Ausschließlich Pro-Forma-Rechnungen / einfache Preisangaben zur Buchung ausgeben

Unsere Organisation hat ein separates System, das für die Ausgabe aller offiziellen Rechnungen genutzt werden muss. Aus diesem Grund möchten wir die Rechnungs-Funktion von ConfTool Pro nicht verwenden. Wir möchten aber trotzdem die Anmeldebestätigung und/oder Pro-Forma-Rechnungen und/oder einfache Preisangaben zur Buchung in ConfTool Pro anzeigen (anstatt der Rechnungen).

Wie können wir das umsetzen?


(Dieser Forumsbeitrag ist auch als englische Version verfügbar.)

ConfTool Pro hat verschiedene Möglichkeiten, um zuerst Pro-Forma-Rechnungen auszugeben und diese automatisch in „normale“ Rechnungen umzuwandeln, nachdem die Anmeldung durch die Organisatoren manuell bestätigt und/oder der Zahlungseingang in ConfTool vermerkt wurde. Für weitere Informationen hierzu, lesen Sie bitte den Forumsbeitrag „Der Unterschied zwischen Anmeldebestätigungen, Pro-Forma-Rechnungen und Rechnungen“ .

Allerdings sind diese Möglichkeiten für die geschilderte Anforderung nicht gut geeignet, da das ConfTool-System weiterhin Rechnungen erstellen würde, sobald ein Zahlungseingang im ConfTool verzeichnet wird.

Wir empfehlen deshalb die Texte in ConfTool Pro anzupassen und den Begriff „Rechnung“ in „Pro-Forma-Rechnung“ (oder einem anderen für Ihre Anforderungen passenden Begriff) zu ändern.

Um diese Änderungen durchzuführen, gehen Sie bitte zu
Übersicht => Einstellungen => Texte und Formulierungen
und geben Sie nacheinander die unten aufgeführten Schlüssel in das Suchfeld „Eingabe Text oder Ausdruck“ ein:

•   S_INDEX_CMD_INVOICE
•   S_INDEX_OPTION_INVOICE
•   S_INVOICE_INVOICENUMBER
•   S_INVOICE_TITLE
•   S_INVOICE_INVOICEDATE
•   S_PARTICIPATE_STEP_HINT
•   S_USER_PART_EMAIL_CONTENT1
•   S_TRANSACTION_INVOICE (nur in Version ConfTool 2.8.)

Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche “Text bearbeiten“ und passen Sie jede dieser Formulierungen (siehe Screenshot) mit Ihrem bevorzugten Begriff an.

Bitte testen Sie Ihre Änderungen.

Sofern Ihre Teilnehmer per Überweisung zahlen sollen, Sie aber die Bankdaten weder auf der Pro-Forma-Rechnung noch in der E-Mail an die Teilnehmer anzeigen lassen wollen, können Sie zusätzlich eine kundenspezifische Zahlungsart aktivieren, mit der Sie die KonferenzteilnehmerInnen darüber informieren, dass sie eine Rechnung mit allen Zahlungsdetails und einer Rechnungsnummer aus Ihrem eigenen Buchhaltungssystem per E-Mail oder Post erhalten werden. Für weitere Informationen lesen Sie bitte den Forumsbeitrag „Hinzufügen einer kundenspezifischen Zahlungsart zur Teilnehmeranmeldung“.