Einzug von Tagungsgebühren per SEPA-Lastschrift

Können Tagungsgebühren auch im Lastschriftverfahren eingezogen werden?
Wenn ja, wie kann ich das aktivieren?

(Dieser Forumsbeitrag ist auch als englische Version verfügbar.)

ConfTool Pro bietet die Möglichkeit, Zahlungen per SEPA-Lastschrift (Bankeinzug) zu empfangen.
Voraussetzung hierfür ist ein Vertrag mit Ihrer Bank, der Ihnen als Finanzdienstleister den Einzug der Gelder vom Konto des Kunden/Teilnehmers erlaubt. Sie benötigen zudem eine Gläubigeridentifikationsnummer. Der Kunde/Teilnehmer kann dann ein SEPA-Lastschriftmandat über das ConfTool-System an den Organisator der Tagung erteilen. Die entsprechenden Bankdaten des Kunden müssen die Organisatoren dann (im Wesentlichen manuell) an ihre Bank übermitteln, damit sie den Einzug der Gebühren für die Organisatoren durchführt.

Da dies relativ aufwendig ist, bietet sich die Lastschrift bei Tagungen (mit nur einmaligem Gebühreneinzug) meist eher nicht an. Hinzu kommt, dass Teilnehmer in der Regel 6-8 Wochen Zeit haben, die Lastschrift zu widerrufen. Eine solche Rückbuchung kann bei der Überweisung der Teilnahmegebühren durch die Kunden auf das Konto der Organisatoren nicht vorkommen.

Zur Aktivierung des Lastschriftverfahrens gehen Sie in Ihrer Installation bitte zum Menüpunkt:
Übersicht => Einstellungen => Einstellungen der Zahlungsoptionen
… aktivieren Sie erst die Experten-Einstellungen (unten rechts im Fuß der Seite) und scrollen Sie dann zum Abschnitt „Lastschrift (Bankeinzug)“

Für die Option „Aktiviere Zahlung per Lastschrift“ wählen Sie bitte die Einstellung „Ja, aktiviert für alle Teilnehmer der Länder, in denen die Methode verfügbar ist.“

Nach dem Aktivieren werden weitere Eingabefelder sichtbar.

Für die Option „Land für die Lastschrift-Teilnahme“ können Sie z.B. die Zahlungsoption Lastschrift für alle Länder im SEPA-Raum aktivieren (Infos über die zur SEPA gehörenden Länder finden Sie hier:
https://en.wikipedia.org/wiki/Single_Euro_Payments_Area ). Alternativ können Sie die Lastschrift auch nur für ein einzelnes Land aktivieren, wenn Sie z.B. nur aus Deutschland Gebühren per Lastschrift einziehen möchten. Bei Ländern außerhalb des SEPA-Raumes müssten Sie bitte bei Ihrer Bank nachfragen, wie die Konditionen und Abläufe für Lastschriften in Ihrem Land genau aussehen und ob sie sich durch das ConfTool-System abbilden lassen.

Im Feld „Namen und die Adresse des Zahlungsempfängers“ tragen Sie die Anschrift des Gläubigers ein, dem die Zahlung des Teilnehmers gutgeschrieben werden soll.

Im nächsten Feld ist die Gläubigeridentifikationsnummer einzutragen. Diese wird Ihnen entweder über das Bankinstitut, über welches Sie die Zahlung einziehen lassen, zur Verfügung gestellt oder in Deutschland direkt bei der Deutschen Bundesbank beantragt.  Sofern Sie noch keine Gläubigeridentifikationsnummer haben, finden Sie hier das Antragsformular: https://extranet.bundesbank.de/scp/

In das Feld „Mandatsinformation und -modalität“ trägt man in der Regel folgenden Text ein:
Einmalige SEPA-Lastschrift („Einzugsermächtigung“)
…da Sie die Teilnahmegebühr ja nur einmalig von den Teilnehmern einziehen werden (und es sich nicht um eine wiederkehrende Zahlung handelt). Die Mandatsreferenz identifiziert in Kombination mit der Gläubigeridentifikationsnummer eindeutig das dem Lastschrift Vorgang zugrundeliegende Mandat.

Bitte testen Sie nach dem Aktivieren der Lastschriftoption Ihre Einstellungen.

Weitere Informationen zum Thema SEPA-Lastschrift finden Sie z. B. unter:
https://www.sparkasse.de/unsere-loesungen/firmenkunden/konten-karten/sepa-lastschrift.html
https://www.haerting.de/neuigkeit/das-schriftlichkeitserfordernis-der-sepa-lastschrift
https://de.wikipedia.org/wiki/Lastschrift