Stornierung einzelner Veranstaltungen/Artikel und Rückerstattung von (Teil-)zahlungen

Einige unserer Teilnehmer haben nicht nur die eigentliche Konferenz, sondern unbeabsichtigt auch weitere Einzelveranstaltungen/Artikel gebucht und bezahlt (wie z.B. ein extra Konferenzdinner), und wollen diese Buchung stornieren und die hierfür geleistete Zahlung erstattet bekommen.
Wir bieten für unsere Veranstaltung verschiedene Zahlungsmethoden (inklusive Kreditkartenzahlung) an.

Wie können wir am einfachsten ein Teilstorno für eine einzelne Veranstaltung/einen Artikel vornehmen und für die hierfür bereits geleistete Zahlung eine Erstattung veranlassen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Zunächst gehen Sie bitte auf die Liste aller Teilnehmer:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer

Nun bearbeiten Sie die entsprechende Registrierung, indem Sie in der rechten Spalte "Aktionen" auf "Teilnahmedaten ändern" klicken. Nehmen Sie nun Ihre Änderungen an der Registrierung vor (d.h. reduzieren Sie entweder die Anzahl eines gebuchten Artikels oder löschen Sie die getroffene Auswahl).

Bitte beachten Sie:
Es gibt zwei unterschiedliche Rechnungsmodi von ConfTool Pro.

Je nach gewähltem Modus haben Sie nun unterschiedliche Möglichkeiten:

MODUS A
Wichtig: Wenn Sie eine neue Rechnungsnummer erstellen möchten, scrollen Sie bitte ganz nach unten in den Bereich "Administrative Daten (Nur von Admins und Konferenz-Organisatoren auswählbar)" und aktivieren Sie hier die Checkbox der Option "Neue Rechnungsnummer generieren" (siehe Abbildung 1). Bevor Sie die neuen Einstellungen sichern, drucken Sie die ursprüngliche Rechnung noch einmal aus. Das Abspeichern der geänderten Registrierung hat zur Folge, dass die alte Rechnung im System überschrieben und somit nicht länger abrufbar sein wird!

MODUS B
Wenn Sie Modus B verwenden, gehen Sie bitte zunächst zum Abschnitt "Aktualisierungsmodus für vorhandene Transaktionen (Rechnungen)" und wählen Sie für die Option "*Aktualisierungsmodus" eine der verfügbaren Einstellungen aus (siehe Abbildung 2):

• Eine separate Rechnung für hinzugefügte Veranstaltungen/Artikel erstellen und dabei - wenn möglich - die ursprüngliche(n) Transaktion(en) unverändert lassen.
  -> Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie zusätzliche Rechnungen für alle hinzugefügten Artikel oder Veranstaltungen erstellen möchten.
• Aktualisieren der letzten Transaktion (Rechnung XXX), sofern möglich.
  -> Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie die bestehende Rechnung mit neuen Daten überschreiben wollen.
• Storniere alle früheren Rechnungen durch entsprechende Korrekturrechnungen (Gutschriften) und erstelle eine neue Transaktion (Rechnung) für den Teilnehmer.
  -> Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie die aktuelle(n) Rechnung(en) des Teilnehmers stornieren und eine neue Rechnung mit der aktuellen Buchung erstellen möchten.

Wenn Sie Ihre Wahl getroffen haben, fahren Sie mit der Bearbeitung der Teilnahmeanmeldung fort und speichern Sie die Änderungen. In den meisten Fällen ist es sinnvoll, die Schaltfläche "Speichern und eine neue Bestätigungs-E-Mail senden" auszuwählen, um den Teilnehmenden über die von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu informieren.
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Sollte bisher keine Zahlung erfolgt sein, ist an dieser Stelle keine weitere Aktion durch Sie mehr erforderlich.

Wenn die Zahlung für die jetzt stornierte Teilbuchung bereits vorgenommen wurde, müssen Sie eine Rückerstattung vornehmen. Dabei müssen Sie dieselbe Zahlungsmethode verwenden, die bei der ursprünglichen Zahlung benutzt wurde. Wenn die Rückerstattung über ein Online-Bezahlsystem erfolgen soll, loggen Sie sich bitte in dieses ein und führen Sie die Erstattung dort durch. Bitte beachten Sie: Nur sehr wenige Online-Bezahlsysteme (wie PayPal, Stripe oder Ogone/Ingenico) übermitteln Erstattungen automatisch an das ConfTool-System.

Das bedeutet, dass Sie in der Regel zudem die Rückzahlung manuell im ConfTool-System vermerken müssen.
Gehen Sie hierfür bitte wiederum auf die Liste aller Teilnehmer
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer
und bearbeiten Sie die Zahlung, indem Sie in der rechten Spalte "Zahlungen verwalten" auswählen.

Dann wählen Sie in der Liste die Zahlung aus, die Sie erstatten möchten und klicken dann auf den Button "Zahlung rückerstatten oder löschen" (siehe Abbildung 3).
Auf der nächsten Seite können Sei den Betrag eingeben, den Sie erstatten möchten (als positiven Betrag) und wählen dann den Knopf "Zahlung Rückerstatten" (Abbildung 4) aus. Der Teilnehmer erhält dann eine entsprechende E-Mail ("Zahlung storniert").

Alternativ können Sie auch auf den Knopf "Eintragen einer neuen Zahlung oder Erstattung" klicken und den zu erstattenden Betrag als neuen Eintrag mit einem negativen Vorzeichen (z.B. "-95" für 95 Euro Erstattungsbetrag – siehe Abbildung 5) eingeben, um eine lückenlose Dokumentation aller Bezahlvorgänge im ConfTool System zu erhalten. Der Teilnehmer erhält dann ebenfalls eine entsprechende E-Mail ("Zahlung storniert").