Wie können Organisatoren Benutzerkonten löschen?

Verschiedene Benutzer haben Benutzerkonten erstellt, Einreichungen hochgeladen und sich für die Teilnahme registriert. Wir möchten nun einige der Benutzerkonten wieder löschen. Wie gehen wir hier vor und was gilt es hierbei zu beachten?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Bitte beachten Sie, dass Sie nur als Administrator das Recht haben, Benutzerkonten zu löschen und dass wir empfehlen, Benutzerkonten ausschließlich während oder nach Abschluss der Testphase zu löschen. Sobald die Installation in Betrieb und öffentlich zugänglich ist, ist eine Löschung von Benutzerkonten üblicherweise weder erforderlich noch empfehlenswert.

Zuallererst prüfen Sie bitte, ob es wirklich notwendig ist ein Benutzerkonto komplett aus der Datenbank zu löschen. Eventuell gibt es für Ihr Vorhaben eine alternative und passendere Vorgehensweise:

• Wenn Sie z.B. möchten, dass sich ein Benutzer erneut als Teilnehmer registrieren soll, löschen Sie bitte die Teilnehmerregistrierung dieser Person und bitten Sie sie anschließend, sich wieder in ihr (vorhandenes) Benutzerkonto einzuloggen und erneut zu registrieren.
• Um eine Beitragseinreichung zu löschen, ziehen Sie diese Einreichung einfach zurück.
• Wenn ein Benutzer es abgelehnt hat, als Gutachter zu fungieren, prüfen Sie zunächst, ob diesem Benutzer bereits Beiträge zugewiesen wurden. Heben Sie die Beitragszuweisungen an diesen Benutzer wieder auf und löschen Sie anschließend im Benutzerkonto den Status Gutachter.
• Hat ein Benutzer sein Passwort vergessen, senden Sie ihm einfach ein neues Passwort zu.
• Möchte ein Benutzer persönlichen Benutzerdaten ändern, so kann er das einfach selbst erledigen oder dies durch die Organisatoren im Backend erledigen lassen. Sie haben als Organisator auch die Möglichkeit, den Zugang zu Benutzerkonten zu blockieren, um ein erneutes Einloggen und das Anlegen mehrerer Benutzerkonten ein und desselben Benutzers mit derselben E-Mail-Adresse zu verhindern.

Wenn Sie nun immer noch ein Benutzerkonto entfernen möchten, stellen Sie zunächst sicher, dass diese Löschung keine anderen mit diesem Benutzerkonto verknüpften Systemdaten tangiert. Achten Sie in diesem Fall insbesondere auf Folgendes:

1.   Der Benutzer darf kein einreichender Autor sein. Bevor das Benutzerkonto gelöscht werden kann, müssen zunächst alle dem Benutzer zugehörigen Beitragseinreichungen zurückgezogen und endgültig aus der Systemdatenbank entfernt werden. Weitere Erläuterungen zu diesem Thema finden Sie unter How to remove uploaded files. Um zurückgezogene Einreichungen dauerhaft zu entfernen, gehen Sie bitte auf:
Übersicht =>Beiträge und Gutachten verwalten => Zurückgezogene Einreichungen entfernen
… und klicken Sie auf "Ja, alle zurückgezogenen Einreichungen aus der Datenbank entfernen". Dieser Schritt ist unwiderruflich. Auch müssen Sie darauf achten, dass vor diesem Schritt zunächst die bereits vorgenommenen Gutachterzuweisungen für diese Einreichungen aufgehoben werden.

2.   Dem zu löschenden Benutzer dürfen aktuell keine Gutachten zugewiesen sein. Alle Zuweisungen von Gutachten an diesen Benutzer müssen zuerst aufgehoben werden. Um Gutachtenzuweisungen aufzuheben oder Gutachten zu löschen (sowohl für die Person die Sie als Gutachter löschen wollen, als auch für Beiträge die Sie aus dem System entfernen wollen) gehen Sie bitte nach:
Übersicht =>Einreichungen und Gutachten verwalten => Liste der Gutachter und Programmkomiteemitglieder
… wählen Sie den Benutzer aus, indem Sie "Beiträge zuordnen" und dann "Aufheben“ oder „Aufheben & Gutachten löschen“ (bitte lesen Sie hierzu auch den folgenden Forumseintrag How can I delete reviews?).

3.   Der Benutzer darf nicht als Teilnehmer registriert sein. Falls der Benutzer sich bereits registriert hatte, muss diese Registrierung zunächst gelöscht werden, bevor Sie fortfahren können. Das genaue Vorgehen finden Sie unter dem folgenden Forumseintrag erläutert: Stornieren oder Löschen von Teilnehmerregistrierungen.

Nun können Sie das Benutzerkonto löschen. Gehen Sie hierfür auf
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Benutzer
und wählen Sie dann unter "Aktion" den Punkt "Löschen".

Falls die oben beschriebenen Voraussetzungen für das Löschen nicht erfüllt sind, erscheint nun eine Fehlermeldung (siehe Bild) und das Benutzerkonto wird nicht gelöscht. Überprüfen Sie in diesem Fall noch einmal die Schritte wie in Punkt 1. bis 3. beschrieben.

Wenn Sie nun alle gelöschten Benutzer endgültig und unwiderruflich aus der Datenbank entfernen möchten, müssen Sie die entsprechende Funktion hier aufrufen:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Gelöschte Benutzer aus der Datenbank entfernen
Klicken Sie dann bitte auf "Ja, jetzt alle gelöschten Benutzer aus der Datenbank entfernen". Bitte achten Sie darauf, dass diese Operation nicht rückgängig gemacht werden kann. Siehe auch: Endgültiges Löschen von Benutzern / Mail Adressen.