Rückerstattung von Zahlungen über PayPal, Stripe und andere Online-Kreditkartenzahlungs-Gateways.

Einer unserer Teilnehmer hat online per Kreditkarte gezahlt, sich jedoch in der Zwischenzeit entschieden, nicht an der Veranstaltung teilzunehmen. Wie kann ich ihm die Teilnehmergebühr bzw. einen Teil seiner Gebühren erstatten?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Alle Online-Zahlungen werden nicht im ConfTool-System, sondern in den externen Zahlungssystemen ausgeführt und verarbeitet.
Daher müssen Rückerstattungen auch über die entsprechenden Zahlungssysteme abgewickelt werden.

Aus diesem Grund können Erstattungen (in der Regel) nicht im ConfTool-System durchgeführt werden.
Melden Sie sich stattdessen bei Ihrem Zahlungssystem an, um Erstattungen vorzunehmen.

Im Allgemeinen gibt es drei verschiedene Vorgehensweisen zur Erstattung von Zahlungen:

A)   Für PayPal, Ingenico (auch Ogone / Postfinance / PayEngine / PayTool genannt) und für Stripe-Zahlungen melden Sie sich bitte in Ihrem Zahlungssystem an, suchen Sie die entsprechende Zahlung und stornieren Sie diese dort. Sie können in der Regel auch einen Teilbetrag erstatten, sofern Sie Bearbeitungsgebühren erheben bzw. einbehalten möchten.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Ihres Zahlungssystems.
Bitte beachten Sie: Diese Systeme senden automatisch eine Nachricht über die Rückerstattung an ConfTool Pro. TeilnehmerInnen erhalten dann automatisch auch über das ConfTool-System eine E-Mail über die Rückerstattung.

B)   Die Zahlungsgateways Cielo, Monetico und Saferpay JSON API bieten eine Option zur Erstattung von Zahlungen über die ConfTool-Oberfläche. Wenn eine Zahlung in ConfTool erstattet wird, sendet das ConfTool-System eine Nachricht direkt an das Zahlungsgateway, um die entsprechende Rückerstattung durchzuführen. Die Checkbox „Rückerstattung an Gateway senden“ muss aktiviert sein, wenn Sie auf den Button "Zahlung rückerstatten" klicken (Bild 1).
Bitte beachten Sie, dass diese Funktion möglicherweise zuerst vom Gateway-Anbieter aktiviert werden muss. Dies ist insbesondere bei Saferpay der Fall. Wenn sie nicht aktiviert ist, wird beim Versuch, Geld zurückzuerstatten, eine Fehlermeldung angezeigt. Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte Ihren Gateway-Anbieter.

C)   Für alle anderen Zahlungssysteme gehen Sie bitte wie folgt vor:
        1. Melden Sie sich beim Zahlungssystem an, suchen Sie nach der Zahlung und führen Sie die
            Rückerstattung oder Teilrückerstattung durch.
        2. Von diesen Zahlungssystemen aus wird keine automatische Nachricht über die Rückerstattung an
            ConfTool Pro gesendet! Melden Sie sich deshalb bei ConfTool Pro als Administrator/Organisator an,
            suchen Sie die teilnehmende Person, gehen Sie zu „Zahlungen verwalten“ und klicken Sie auf den Button
            „Zahlungen rückerstatten oder löschen“ (siehe Bild 2). ConfTool Pro sendet daraufhin eine entsprechende
            Nachricht an die teilnehmende Person. Achtung: Löschen Sie nicht die Details der ursprünglichen
            Zahlung im ConfTool-System. Erstellen Sie nur die neue Gutschrift, um die
            Rückerstattung durchzuführen.
        3. Zuletzt sollte die Anmeldung des Teilnehmers bearbeitet oder storniert werden, um seine/ihre Buchung
            entsprechend den Anforderungen anzupassen.

Wichtig: Bitten Sie die TeilnehmerInnen nicht, ihre Zahlungen selbst zu stornieren oder eine Rückerstattung durch ihre Bank zu beantragen, da Sie dann erhebliche Gebühren für „Rückbuchungen“ (in der Regel ca. 40 €) zahlen müssen, während eine Rückerstattung vom Händler (Ihnen) an die KundInnen (Ihren TeilnehmerInnen) in der Regel kostenlos ist. Meistens erhalten Sie sogar die Zahlungs-/Bankgebühren zurück. Sollten TeilnehmerInnen die Zahlung bereits storniert haben, bitten Sie sie, diese Stornierung rückgängig zu machen, damit Sie die Zahlung zurückerstatten können.