Topic: E-Mail Zustellungsfehler: Warum wurde meine E-Mail nicht zugestellt?

Einige vom ConfTool-System versendete E-Mails kommen als unzustellbar zurück.
Können Sie uns erklären, wie es zu diesen Zustellungsfehlern kommt und was wir dagegen tun können?

(Dieser Forumsbeitrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Es gibt verschiedene Gründe, warum E-Mails nicht zugestellt werden können.
Nachfolgend finden Sie die häufigsten Fehlerquellen sowie einige Hinweise wie man mit solchen Problemen umgehen kann. Wir stellen auch typische Fehlermeldungen vor, die jedoch von Mail-System zu Mail-System unterschiedlich ausfallen.

Die E-Mail-Adresse ist falsch geschrieben, der Teil vor dem @-Zeichen existiert nicht oder ist unbekannt. Normalerweise führt die Fehlermeldung den Code 550 auf.

Hinweis: Falsch geschriebene E-Mail-Adressen kommen im ConfTool bei den Adressen von Mitautoren häufiger vor, eher selten hingegen bei den Adressen von Benutzern, Teilnehmern oder einreichenden Autoren.

Wenn für einen Mitautor eine falsche E-Mail-Adresse eingegeben wurde, wenden Sie sich bitte direkt an den einreichenden Autor und bitten Sie Ihn darum, die korrekte E-Mail-Adresse einzutragen.

Falls sie der Meinung sind die E-Mail-Adresse enthält lediglich einen kleinen Tippfehler, so können Sie versuchen, die Person und somit die richtige E-Mail-Adresse per Suche im Web zu finden.

Typische Fehlermeldungen (In der Regel werden Fehlermeldungen auf Englisch zugestellt):

<unknown@example.com>: host example.com [123.123.123.123] said: 550 5.1.1 <unknown@example.com>: Recipient address rejected: User unknown in relay recipient table (in reply to RCPT TO command) <unknown@asdf.de>: host mx0.asdf.de[80.237.138.5] said: 550 User unknown (ID:440:1:2 (xxx.mc1.hosteurope.de)) (in reply to RCPT TO command) <unknown@online.de>: host xxx.kundenserver.de[123.123.15.40] said: 550 Requested action not taken: mailbox unavailable (in reply to RCPT TO command) <unknown@ada.com>: host aspmx.l.google.com[64.233.166.26] said: 550-5.1.1 The email account that you tried to reach does not exist. Please try 550-5.1.1 double-checking the recipient's email address for typos or 550-5.1.1 unnecessary spaces. Learn more at 550 5.1.1 https://support.google.com/mail/?p=NoSuchUser u48si4736933wrc.243 – gsmtp (in reply to RCPT TO command) Your message to unknown@asf.com couldn't be delivered. unknown wasn't found at asf.com. <user123@abc.com>: host cluster6.us.messagelabs.com[216.82.241.100] said: 550 Invalid recipient <user123@abc.com> (#5.1.1) (in reply to RCPT TO command)
Das Postfach des Empfängers ist voll. Dies war früher ein häufiges Problem, kommt aber heute nicht mehr so oft vor, da die meisten Anbieter ihren Nutzern genügend Speicherplatz zur Verfügung stellen.

Hinweis: Sie können versuchen, der Person eine sehr kurze E-Mail zu schicken, um sie über das Problem zu informieren. Vielleicht finden Sie auch andere Möglichkeiten diese zu kontaktieren und auf das volle Postfach hinzuweisen. Der Empfänger muss jedenfalls in seinem E-Mail-Konto Platz schaffen, indem er Nachrichten aus dem Postfach löscht. Falls Sie keine Möglichkeit haben Ihn auf das überfüllte Postfach aufmerksam zu machen, versuchen Sie es ein paar Tage später erneut. Oftmals hat der Empfänger es inzwischen selbst bemerkt oder er wurde von anderen darauf hingewiesen.

Typische Fehlermeldungen:
<unknown@example.com>: host xxx.example.com said: 552 <user@example.com>... Mailbox is full <unknown@example.com>: User is over the quota. You can try again later. Mailbox limit exceeded while appending message 550 <user@example.com>... Can't create output <user@example.com>: host mail9.example.com said: 552 Requested mail action aborted: exceeded storage allocation
Der Mailserver existiert nicht, ist (vorübergehend) nicht erreichbar oder akzeptiert aus anderen Gründen keine E-Mails. Möglicherweise ist der Server grade offline, oder er wurde nicht richtig konfiguriert.

Hinweis: Sie können versuchen, den Empfänger auf eine andere Weise zu kontaktieren, z. B. über eine andere E-Mail-Adresse oder telefonisch. Wenn Sie vermuten, dass an unserem ConfTool-Server liegt, melden Sie sich bitte bei uns unter der Ihnen bekannten E-Mail-Service-Adresse.

Typische Fehlermeldungen:
<unknown@teste.com>: connect to teste.com[123.123.150.89]:25: Connection timed out <user@domain.com>: Name service error for domain domain.com: Host not found, try again <user@example.f>: Host or domain name not found. Name service error for name=example.f type=A: Host not found
Probleme mit Spam-Filtern. Manchmal werden E-Mails aufgrund von Regeln der Spam-Filter der empfangenden Server als Spam eingestuft und abgelehnt.

Hinweis: Meistens wird dies durch einen Fehler im Spam-Filter verursacht, denn in der Regel ist es nicht sinnvoll, alle E-Mails eines bestimmten Servers als Spam zu klassifizieren, zumal weder wir noch unsere Kunden unerwünschte E-Mails versenden. Zudem sind unsere Server unseres Wissens nach in keiner Spam-Server-Liste aufgeführt.

In den meisten Fällen muss das Problem somit von den Administratoren des empfangenden Servers behoben werden. Kontaktieren Sie darum bitte direkt Ihren Provider und bitten Ihn das Problem zu lösen. Leiten Sie bitte auch die empfangene Fehlermeldung weiter, das kann den IT-Mitarbeitern helfen, der Sache auf den Grund zu gehen. Sofern möglich versuchen Sie, den Empfänger auf anderem Wege zu kontaktieren.

Sie können auch versuchen, eine E-Mail mit der Fehlermeldung an "postmaster@domain.com" zu senden (wobei domain.com der Domainname des jeweiligen E-Mail-Servers ist), mit der Bitte das Problem zu lösen.

Es gibt zwei Ausnahmen, bei denen Sie selbst (oder wir) handeln müssen, um das Problem zu lösen.

a) Die folgende Fehlermeldung bedeutet, dass der Mailserver die Mails ablehnt, weil er die Absenderadresse registrations@conference2019.net nicht akzeptiert:

<registrations@conference2019.net>: host xxx.server.lt[194.135.87.23] said: 550-SPF check failed - 88.99.71.145 is not allowed to send mail from 550 conference2019.net (in reply to RCPT TO command)

Um dieses Problem zu lösen, verwenden Sie bitte den von uns für Sie bereitgestellten E-Mail-Alias (z. B. conference2019@conftool.net) als Absenderadresse für Ihre ConfTool-Installation. Der Mailserver sollte dann Ihre E-Mails akzeptieren. Wenn Sie die Absendeadresse nicht korrigieren, besteht die Gefahr, dass auch weitere Server Ihre E-Mails als Spam klassifizieren oder sogar ohne Vorankündigung löschen.

Alternativ können Sie conftool.net, conftool.com, conftool.org und conftool.pro als erlaubte Sendeadressen zu den SPF-Einträgen der Domain-Namenseinträge Ihres E-Mail-Servers "conference2019.net" hinzufügen.

Bitte fügen Sie folgenden SPF-Eintrag zu Ihrer DNS-Zone als TXT-Eintrag hinzu:
conference2019.net TEXT =v=spf1 a mx a:conftool.net a:conftool.com a:conftool.org a:conftool.pro ~all

Es gibt noch eine weitere Möglichkeit: Senden Sie uns die SMTP-Logindaten Ihres E-Mail-Servers (z. B. von „conference2019.net“) und wir versenden alle E-Mails direkt über Ihren Server (es ist langsamer, funktioniert aber). Weitere Informationen oder Hilfe zu dem Thema erhalten Sie auch von den IT-Mitarbeiter Ihrer Einrichtung bzw. Ihres Providers.

b) Manchmal gibt es Probleme mit den E-Mail-Servern von Microsoft (hotmail.com, outlook.com, etc.).

Microsoft verwendet eigene Blacklists für Spam-Server und verwendet (interne) Regeln für diese Listen. Sie sind bekannt dafür, dass es dort viele falsche Einträge gibt.

In so einem Fall kontaktieren Sie uns bitte, wir schreiben dann dem Microsoft-Support und bitten sie, unsere Server von deren Blacklists (wieder) zu entfernen.

Beispiel einer solchen Fehlermeldung:
<test@hotmail.com>: host mx2.hotmail.com[104.44.194.236] said: 550 SC-001 (SNT004-MC10F3) Unfortunately, messages from 148.251.246.136 weren't sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list. You can also refer your provider to http://mail.live.com/mail/troubleshooting.aspx#errors. (in reply to MAIL FROM command)
Fehlermeldung eines nicht richtig konfigurierten Mail-Servers. Bei einem falsch konfigurierten Server oder einer falsch eingerichteten Adresse kann es vorkommen, dass E-Mails trotz vorhandener Mailbox nicht zugestellt werden können. Beispielsweise werden dann E-Mails in einer Endlosschleife weitergeleitet. Einen Fehlercode gibt es in diesem Fall oft nicht. Der Absender wird dann mittels einer „Delivery Status Notification“, die wie folgt aussehen kann, informiert:

„This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Unable to deliver message to the following recipients, because the message was forwarded more than the maximum allowed times. This could indicate a mail loop. “
Warnmeldungen des sendenden Servers, wenn eine E-Mail nicht zeitnah zugestellt werden kann. Sofern der ConfTool-Mail-Server eine Nachricht nicht innerhalb von 4 Stunden zustellen kann, schickt er an die Absendeadresse eine Warnmeldung, die folgendermaßen aussieht:

This is the mail system at host conftool.xxx. #################################################################### # THIS IS A WARNING ONLY. YOU DO NOT NEED TO RESEND YOUR MESSAGE. # #################################################################### Your message could not be delivered for more than 4 hour(s). It will be retried until it is 5 day(s) old. For further assistance, please send mail to postmaster. If you do so, please include this problem report. You can delete your own text from the attached returned message.

Achtung, hierbei handelt es sich nur um eine Warnung, nicht um einen Fehler. Der Server versucht trotzdem fünf Tage lang weiter, die E-Mail zuzustellen. Sollte dies nicht erfolgreich sein, so wird die Mail nach 5 Tagen gelöscht und Sie erhalten eine Fehlermeldung (siehe Punkt 3 oben).

In der Regel werden aber alle Mails innerhalb von Sekunden zugestellt, daher können solche Meldungen zum Beispiel auftreten, wenn ein Mail-Server temporär nicht erreichbar ist.

Eine Besonderheit betrifft den Spam-Filter von Google Mail:
Der Spam-Filter von Google Mail blockiert E-Mails, die aufgrund des Inhalts oder von Links innerhalb der E-Mail als verdächtig erscheinen. Solche E-Mails werden dem Empfänger zunächst nicht zugestellt, die Zustellung erfolgt dann aber häufig innerhalb weniger Stunden trotzdem. Der Spam-Filter von Google Mail nutzt „Machine Learning“ um Spam und gefährliche Mails zu erkennen und erkennt meist nach einiger Zeit, dass die Mail doch ungefährlich ist.

Beispielmeldung von Google Mail in solchen Fällen:
<nobody@gmail.com>: host alt1.gmail-smtp-in.l.google.com[108.177.14.26] said: 421-4.7.0 [144.76.152.58 15] Our system has detected that this message is 421-4.7.0 suspicious due to the nature of the content and/or the links within. 421-4.7.0 To best protect our users from spam, the message has been blocked. 421-4.7.0 Please visit 421 4.7.0 https://support.google.com/mail/answer/188131 for more information. f2si109964lfm.40 - gsmtp (in reply to end of DATA command)

Wenn Sie sich generell für die Bedeutung der Codes in der Fehlermeldung interessieren, besuchen Sie bitte die Seite „Understanding SMTP Error Codes“.

Einige relevante Informationen zu automatisch generierten Nachrichten finden Sie auf der Seite „Automatically generated e-mails are rejected and cause error messages“.