ConfTool Pro hat verschiedene Möglichkeiten, um zuerst Pro-Forma-Rechnungen auszugeben und diese automatisch in „normale“ Rechnungen umzuwandeln, nachdem die Anmeldung durch die Organisatoren manuell bestätigt und/oder der Zahlungseingang in ConfTool vermerkt wurde. Für weitere Informationen hierzu, lesen Sie bitte den Forumsbeitrag
„Der Unterschied zwischen Anmeldebestätigungen, Pro-Forma-Rechnungen und Rechnungen“ .
Allerdings sind diese Möglichkeiten
für die geschilderte Anforderung nicht gut geeignet, da das ConfTool-System weiterhin Rechnungen erstellen würde, sobald ein Zahlungseingang im ConfTool verzeichnet wird.
Wir empfehlen deshalb
die Texte in ConfTool Pro anzupassen und den Begriff „Rechnung“ in „Pro-Forma-Rechnung“ (oder einem anderen für Ihre Anforderungen passenden Begriff)
zu ändern.
Um diese Änderungen durchzuführen, gehen Sie bitte zu
Übersicht => Einstellungen => Texte und Formulierungenund geben Sie nacheinander die unten aufgeführten Schlüssel in das Suchfeld „Eingabe Text oder Ausdruck“ ein:
• S_INDEX_CMD_INVOICE
• S_INDEX_OPTION_INVOICE
• S_INVOICE_INVOICENUMBER
• S_INVOICE_TITLE
• S_INVOICE_INVOICEDATE
• S_PARTICIPATE_STEP_HINT
• S_USER_PART_EMAIL_CONTENT1
• S_TRANSACTION_INVOICE (
nur in Version ConfTool 2.8.)
Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche “Text bearbeiten“ und passen Sie jede dieser Formulierungen (siehe Screenshot) mit Ihrem bevorzugten Begriff an.
Bitte testen Sie Ihre Änderungen.
Sofern Ihre Teilnehmer per Überweisung zahlen sollen, Sie aber
die Bankdaten weder auf der Pro-Forma-Rechnung noch in der E-Mail an die Teilnehmer anzeigen lassen wollen, können Sie zusätzlich
eine kundenspezifische Zahlungsart aktivieren, mit der Sie die KonferenzteilnehmerInnen darüber informieren, dass sie eine Rechnung mit allen Zahlungsdetails und einer Rechnungsnummer aus Ihrem eigenen Buchhaltungssystem per E-Mail oder Post erhalten werden. Für weitere Informationen lesen Sie bitte den Forumsbeitrag „
Hinzufügen einer kundenspezifischen Zahlungsart zur Teilnehmeranmeldung“.