Beiträge herausfiltern, für die sich die Vortragenden noch nicht als Teilnehmer registriert haben

(Dieser Forumsbeitrag ist auch als englische Version verfügbar.)


In unserer Konferenzagenda wollen wir nur Beiträge berücksichtigen, bei denen sich der / die Vortragende/n für die Teilnahme registriert hat / haben.

Es ist nicht ganz einfach herauszufinden, für welche Beiträge sich (genau) der vortragende Autor noch nicht für die Teilnahme registriert hat, da es – abhängig von Ihrer Konfiguration des ConfTool-Systems – auch Beiträge ohne vortragenden Autor oder mit einem oder mehreren vortragenden Autoren geben kann. Zudem kann es sein, dass – falls ein vortragender Autor definiert wurde – dieser noch kein Benutzerkonto hat. Deshalb gibt es keinen Filter, um die entsprechenden Beiträge direkt aufzulisten.

Sie haben aber folgende Möglichkeiten:

• Wir empfehlen immer zuerst die ConfTool-Funktion zu nutzen, die überprüft, ob alle (Mit-)Autoren bereits mit ihrem zugehörigen Benutzerkonto verbunden sind. Weitere Informationen finden Sie hier:
  https://www.conftool.net/ctforum/index.php/topic,402.0.html
  Bitte beachten Sie, dass Sie als erste Möglichkeit prüfen können, ob dieselben E-Mail-Adressen für Autoren und Benutzer verwendet wurden und Sie dabei falls notwendig die E-Mail-Adressen der Benutzerkonten oder der Autoren aktualisieren können. In diesem Fall können Sie immer noch einen verantwortlichen Autor jedes akzeptierten Beitrags kontaktieren (ggf. über den einreichenden Autor, falls der Vortragende noch kein Benutzerkonto besitzt) und ihn bitten sicherzugehen, dass jeder Vortragende sich rechtzeitig für die Teilnahme registriert.
  Alternativ können Sie auch fehlende Benutzerkonten für die ausgewählten vortragenden Autoren erstellen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass es ein Benutzerkonto für jeden vortragenden Autor im System gibt. Allerdings ist hierbei das Risiko höher, dass die E-Mail-Adresse nicht korrekt ist oder sich vortragende Autoren selbst mit einem zweiten Benutzerkonto registrieren und dabei leicht unterschiedliche persönliche Daten verwenden.
• Um sicherzugehen, dass bei allen Benutzerkonten der Status „Vortragend“ richtig gesetzt ist, empfehlen wir folgende Konsistenzprüfung durchzuführen, bevor Sie den Status aller Benutzer weiter auswerten:
  Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Überprüfung des Benutzerstatus
  Normalerweise aktualisiert sich der Status automatisch, aber falls Autorendetails oder Annahmestatus aktualisiert werden und neue Benutzerkonten erstellt werden, kommt es manchmal vor, dass die Status von älteren Benutzerkonten nicht mehr aktuell sind.
• Falls Sie alle Autoren von Beiträgen kontaktieren möchten, für die sich weder der vortragende noch der einreichende Autor für die Teilnahme registriert hat, empfehlen wir die Liste aller Benutzer zu verwenden. ConfTool Pro markiert das Benutzerkonto des einreichenden Autors jedes Beitrags als „Vortragend“, falls kein Benutzerkonto für den vortragenden Autor eines Beitrags ermittelt werden konnte (oder falls kein Vortragender ausgewählt wurde). Dies stellt sicher, dass immer mindestens eine Person mit gültiger E-Mail-Adresse für jeden Beitrag berücksichtigt wird. Siehe auch (auf Englisch):
  https://www.conftool.net/ctforum/index.php/topic,295.0.html#msg661
  Das macht es einfach, über die „Liste aller Benutzer“ alle vortragenden Autoren, die sich noch nicht für die Teilnahme registriert haben, herauszufiltern. Bitte nutzen Sie hier die Filteroption „Nur Benutzer mit Status“ und setzen Sie ihn auf „Vortragende, die angenommene Beiträge vorstellen und bisher noch NICHT als Teilnehmer registriert sind“ (siehe Bild 1):
  Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Benutzer
  Sie finden denselben Filter ebenfalls in der Serien-E-Mail-Funktion an Benutzer.
• Falls Sie viele Beiträge ohne ausgewählte vortragende Autoren haben und in Ihrer Konferenzagenda nur Beiträge integrieren wollen, für die sich mindestens einer der Autoren für die Teilnahme registriert hat, können Sie die hier beschriebene Methode anwenden:
  https://www.conftool.net/ctforum/index.php/topic,446.0.html
  
• Falls Sie eine detaillierte Analyse durchführen wollen, um zu sehen ob sich alle vortragenden Autoren als Teilnehmer registriert haben, nutzen Sie bitte die Export-Funktion von ConfTool Pro. Gehen Sie bitte auf:
  Übersicht => Datenimport und -export => Datenexport
  … und wählen die Exportmöglichkeit „Alle Autoren mit Beiträgen“.
  Bitte denken Sie daran, vor dem Download nach einem Annahmestatus für akzeptierte Beiträge zu filtern (siehe Bild 2).
  Sortieren Sie zuerst die Liste nach Paper ID und entfernen alle Spalten, die für Sie nicht von Relevanz sind. Sie werden voraussichtlich zumindest die Spalten „Paper ID”, „author_person_ID", „author_is_presenter" sowie „participant_registration_date, participant_status, participant_total, participant_amount_paid, participant_amount_open" und „participant_canceled" benötigen.
  Nun können Sie für jeden Beitrag überprüfen, ob sich mindestens ein vortragender Autor (oder alle vortragenden Autoren) als Teilnehmer registriert hat und/oder bezahlt hat (haben). Dort wo Sie keine Registrierung finden können, sollten Sie sicherheitshalber die Liste der Benutzer gegenprüfen, da das System primär die E-Mail-Adressen vergleicht, um die Benutzerkonten von Mitautoren zu identifizieren. Einige Personen könnten sich mit anderen E-Mail-Adressen registriert haben, weshalb diese nicht automatisch identifiziert werden konnten.
• Falls Sie ConfTool Pro nicht für die Teilnehmerregistrierung nutzen und dennoch den Überblick behalten möchten, für welchen der Beiträge sich die vortragenden Autoren bereits für die Teilnahme registriert haben, können Sie zwei unterschiedliche Annahmestatus nutzen. Bitte erstellen Sie einen zweiten Annahmestatus, nennen ihn z. B. „Akzeptiert – keine Anmeldung” und weisen diesen Status allen Beiträgen mit fehlender Autorenregistrierung zu. Siehe auch (auf Englisch):
  https://www.conftool.net/ctforum/index.php/topic,213.0.html#msg477