelegt werden und die maximale Dateigröße (EN) beträgt etwa 200 MB.

Wenn Sie einen Link zu externen Ressourcen wie Live-Streams, Chat-Räumen oder virtuellen Meetings zu Ihrem Veranstaltungsprogramm hinzufügen möchten, haben Sie zwei Möglichkeiten:

• Sie können zu jeder Sitzung im Veranstaltungsprogramm einen Link zu einer externen Ressource hinzufügen. Bitte gehen Sie auf diese Seite:
  Übersicht => Programmplanung => Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen => Sitzungen bearbeiten
  ...und tragen Sie den entsprechenden Link in das Feld „Externe Ressource“ ein. (siehe Bild 1.1).
  
• Sie können zu jeder Präsentation in der Agenda einen Link zu einer externen Ressource hinzufügen. Bitte gehen Sie zuerst auf diese Seite:
  Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
  ... und aktivieren Sie die Experteneinstellungen am unteren Ende der Seite.
  Für die Option „Ergänze das Feld „Externe Ressource“ wählen Sie eine der drei Einstellungen (siehe Bild 1.2), um die Funktion zu aktivieren. Bitte beachten Sie, dass eine der Optionen Autoren ermöglicht, die externe Adresse, die zu ihrem Video oder zu ihrer Präsentation führt, selbst einzugeben. Dieses Feld kann ebenso für das Formular für das Hochladen der Endversion des Beitrags aktiviert werden.
  
  Gehen Sie dann zu den Einreichungen und bearbeiten Sie diese:
  Übersicht => Beiträge und Gutachten => Liste der Beiträge => Details zum Beitrag => Beitragsdaten ändern
  Fügen Sie im Feld „Externe Ressource“ die URL der externen Ressource hinzu (siehe Bild 1.3).
  

Über die Option „Zugang zu externer Ressource“ können Sie für jede Sitzung festlegen, wer auf die externe Ressourcen in der Agenda zugreifen darf:
Übersicht => Beiträge und Gutachten => Liste der Beiträge => Details zum Beitrag => Beitragsdaten ändern
Die hier getroffene Einstellung bezieht sich sowohl auf die externe Ressource der Sitzung selbst als auch auf jede Präsentation, die dieser Sitzung zugeordnet ist (siehe Bild 1.1).

Hinweise:

• Bitte werfen Sie hierzu auch einen Blick auf einige der verfügbaren Tools für Live-Streaming und Webkonferenzen:
  Durchführung einer virtuellen Konferenz/einer Online-Konferenz
• Um unter den BenutzerInnen den Dialog über Präsentationen oder Sitzungen zu erleichtern, können Sie das Online-Diskussionsforum verwenden. Hinweise dazu finden Sie auf der Seite ConfTool als Diskussionsplattform für Sitzungen und / oder Präsentationen nutzen.
• Falls Sie möchten, dass die TeilnehmerInnen Einzelgesprächen miteinander Kontakt aufnehmen können, lesen Sie bitte die Anleitung „Persönliche Diskussionen zwischen den KonferenzteilnehmerInnen ermöglichen“.
• Wenn Sie herausfinden möchten, wie viele TeilnehmerInnen an einer Sitzung teilnehmen werden, dann überlegen Sie, ob die Funktion „Meine Agenda“ im ConfTool für Sie in Frage kommt. Sie ermöglicht es den BenutzerInnen, ihr persönliches Sitzungsprogramm zu erstellen und gibt den OrganisatorInnen einen Überblick darüber, welche Sitzungen am meisten gefragt sind.
• Sie können auch einfach Veranstaltungs-/Artikelgruppen und Veranstaltungen/Artikel (Formularelemente) verwenden, damit die BenutzerInnen bei der Registrierung zur Teilnahme wählen können, an welchen Sitzungen sie teilnehmen möchten. Weitere Informationen finden Sie hier: Estimating the number of attendees for single events (EN).
• Wenn Sie keine spezifischen Sitzungszeiten in der Konferenzagenda darstellen möchten, können Sie für jeden Zeitintervall eine alternative Zeitanzeige festlegen. Nähere Informationen hierzu finden Sie hier: Alternative Zeitanzeige für Sitzungszeiten.
• Darüber hinaus können Sie die BenutzerInnen wählen lassen, ob ihre lokale Zeitzone im Veranstaltungsprogramm angezeigt werden soll. Weitere Informationen dazu finden Sie auf dieser Seite: Anzeige der Konferenz-Zeitzone im Veranstaltungsprogramm und Aktivierung von persönlichen Zeitzonen.
• Sie können außerdem die URLs zu bekannten externen Ressourcen wie Zoom, Skype oder YouTube vom ConfTool-System automatisch in Schaltflächen umwandeln lassen: Display links to external resources in agenda as buttons (EN).

Wenn Sie sich entschieden haben, eine Online-Agenda mit einer mobilen App, z. B. Conference4Me zu erstellen, können Sie für jede Einreichung ein zusätzliches Feld aktivieren. Deren Inhalte, z. B. URLs zu Live-Streams oder virtuellen Konferenzsitzungen, werden dann in die mobile App exportiert und dort angezeigt.

Sie können zu jeder Präsentation in der mobilen App einen Link zu einer externen Ressource hinzufügen. Bitte gehen Sie zuerst auf diese Seite:
Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
... und aktivieren Sie die Experteneinstellungen am unteren Ende der Seite.
Für die Option „Ergänze das Feld „Externe Ressource für App“? “ wählen Sie „Ja“ (siehe Bild 2.1), um die Funktion zu aktivieren.
Gehen Sie dann zu den Sitzungen und bearbeiten Sie diese:
Übersicht => Programmplanung => Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen
Fügen Sie im Feld „Externe Ressource for Apps“ die URL zur externen Ressource hinzu (siehe Bild 2.2).