E-Mail-Erinnerungsschreiben an Autoren/Vortragende, die noch nicht als Teilnehmer registriert sind

Wir nutzen ConfTool Pro sowohl für die Beitragseinreichung, -begutachtung und Programmplanung als auch für die Teilnehmeranmeldung und -verwaltung. Die Begutachtungsphase ist beendet und die Phase der Teilnehmerregistrierung hat gerade begonnen.

Wir möchten, dass alle Vortragenden, also alle Benutzer, deren eingereichter Beitrag angenommen wurde und/oder alle, die als Vortragende gekennzeichnet wurden, sich als Teilnehmer für unsere Konferenz registrieren.

Wie können wir diese Benutzer, die einen Beitrag eingereicht haben / als vortragende Autoren festgelegt wurden und die noch nicht als Teilnehmer registriert sind, identifizieren/filtern, und wie können wir ihnen eine E-Mail-zusenden, in der wir sie auffordern, sich als Teilnehmer zu registrieren?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Sie können diese Benutzer in der Liste aller Benutzer filtern. Gehen Sie hierfür auf:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmermanagement => Liste aller Benutzer

Bitte wählen Sie unter "Nur Benutzer mit Status" die Filtermöglichkeit "Vortragende, die angenommene Beiträge vorstellen und bisher NICHT als Teilnehmer registriert sind". Das System listet Ihnen nun genau diese Benutzer auf (siehe Bild 1).

Bitte bedenken Sie jedoch, dass nicht alle Autoren automatisch auch über ein Benutzerkonto verfügen, so dass die Liste gegebenenfalls anstatt der Vortragenden die einreichenden Autoren dieses Beitrages anzeigt. Dies kann auch passieren, wenn die E-Mail-Adressen der Mitautoren nicht mit denen der Benutzer übereinstimmen.

Nähere Informationen zu diesem Punkt finden Sie auch unter dem Forumseintrag Vortragende ohne Teilnahmeregistrierung identifizieren und für sie ein Benutzerkonto erstellen / zur Teilnahme einladen.

Um alle Beiträge zu identifizieren, für die sich bisher kein Autor als Teilnehmer registriert hat, empfehlen wir ebenfalls einen Blick auf die "Liste der Beiträge" zu werfen.
Gehen Sie hierfür auf:
Übersicht => Einreichungen und Gutachten verwalten => Liste der Beiträge

Unterhalb der Standard-Filtermöglichkeiten finden Sie die Option "Weitere Filter einblenden". Klicken Sie diese Option an. Nun wählen Sie in "Filtere nach Teilnahmestatus von (Mit-)Autoren" einen für Sie passenden Filter, wie "Beiträge, bei denen keiner der Autoren/Mitautoren als registrierter Teilnehmer identifiziert werden konnte" (siehe Bild 2).

Um diese Personen zu kontaktieren, nutzen Sie bitte die Serien-E-Mail Funktion für Benutzer. Bitte gehen Sie auf:
Übersicht => Serien-E-Mails => Sende E-Mails an eine Benutzergruppe

Im Abschnitt "Auswahl der Empfänger" wählen Sie aus dem Drop-Down-Menü "Nur Benutzer mit Status" den Filter "Vortragende, die angenommene Beiträge vorstellen und bisher NICHT als Teilnehmer registriert sind". Falls nötig, können Sie auch weitere Filter auswählen (siehe Bild 3).

Alternativ können Sie auch mit der Serien-E-Mail-Funktion an Autoren arbeiten, bei der Ihnen eine größere Anzahl an Filteroptionen zur Verfügung steht. Bitte gehen Sie hierzu auf:
Übersicht =>Serien-E-Mails => Sende E-Mails an Autoren (und Mitautoren)

Wählen Sie für die Option "Filter nach Teilnahmestatus von (Mit-)Autoren" z.B. den Filter "Zeige nur Beiträge, bei denen der einreichende Autor noch NICHT als Teilnehmer registriert ist" (siehe Bild 4).

Detaillierte Informationen zur Serien-E-Mail-Funktion von ConfTool Pro finden Sie hier: Serien-E-Mails mit ConfTool versenden.

Hinweis: Für eine eingehende Analyse aller Autoren und Mitautoren von angenommenen Beiträgen, können Sie auch die Datenexport-Funktion von ConfTool Pro nutzten. Wählen Sie hier im Abschnitt "Export von Einreichungen, Gutachten, Gutachtern und Sitzungsdaten" die Option "Alle Autoren mit Beiträgen". Sie können weiter unten auch nach dem Annahmestatus der Beiträge filtern. Sie erhalten eine Liste aller Autoren und Co-Autoren, die auch jene beinhaltet, die bisher keine Benutzer in Ihrem ConfTool-System sind.