Die Zahlung der Teilnehmergebühr als Voraussetzung für die Teilnehmerregistrierung festlegen

Wir würden einen Anmeldevorgang bevorzugen, bei dem die Bezahlung der Anmeldegebühr ein verpflichtender Bestandteil des Registrierungsprozesses ist.

Ist das in ConfTool möglich?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Lapidar gesagt ist es leider nicht möglich, Personen dazu zu "zwingen" etwas über ConfTool zu bezahlen. Letztlich besteht die Frage aber nur darin, in welchen Fällen eine Teilnehmerregistrierungen von den Organisatoren als "vollständig abgeschlossen" betrachtet wird. Es gibt in ConfTool daher durchaus Möglichkeiten, eine solche Anforderung im ConfTool-System abzubilden.

Es gibt mehrere Gründe, warum die Online-Zahlung als Schritt des Registrierungsprozesses nicht vollständig eingebettet werden kann:

• Bei offline-Zahlungsmöglichkeiten wie Überweisung und Schecks dauert es naturgegeben einige Tage, bevor das Geld auf dem Konto der Organisatoren eingehen kann.
• Viele Teilnehmer müssen Ihrer Organisation erst eine Rechnung und/oder Einladung für die Veranstaltung vorlegen, bevor sie eine Zahlungsfreigabe erhalten. Dieser Prozess kann, gerade bei öffentlichen Einrichtungen mehrere Tage bis zu einigen Wochen in Anspruch nehmen. Für diese (meist relativ große) Teilnehmergruppe ist ein von der Anmeldung getrennter Zahlvorgang notwendig.
• Aber auch bei Online-Zahlungen ist eine direkte verpflichtende Bezahlung im Rahmen von Tagungen aus mehreren Gründen problematisch. Zum einen ist in der Regel eine vollständige Registrierung inkl. aller Teilnehmerdaten (Teilnehmerstatus, gebuchte Artikel/Veranstaltungen, Bestätigung der Anmeldebedingungen, etc.) Voraussetzung für das Zustandekommen eines rechtsgültigen Vertrages. Diese Daten werden nicht nur benötigt, um den Gesamtbetrag zu berechnen und eine die Rechnung zu generieren. Sie sind in der Regel auch aus technischer Sicht notwendig, damit das Online-Bezahlungssystem aufgerufen werden kann.
• Die meisten Anbieter von Online-Zahlungssystemen verpflichten zudem ihre Händler (in den Vertragsbedingungen der Händlervereinbarung) dazu, den Kaufprozess vor der Zahlung zu vollenden. Der Kunde muss die Buchung (den Kauf) rechtsverbindlich abschließen und den Vertrags- bzw. Anmeldebedingungen zustimmen, bevor die Zahlung über das das Zahlungssystem durchgeführt werden darf. Durch so ein Vorgehen versuchen sich die Anbieter der Zahlungssysteme gegen spätere Rückforderungen der Kunden abzusichern, da Kreditkarten-Rückbuchungen ihnen nicht unerhebliche Kosten und Arbeit verursachen.
• Für deutsche Kunden müssen auf einen Knopf mit der Aufschrift „zahlungspflichtig bestellen“ (oder vergleichbar) drücken, bevor eine Zahlung erfolgen darf (siehe §312j BGB).
• Für die meisten Online-Bezahlsysteme wird aus Sicherheitsgründen eine eigene gesicherte Bezahlseite außerhalb des ConfTool-Systems verwendet. Das ConfTool-System wird zwar über erfolgreiche Zahlungen informiert, in der Regel aber nicht über Fälle, bei denen ein Kunde seine Online-Zahlung nicht abschließt. So lässt sich nicht vermeiden, dass einzelne Zahlungen nach erfolgreicher Buchung nicht durchgeführt werden (z. B. indem der Kunden seinen Browser schließt).
• Grenzüberschreitende Zahlungen werden (selbst bei kleineren Beträgen) häufig aus Sicherheitsgründen von der Bank des Kunden erst abgelehnt und der Kunde muss die Bank kontaktieren, um die Zahlung freigeben zu lassen. Das ist bei grenzüberschreitenden Onlinezahlungen leider sehr viel häufiger der Fall, als bei nationalen Zahlungen (wie z. B. an Ihren bevorzugten Onlineshop).

Theoretisch könnte ConfTool Pro zwar bei Online-Zahlungen eine Funktion anbieten, die dafür sorgt, dass eine Teilnehmerregistrierung automatisch storniert wird, wenn die zugehörige Zahlung nicht innerhalb eines festgelegten Zeitfensters erfolgt. Hierdurch würde man allerdings all diejenigen Teilnehmer, bei denen der Zahlungsvorgang fehlschlägt, oder die zunächst eine Rechnung und/oder eine Zahlungsfreigabe ihrer Organisation benötigen, dazu nötigen, ihre Registrierung nochmal von vorne zu beginnen. Bei Offline-Zahlmethoden (Banküberweisung oder Scheckzahlung) ist ein solcher Automatismus allein schon deshalb keine Option, weil viele Organisationen aus verwaltungsorganisatorischen Gründen zwischen 2 bis 4 Wochen Zeit benötigen, bis eine Zahlung vorgenommen werden kann. All dies hat uns dazu bewogen, im ConfTool System keine automatische Storno-Funktion einzubauen.

Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, Teilnehmer ohne Zahlung als "nicht registriert" zu kennzeichnen oder sie zu "motivieren", ihre Zahlung direkt nach der Registrierung vorzunehmen:

• Wir empfehlen, die Option "Verpflichtende Bezahlung für eine gültige Anmeldung erforderlich" zu aktivieren. Teilnehmer erhalten dann im Rahmen des Anmeldeprozesses die folgende Nachricht: "Der Registrierungsvorgang gilt erst als abgeschlossen, wenn Ihre vollständige Zahlung eingegangen ist".
  Gehen Sie hierzu auf:
  Übersicht => Einstellungen => Einstellungen der Zahlungsoptionen
  ... und aktivieren Sie die Option "Verpflichtende Bezahlung für eine gültige Anmeldung" (siehe Bild 1).
  Wenn Sie auf den Link "Texte und Formulierungen" klicken, werden Sie auf eine Seite weitergeleitet, auf der Sie den Text dieser Benachrichtigung bearbeiten können
  
• Unter
  Übersicht => Einstellungen => Einstellungen der Zahlungsoptionen
  können Sie auch eine automatische direkte Weiterleitung nach der Teilnehmeranmeldung auf die Online-Zahlungsseite von PayPal oder Stripe aktivieren (siehe Bild 2). Dies wird von uns auch für die meisten anderen Online-Zahlungssysteme als Option angeboten.
  
• Sofern Sie Anmeldungen, für die nach einem vorher festgelegten Zeitraum (z.B. 4 Wochen oder wie in den Anmeldebedingungen festgelegt) keine Bezahlung eingegangen ist, manuell stornieren wollen ohne die betroffenen Personen vorher hierüber zu informieren, sollten Sie eine Funktion aktiveren, die es stornierten Teilnehmern gestattet, sich erneut als Teilnehmer zu registrieren. (Normalerweise haben Teilnehmer mit stornierter Anmeldung im ConfTool nicht die Möglichkeit, sich erneut anzumelden.)
  Bitte gehen Sie hierzu auf:
  Übersicht => Einstellungen => Haupteinstellungen => Stammdaten für die Teilnehmerregistrierung
  ... und aktivieren Sie die Option "Erlaube stornierten Teilnehmern die Wiederanmeldung".
  Zuvor müssen Sie die "Experten-Einstellungen" aktivieren (siehe Bild 3).