Sind elektronische / digitale Rechnungen steuerlich zulässig?

Teilnehmerinnen und Teilnehmer  haben uns gefragt, ob elektronisch erstellte und verschickte Rechnungen steuerlich zulässig sind bzw. erwarten von uns, dass wir ihnen die Rechnung per Post zuschicken. Was ist korrekt?

Bitte beachten Sie, dass wir keine steuerliche Beratung geben können oder dürfen. Wir haben hier lediglich – ohne jegliche Gewähr - einige Informationen mit Quellen für Sie zusammengestellt. Bitte wenden Sie sich an einen Steuerberater, wenn Sie eine verbindliche Aussage benötigen.

Bereits durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 wurden am 01.07.2011 elektronische Rechnungen den Papierrechnungen gleichgestellt. Als elektronische Rechnung galten dabei sowohl digitale Rechnungen in bildhafter Darstellung (wie PDF, PNG, HTML) als auch in strukturierten Datenformaten (wie XML). Gleichzeitig wurde die Notwendigkeit einer digitalen Signatur für elektronische Rechnungen abgeschafft. Nähere Informationen hierzu finden Sie auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums: Vereinfachung der elektronischen Rechnungsstellung zum 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011.

Des Weiteren möchten wir auf die Bestimmungen in der „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“ (E-Rechnungs-Verordnung / E-Rech-VO) verweisen, mittels derer die Abrechnung von Leistungen nach Erfüllung öffentlicher Aufträge geregelt wird: Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes.

Dort ist festgelegt, dass ab einem bestimmten Zeitpunkt (27. November 2020) öffentliche Verwaltungen in der Bundesrepublik nur noch elektronisch strukturierte Rechnungen akzeptieren dürfen. Von dieser Regelung sind Rechnungen ausgenommen, deren Betrag unter der Grenze von 1.000 Euro netto liegt (siehe Alles Wissenswerte zum E-Rechnungs-Gesetz).

Seit dem 1. Januar 2020 sind zudem die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ zu beachten. Durch die GoBD werden Anforderungen für die korrekte Dokumentation von Geschäftsvorfällen auf die dabei eingesetzten EDV-Systeme ausgeweitet und definiert. Konkret gibt diese vor, dass eine Verfahrensdokumentation zu erstellen ist, die Vorgehensweisen und Maßnahmen für die elektronische Verarbeitung und Aufbewahrung von Dokumenten beschreibt (insbesondere, wenn diese digitalisiert werden). Siehe auch: BMF-Schreiben zur GoBD

Im Folgenden werden einige der Punkte zusammengefasst, die bei der Erstellung, dem Versand und der Archivierung elektronischer Rechnungen beachtet werden sollten.

• Pflichtangaben auf Rechnungen: Auf einer elektronisch verschickten Rechnung müssen dieselben Pflichtangaben enthalten sein wie auf einer Papierrechnung. Dies bedeutet, dass sie alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllen muss, vor allem die Kriterien des § 14 (4) Umsatzsteuergesetzes . Grundsätzlich wird rechtlich zwischen einer Rechnung in Papierform und in der elektronischen Variante nicht mehr unterschieden (siehe Steuervereinfachungsgesetz, S. 2).
• Zustimmung des Rechnungsempfängers: Der Empfänger der Rechnung muss der Übermittlung auf elektronischem Wege (also z. B. per E-Mail oder per Zugriff über das Internet) zustimmen. Diese Zustimmung muss aber nicht explizit erfolgen und ist formlos; sie kann auch erfolgen, indem die Rechnung bezahlt wird (rechtlich als „stillschweigende Willenserklärung“, siehe Steuervereinfachungsgesetz, S. 5).
  
• Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit der Rechnung: Echtheit bedeutet in diesem Zusammenhang, dass der Empfänger sicherstellen muss, dass die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig und überprüfbar ist. Als unversehrt gilt der Inhalt, wenn sichergestellt wird, dass die gesetzlich erforderlichen Angaben nicht verändert werden. Zudem muss für die Dauer der Aufbewahrungsfrist (s.u.) gewährleistet sein, dass auch die elektronische Rechnung jederzeit lesbar ist (siehe z. B. GoBD, S. 15, 30 u. 37).
• Betriebliches Kontrollverfahren / Prüfpfad: Zu den Aufgaben der innerbetrieblichen Kontrolle mittels kaufmännischen Rechnungswesens gehört die Überprüfung der Herkunft sowie der Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung (siehe Nachweispflichten bei elektronischen Rechnungen). Die in den GoBD definierten Anforderungen verlangen zudem, dass auch die technischen Verfahren dokumentiert werden, mit denen elektronische Rechnungen erstellt, versandt, empfangen, verarbeitet und archiviert werden (siehe GoBD, S. 36).
• Archivierung der Rechnung: Elektronische Rechnungen müssen elektronisch und revisionssicher archiviert werden. Dabei ist es nicht legitim, die Rechnungen auszudrucken und lediglich in Papierform zu archivieren. Elektronische Rechnungen müssen zwingend in dem Format archiviert werden, in dem sie eingegangen sind. Zur Einspielung der Rechnung in das IT-Systems des Rechnungsempfängers darf das Format geändert werden, die Änderung muss aber in der der firmeneigenen „Verfahrensdokumentation“ nachgewiesen werden. Werden elektronische Rechnungen in ein betriebsinternes Format umgewandelt, sind beide Dateien miteinander zu verknüpfen und aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist elektronischer Rechnungen beträgt ebenfalls 10 Jahre (siehe Steuervereinfachungsgesetz, S. 3, für den gesamten Aspekt z. B. GoBD, S. 32f.).
• Rechnungsformat: Anstelle von einfachen, „freien“ PDF Dateien sollen Dateien im Format PDF/A3 erstellt, verarbeitet und archiviert werden. Hierbei kommt zum sichtbaren konventionellen PDF-Teil ein eingebetteter maschinenlesbarer Teil im XML-Format hinzu (s. GoBD, S. 30). Für das Format einer elektronischen Rechnung gibt es bisher keine allgemein oder international einheitlich verbindlichen Richtlinien. In den GoBD wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass „angesichts der rasch vorschreitenden Entwicklung (…) technische Vorgaben oder Standards (z. B. Archivierungsmethoden oder Kryptografieverfahren)“ nicht festgelegt werden. Grundsätzlich ist aber absehbar, dass Formate wie PDF, die über keine maschinell auslesbaren Elemente verfügen, von öffentlichen Verwaltungen nicht mehr akzeptiert werden dürfen.
  
  In den GoBD werden als Beispiele des Datenformats für elektronische Rechnungen die XRechnung und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) genannt. Der europäischen Norm EN 16931 entsprechend verfügen beide Formate über dieselbe Datenstruktur, wobei die „XRechnung“ allerdings ein reines XML-Format ist. Das ZUGFeRD-Datenformat hingegen ist eine PDF-Datei (im PDF/A3-Format) mit eingebetteter XML-Datei (dazu auch Fragen und Antworten zum ZUGFeRD-Datenformat).
  
  Das Format „XRechnung“ ist momentan als Standardformat für die öffentliche Verwaltung vorgesehen und soll die Mindestanforderungen an eine elektronisch strukturierte Rechnung erfüllen (siehe z. B. E-Rech-VO, §4. Auch wenn die beiden genannten Formate also nicht völlig identisch sind, erfüllt auch das ZUGFeRD-Datenformat diese Mindestanforderungen).
  

Informationen zum Thema „ZUGFeRD“ erhalten Sie auf der Website des Forums elektronische Rechnung Deutschland.
 
Als guter Einstieg und Überblick bietet sich die Veröffentlichung Die elektronische Rechnung - ein Praxisleitfaden für Unternehmen an.

Zudem möchten wir auf die Website des Verbands Elektronische Rechnung hinweisen. Dort finden Sie Informationen zum Thema X-Rechnung oder auch aktuelle Hinweise.