Wie funktioniert das Unterzeichnen des elektronischen Formulars zur Übertragung des Nutzungsrechts im ConfTool-System

Wir möchten die für unsere Konferenz angenommenen Autorenbeiträge später in einem Konferenzband veröffentlichen. Zu diesem Zweck müssen die Autoren das Nutzungsrecht an ihrem geistigen Eigentum an die Konferenzorganisatoren übertragen.

Wie können wir Autoren unser elektronisches Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts online unterzeichnen lassen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Mit ConfTool Pro können Sie innerhalb verschiedener zeitlicher Phasen ein elektronisches Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte aktivieren.

• Autoren können direkt bei der Beitragseinreichung, während des erstmaligen Hochladens des Beitrags, nachdem ihr Beitrag angenommen wurde oder aber während des Hochladens der Endversion um ihre Zustimmung zur Übertragung des Nutzungsrechts gebeten werden.
• In jeder dieser Phasen können die Autoren den Bestimmungen zur Übertragung des Nutzungsrechts entweder durch Anklicken einer Checkbox oder durch Eingabe Ihres Vor- und Nachnamens sowie des aktuellen Datums zustimmen.

Die entsprechende Auswahl finden Sie unter:
Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen

Im Abschnitt "Elektronisches Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte?" können Sie nun aus einer Reihe von Möglichkeiten auswählen:

• Optionen mit dem Hinweis "Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts durch Anklicken einer Checkbox unterzeichnen" generieren eine Checkbox, die der Autor zur Bestätigung lediglich auswählen muss (siehe Bild 1).
• Optionen mit dem Hinweis "Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts durch Eingabe des Namen des Autors unterzeichnen" fordern den Autoren auf, seinen Vor- und Nachnamen und das aktuelle Datum einzugeben (siehe Bild 2).
• Optionen mit dem Zusatz "Anzeige auf separater Seite" führen zur Weiterleitung auf ein separates "Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts" im Bereich "Ihre Einreichungen" (siehe Bild 3). Der Link zu diesem Formular wird dabei nur für akzeptierte Beiträge angezeigt.
• Optionen mit dem Zusatz "Anzeige auf dem Formular zum ERSTMALIGEN Hochladen von Dateien" führen zur Anzeige des "Formulars zur Übertragung des Nutzungsrechts" beim erstmaligen Hochladen des Beitrags (siehe Bild 4). (Diese Auswahl wird nur angeboten, wenn zunächst die Experteneinstellungen unten auf der Seite aktiviert wurden, durch das Anklicken entweder des Textes "Experteneinstellungen sind deaktiviert" oder des Zahnradsymbols daneben).
• Optionen mit dem Zusatz "Anzeige beim Hochladen der Endfassung" führen zur Anzeige des "Formulars zur Übertragung des Nutzungsrechts" beim Hochladen der Endversion. Auf dieses Formular gelangen die Autoren ebenfalls über die Seite "Ihre Einreichungen" (siehe Bild 5).
• "Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts auf dem Einreichungsformular für jeden neuen Beitrag anzeigen" führt dazu, dass im Formular für neue Einreichungen ein eigener Bereich für die Unterzeichnung dieses Formulars integriert wird (siehe Bild 6).

Um nun das Modul "elektronische Formular zur Übertragung der Nutzungsrechte" im ConfTool-System zu verwenden, müssen Sie es zudem in "Phasen, Termine und Deadlines der Veranstaltung" aktivieren und eine Frist (Anfangs- und Enddatum) festlegen.
Gehen Sie hierzu auf:
Übersicht => Einstellungen => Phasen, Termine und Deadlines
… und hier zum Abschnitt "Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts" (siehe Bild 7).

Für jeden Beitragstyp / Konferenztrack muss das Formular separat aktiviert werden. Bitte gehen Sie hierzu auf:
Übersicht => Einstellungen => Beitragstypen / Konferenztracks
Wählen Sie einen Beitragstyp / einen Track aus, scrollen Sie dann zum Ende des Abschnitts "Einstellungen für die Einreichungen dieses Tracks/Typs" und aktivieren Sie hier die Option "Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts" (siehe Bild 8').

Hinweise:

• Autoren bekommen den Link auf das "Formular zur Übertragung des Nutzungsrechts" nur dann angezeigt, wenn ihre Beiträge über einen Annahmestatus verfügen, der kennzeichnet, dass der Beitrag vorgetragen wird (z.B. "Angenommen"). Dies ist lediglich nicht erforderlich bei den Optionen "Anzeige auf dem Einreichungsformular".
• Für die Option "Hauptteil der Bedingungen des Nutzungsrechts " werden folgende zusätzlichen Codes unterstützt, die an dieser Stelle nicht explizit aufgeführt werden: {person_firstname},{person_address} und {person_zip} , um die Daten des einreichenden Autors einzubinden bzw. {contribution_presenters} , um die Vortragenden des Beitrags aufzulisten. Für weitergehende Informationen an dieser Stelle wenden Sie sich bitte an uns.
• Informationen zum elektronischen IEEE Formular finden Sie in unserem Supportforum unter dem Eintrag How to activate the electronic IEEE copyright form for submissions