IEEE-Konferenzanleitung für ConfTool Pro

Diese Seite bietet eine Anleitung für IEEE-Konferenzen, die mit ConfTool Pro organisiert werden.
Es werden folgende zwei Fragen adressiert:

• Was sollten Organisatoren berücksichtigen, wenn Sie das ConfTool-System verwenden?
• Welche Hinweise und Empfehlungen sollten Organisatoren ihren Autoren geben? Was sollten Autoren berücksichtigen?
  Weiter unten finden Sie eine Vorlage für die Information, die Sie Ihren Autoren zur Verfügung stellen können.
  Der Text in Rot muss durch Ihre konferenzspezifischen Daten ersetzt werden.

(Dieser Forumsbeitrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Wenn Sie als Organisator eine IEEE-Konferenz mit ConfTool Pro organisieren möchten, müssen Sie einem bestimmten Prozess Schritt für Schritt folgen:

• Ihre Konferenz muss von IEEE überprüft und genehmigt werden, bevor Sie eine IEEE-Förderung bewerben können oder die IEEE-Marke nutzen dürfen.
  Nachdem Ihre Konferenz genehmigt wurde, wird sie in der IEEE-Konferenzsuche „IEEE Conference Search“ und dem „IEEE Call for Papers“ aufgeführt.
• Füllen Sie das Formular „IEEE Conference Publication Form“ aus und reichen Sie es ein. Dieses Formular ist Ihre Anfrage, um Ihre Konferenzbeiträge für das IEEE-Konferenz-Veröffentlichungsprogramm „IEEE Conference Publication Program (CPP)“ und für die digitale Bibliothek „IEEE Xplore digital library“ einzureichen.
• Lesen und bestätigen Sie das Schreiben „Letter of Acquisition (LoA)“, das Ihnen zugeschickt wird, nachdem das Formular „IEEE Conference Publication Form“ von IEEE empfangen und genehmigt wurde. Sie müssen das LoA bestätigen, damit Ihre Inhalte zur Veröffentlichung in IEEE Xplore weiter verarbeitet werden.
• Das Schreiben „Letter of Acquisition (LoA)“ enthält einen Urheberrechtsvermerk „Copyright Clearance Code Notice”.
  Bitte teilen Sie diesen Urheberrechtsvermerk mit allen Autoren, so dass sie ihn auf ihren finalen Beiträgen einfügen können, die zur Konferenz eingereicht werden.
  
  Autoren müssen den Urheberrechtsvermerk auf der ersten Seite ihres finalen Beitrags in der Fußzeile hinzufügen.
  Dieser Schritt sollte abgeschlossen sein, bevor die PDF des finalen Beitrags erstellt wird.
  
  Falls Sie Hilfe bei der Kommunikation dieser Information an Ihre Autoren benötigen, können Sie diese IEEE-Vorlage herunterladen.
• Autoren müssen IEEE PDF eXpress verwenden, um die PDF-Datei ihres Beitrags vor der Einreichung auf IEEE-Konformität zu überprüfen.
  Beiträge, die nicht IEEE-konform sind, werden weder im weiteren Ablauf berücksichtigt noch veröffentlicht.
  
  IEEE PDF eXpress ist ein Werkzeug für Autoren, das IEEE-Konferenzorganisatoren dabei unterstützt, von ihren Autoren IEEE-Xplore-kompatible PDFs zu erhalten. Autoren müssen ein neues Benutzerkonto bei IEEE PDF eXpress anlegen und müssen die Konferenz-ID von Ihnen als Konferenzorganisator kennen.
  
  Folgen Sie dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung um sicherzustellen, dass alle Dokumente, die Sie erhalten, die IEEE-Anforderungen zur Veröffentlichung erfüllen. Bitte testen Sie es im Voraus.
  
  Bitte aktivieren Sie die Phase zur Einreichung der Endfassungen in ConfTool und wählen Sie den Filter pdf(ieee) als Dateityp für PDF-Dateien. Dieser Filter überprüft, ob die Dateien zuvor mit IEEE eXpress validiert wurden.
  
  • Sie können die Phase zur Einreichung der Endfassungen hier aktivieren:
    Übersicht => Einstellungen => Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung
    Bitte setzen Sie die Fristen dementsprechend: Deaktivieren Sie die Phase für die „Einreichung und Upload von Beiträgen für die Tagung“ und aktivieren Sie die Phase zur „Einreichung der Endfassungen aller angenommenen Beiträge“ (siehe Bild 1).
  • Sie können die Dateiformate für Uploads von Beiträgen hier definieren:
    Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
    Scrollen Sie zu „Unterstützte Dateitypen“ und geben Sie die erlaubten Dateiendungen getrennt durch Kommata ein:
    
    • PDF(ieee) erlaubt ausschließlich Uploads von PDF-Dateien, die zuvor mit IEEE eXpress validiert wurden. Sie können dies auch mit einer maximalen Seitenanzahl kombinieren. Beispiel: pdf(ieee:10) für PDF-Dateien mit bis zu 10 Seiten.
    • Wenn Sie zusätzlich eine minimale Seitenanzahl definieren möchten, nutzen Sie bitte einen Definitionsbereich mit pdf(a-z), wobei a die minimale und z die maximale Seitenanzahl darstellt.
      Beispiel: pdf(ieee:5-10) für PDF-Dateien, die mit IEEE eXpress validiert sein müssen und mindestens 5 sowie maximal 10 Seiten besitzen. Das Hochladen anderer Dateien wird vom ConfTool-System abgelehnt werden.
    
    Für detailliertere Informationen lesen Sie bitte diesen Forumsbeitrag (bisher nur auf Englisch verfügbar):
    https://www.conftool.net/ctforum/index.php/topic,126.0.html#msg278
• Laut IEEE-Richtlinien müssen alle Autoren, die ihre Beiträge in der digitalen Bibliothek „IEEE Xplore digital library“ veröffentlichen möchten, eine Übertragung des Urheberrechts bereitstellen. Das Formular „Electronic Copyright Form (eCF)“ muss ausgefüllt werden, um die Rechte des geistigen Eigentums an IEEE zu übertragen. Ein kurzer Prozess führt die Autoren zum entsprechenden Formular, das durch Eintippen ihrer Namen und Klicken auf die „Submit“-Schaltfläche unterschrieben wird.
  
  Mit ConfTool Pro haben Sie die Möglichkeit das Formular „IEEE electronic copyright form“ zu nutzen, um die Übertragung der Urheberrechte an IEEE automatisch zu steuern. Autoren werden von ConfTool zum IEEE eCF-System geleitet und der Status dieses Prozesses wird automatisch in Ihrem ConfTool-System gespeichert.
  
  Um Ihren Autoren das Formular „IEEE electronic copyright form“ zur Verfügung zu stellen, müssen Sie das Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts in ConfTool in den „Einstellungen für die Einreichung von Beiträgen“ aktivieren:
  Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
  
  Im Abschnitt „Elektronisches Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte?“ können Sie das IEEE-Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte auswählen. Bitte beachten sie, dass ein IEEE „Publication Title" und der „Art Source Code“ benötigt werden. Sie müssen diese Codes beim IEEE Copyright-Support Team per E-Mail anfragen (die E-Mail-Adresse finden Sie im selben Abschnitt). Bitte übersenden Sie dem IEEE Copyright-Support Team die „POST URL“ und die „Update URL“ Ihrer ConfTool Installation. Nach dem Erhalt des „Publication Title“ und des „Art Source Code“, geben Sie diese Daten in die entsprechenden Felder ein (siehe Bild 2).
  
  Bitte denken Sie daran, die dazugehörige Phase hier zu aktivieren:
  Übersicht => Einstellungen => Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung
  Gehen Sie zum Abschnitt „Elektronisches Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts“, aktivieren Sie das Modul und setzen Sie ein Anfangs- und Enddatum.
  
  Für eine detailliertere Beschreibung des Prozesses zur Übertragung des Nutzungsrechts an IEEE mit ConfTool Pro können Sie auch diesen Forumsbeitrag lesen (bisher nur auf Englisch verfügbar):
  https://www.conftool.net/ctforum/index.php/topic,262.0.html#msg594
  
  Wir empfehlen Ihnen, Ihre Einstellungen mit einem Dummy-Beitrag zu testen.
  
  Wichtig: Leider versendet das IEEE-Nutzungsrechte-System nicht verlässlich Bestätigungsnachrichten für jedes unterschriebene Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts an das ConfTool-System. Deshalb ist es sinnvoll, die Liste der unterschriebenen Formulare im IEEE-System mit den Daten im ConfTool-System zu vergleichen. Die Organisatoren können ausstehende Nutzungsrechte-Bestätigungen in ConfTool leicht manuell bestätigen. Bitte gehen Sie zu den Beitragsdetails, wählen im Abschnitt „Aktionen“ die Option „Elektronisches Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts“ und klicken dann auf den Link „Status des IEEE Formulars zur Übertragung der Nutzungsrechte nur in ConfTool bestätigen“ am Ende der Seite (siehe Bild 3).

Wenn Sie als Autor einen Beitrag für eine IEEE-Konferenz, die mit ConfTool Pro organisiert wird, veröffentlichen wollen, müssen Sie diese Anweisungen zur Einreichung von druckfertigen Endversionen befolgen:


Schritt 1: Bereiten Sie Ihr überarbeitetes Manuskript vor

Berücksichtigen Sie die Kommentare des Gutachters so gut wie möglich und geben Sie Ihrem Manuskript den letzten Feinschliff.

Schritt 2: IEEE-Urheberrechtsvermerk (Beispiel)

Vor dem Erstellen der PDF der Endversion Ihres Beitrags, fügen Sie den IEEE-Urheberrechtsvermerk in der Fußzeile der ersten Seite ihres Beitrags hinzu. (Optionen des Urheberrechtsvermerks mit korrekter ISBN/ISSN wie im Schreiben „Letter of Acquisition“ von IEEE bereitgestellt):

• Für Beiträge bei denen alle Autoren bei der US-Regierung angestellt sind, lautet der Urheberrechtsvermerk:
  U.S. Government work not protected by U.S. copyright
• Für Beiträge bei denen alle Autoren bei einer Regierung der Britischen Krone angestellt sind (Großbritannien, Kanada und Australien), lautet der Urheberrechtsvermerk:
  LoA-ISBN/ISS/$31.00 © KonferenzJahr Crown
• Für Beiträge bei denen alle Autoren bei der Europäischen Union angestellt sind, lautet der Urheberrechtsvermerk:
  LoA-ISBN/ISSN/$31.00©KonferenzJahr European Union
• Für alle anderen Beiträge lautet der Urheberrechtsvermerk:
  LoA-ISBN/ISSN/$31.00 © KonferenzJahr IEEE

Schritt 3: Erstellung von IEEE-Xplore-kompatiblen PDFs

Die Endversion des Beitrags muss ins PDF-Format konvertiert werden, mit Einstellungen konform der Anforderungen der digitalen Bibliothek „IEEE Xplore digital library“. Bitte nutzen Sie zu diesem Zweck das Web-Tool IEEE PDF eXpress. PDF-Dateien, die auf eine andere Weise erstellt wurden, könnten nicht IEEE-konform sein und werden weder im weiteren Ablauf berücksichtigt noch veröffentlicht.

Nachfolgend finden Sie eine Anweisung, wie Sie mit dem Web-Tool IEEE PDF eXpress ein IEEE-Xplore-kompatibles PDF erstellen können.

• Gehen Sie auf die PDF eXpress Webseite.
• Wenn Sie noch kein Benutzerkonto besitzen, erstellen Sie bitte ein neues IEEE PDF eXpress Benutzerkonto, indem Sie auf den Link "New Users - Click here" klicken.
• Geben Sie folgende Konferenz-ID an: KonferenzID (bitte ersetzen!).
• Fahren Sie mit dem Eingeben der geforderten Informationen fort. Sie werden eine E-Mail erhalten, die die erfolgreiche Erstellung Ihres Benutzerkontos bestätigt.
• Nach der Anmeldung, laden Sie bitte die Quelldatei Ihres druckbereiten Beitrags (z.B. DOC, DOCX, TEX usw.) zur Umwandlung in eine PDF-Datei hoch. Alternativ können Sie auch nur Ihre bereits erstellte PDF-Datei auf Konformität überprüfen.
• Nach einigen Minuten werden Sie die IEEE-Xplore-kompatible PDF-Version Ihres Beitrags per E-Mail erhalten.
• Falls bei der Erstellung Ihrer PDF Probleme auftreten, steht Ihnen technische Unterstützung per E-Mail zur Verfügung: pdfsupport@ieee.org
• WICHTIG: Nachdem Sie alle Schritte auf der PDF-eXpress-Webseite abgeschlossen haben, kehren Sie zur ConfTool-Installation Ihrer IEEE-Konferenz zurück und reichen Ihre finale, Xplore-kompatible PDF ein (siehe Schritt 5 weiter unten).

Schritt 4: Einreichung des IEEE elektronischen Formulars zur Übertragung des Nutzungsrechts

Um Ihren akzeptierten Beitrag im Tagungsband sowie in der digitalen Bibliothek „IEEE Xplore digital library“ aufzunehmen, muss einer der Autoren das elektronische Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts „IEEE electronic copyright form“ ausfüllen und unterschreiben. Das IEEE-Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte kann über ConfTool einfach online ausgefüllt werden. Bitte führen Sie folgende Schritte durch:

• Melden Sie sich bei Ihrem ConfTool-Benutzerkonto an.
• Gehen Sie zu Übersicht => Ihre Einreichungen und klicken auf den Titel Ihres akzeptierten Beitrags.
• Überprüfen Sie, ob der Beitragstitel und die Liste der Autoren korrekt sind und EXAKT mit den Angaben im finalen Beitrag übereinstimmen. (HINWEIS: Ohne den korrekten Titel und der vollständigen Liste der Autoren mit den richtigen Zugehörigkeiten ist das IEEE elektronische Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts ungültig und der Beitrag kann nicht im Tagungsband aufgenommen werden). Entweder aktualisieren Sie die Beitragsdetails entsprechend (wenn möglich) oder kontaktieren die Organisatoren und bitten Sie dies für Sie zu übernehmen.
• Verwenden Sie den Link „Elektronisches Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts“ auf der rechten Seite (siehe Bild 1).
• Drücken Sie auf die Schaltfläche unten rechts auf der nächsten Seite (siehe Bild 2).
• Sie werden zur IEEE-Webseite zur Einreichung des elektronischen Formulars zur Übertragung des Nutzungsrechts weitergeleitet (siehe Bild 3).
• Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm und beantworten Sie alle Fragen.
• Am Ende dieses Verfahrens wird das IEEE elektronische Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts angezeigt. Bitte geben Sie das aktuelle Datum ein und schreiben Ihren Namen am unteren Ende des Formulars und reichen es abschließend ein.
• Bitte gehen Sie sicher, dass Sie die „Done“-Schaltfläche am Ende des IEEE-Unterzeichnungsprozesses drücken, andernfalls kann Ihre Unterzeichnung möglicherweise nicht in ConfTool bestätigt werden (siehe Bild 4).
• Nach Abschluss dieses Prozesses werden Sie eine Bestätigungs-E-Mail von IEEE erhalten. Der Beitrag wird in ConfTool als unterschrieben markiert.

Schritt 5: Einreichung der Endversion Ihres Beitrags

Bitte melden Sie sich bei ConfTool an und laden die durch IEEE PDF eXpress validierte PDF hoch, bevor die Frist für die Einreichung der Endversionen verstreicht:

• Gehen Sie zu Übersicht => Ihre Einreichungen und klicken auf den Titel Ihres akzeptierten Beitrags.
• Verwenden Sie den Link „Endversion übertragen“ auf der rechten Seite, um Ihre finale, validierte PDF hochzuladen.