Tracks in verschiedene Einreichungsformate teilen

Unsere Konferenz hat mehrere gesonderte thematisch unterschiedliche Tracks (Track A, Track B, Track C) und in jedem Track sollen Autoren verschiedene Einreichungsformate einreichen können (Full Paper, Symposium, Poster).
Bietet ConfTool Pro dafür eine Lösung?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

In erster Linie richtet sich diese Antwort an Kunden von ConfTool Pro, die auch das Track-Chair-Modul installiert haben, sie kann aber auch für andere Tagungen sinnvoll sein.

Diese Option ist eher für erfahrene Nutzer von ConfTool Pro vorgesehen. Bitte stellen Sie sicher, dass Sie das Konzept der Einreichungsformularklassen verstanden haben, bevor Sie fortfahren.
Achtung, Einreichungsformularklassen und Einreichungsformate sind unterschiedliche Konzepte.

Um die Frage zu beantworten: Ja, Sie können Subkategorien oder Einreichungsformate als eine separate Option innerhalb von Beitragstypen / Konferenztracks aktivieren. Dann wären Autoren in der Lage z.B. zuerst einen Themen-Track auszuwählen und innerhalb dieses Tracks sich für ein Einreichungsformat zu entscheiden, z.B. Full Paper, Symposium und / oder Poster (siehe Bild 1).

Bitte gehen Sie zu:
Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
… und wählen Sie eine geeignete Einstellung für die Option „Auswahl des ‚Einreichungsformats‘ aktivieren“ (siehe Bild 2).
(Falls Sie das Track-Chair-Modul nicht installiert haben, aktivieren Sie bitte zuerst die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite, um diese zusätzliche Option sehen zu können. Klicken Sie hierfür auf „Experten-Einstellungen sind deaktiviert“ oder das Zahnrad.)

Sie haben zwei Möglichkeiten:

• “Ja”
  - Das Einreichungsformular jedes Einreichungsformats wird dasselbe sein wie das Einreichungsformular des Beitragstyps / Konferenztracks.
  - Sie können für jeden Track entscheiden, ob Autoren ein oder mehrere Einreichungsformate auswählen können.
• „Ja, und erlaube die Definition weiterer Parameter für jedes einzelne Einreichungsformat.“
  - Hinweis: Bitte aktivieren Sie die Experten-Einstellungen am unteren Ende der Seite, um diese Einstellung auswählen zu können.
  - Sie können ein unterschiedliches Einreichungsformular für jedes Einreichungsformant wählen, das das Einreichungsformular des Beitragstyps / Konferenztracks überschreiben wird.
  - Zweitens können Sie eine alternative maximale Länge für die Zusammenfassung (Abstract) pro Format definieren.
  - Drittens lassen sich die Anzahl der Uploads und die Dateitypen pro Einreichungsformat spezifizieren.
  - Wenn Sie diese Einstellung verwenden, werden Autoren nur ein Einreichungsformat pro Beitrag auswählen können.

Wenn Sie die Auswahl des Einreichungsformats aktivieren haben, fahren Sie bitte fort diese zu erstellen und zu konfigurieren.

Die neue Option für Einreichungsformate erscheint hier:
Übersicht => Einstellungen => Einreichungsformate verwalten
Klicken Sie auf „Format erstellen“, um ein neues Format zu generieren.

Falls Sie „Ja, und erlaube die Definition weiterer Parameter für jedes einzelne Einreichungsformat“ gewählt haben, können Sie auch eine alternative maximale Länge für die Zusammenfassung (Abstract) der Haupteinreichung definieren – entweder in Wörter (bitte scrollen Sie nach oben) oder Zeichen (bitte scrollen Sie nach unten). Sie können ebenfalls ein alternatives Einreichungsformular für dieses Einreichungsformat wählen als auch die Upload-Einstellungen anpassen. Diese Einstellungen werden jeweils die Einstellungen des Beitragstyps / Konferenztracks überschreiben (siehe Bild 3).

Abschließend passen Sie bitte die Einstellungen für jeden Konferenztrack an:
Übersicht => Einstellungen => Beitragstypen / Konferenztracks verwalten
Scrollen Sie zur Option „Einreichungsformate“ und treffen Sie eine Auswahl (siehe Bild 4.)

Hinweise:

• Abhängig von der Auswahl, die Sie in den Haupteinstellungen für die Einreichung von Beiträgen getroffen haben, können Sie hier aus verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten wählen. So können Sie Autoren nur erlauben, mehr als ein Einreichungsformat auszuwählen, wenn bei der Option „Auswahl des ‚Einreichungsformats‘ aktivieren“ das einfache „Ja“ eingestellt wurde.
• Mit dem Track-Chair-Modul können Sie Einreichungsformate nur für bestimmte Beitragstypen / Konferenztracks verfügbar machen, z.B. wenn die verschiedenen Konferenztracks Ihrer Veranstaltung nicht dieselben Einreichungsformate teilen.
  Sie finden diese Option hier:
  Übersicht => Einstellungen => Grundlegende Stammdaten
  Gehen Sie zu „Einreichungsformate den Tracks zuordnen“ und aktivieren Sie die Option.
  
  Wenn dies aktiviert ist, finden Sie hier eine zusätzliche Einstellungsmöglichkeit:
  Übersicht => Einstellungen => Einreichungsformate den Konferenztracks zuordnen
  Wählen Sie einen Beitragstyp / Track und ordnen Sie die Einreichungsformate dem Track zu.
  
  Diese Option ist nur vorhanden, wenn das Track-Chair-Modul installiert wurde.