Wie man Beiträge mehreren Sitzungen zuordnet

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Ist es möglich einen akzeptierten Beitrag mehreren Sitzungen zuzuordnen?

Für unsere Konferenz planen wir zwei verschiedene Poster-Sitzungen zu unterschiedlichen Uhrzeiten. Alle akzeptierten Poster werden in beiden Sitzungen präsentiert und wir möchten dies im Veranstaltungsprogramm darstellen, welches mit dem ConfTool-System erzeugt wird. Die Zuordnung zur ersten Sitzung funktioniert gut, aber wir können die Poster nicht der zweiten Sitzung zuordnen. Wie können alle Poster beiden Sitzungen zugeordnet werden?

Momentan bietet ConfTool Pro keine direkte Möglichkeit, um Beiträge mehreren Sitzungen zuzuordnen, aber es stehen drei alternative Herangehensweisen zur Verfügung.

1.   Sie können “Referenzsitzungen” nutzen, um von einer Sitzung auf eine andere Sitzung zu verweisen (genannt „Ausgangssitzung“). Die Referenzsitzung zeigt immer dieselben Beiträge/Vorträge wie die Ausgangssitzung, aber Sie können eine andere Uhrzeit und einen anderen Sitzungsort für die Referenzsitzung festlegen.

Um Referenzsitzungen zu aktivieren, gehen Sie bitte zu:
Übersicht => Planung des Veranstaltungsprogramms => Grundeinstellungen für das Programmplanungsmodul
Als erstes aktivieren Sie die Experten-Einstellungen in der Fußzeile der Seite indem sie auf „Experten-Einstellungen sind deaktiviert“ oder das Zahnrad klicken. Dann scrollen Sie zum Abschnitt „Weitere Optionen“ und aktivieren die Einstellung „Erweiterte Sitzungstypen aktivieren“ (siehe Bild 1).

Sobald aktiviert, können Sie einen „Sitzungstyp“ für jede neue Sitzung auswählen (siehe Bild 2). Bitte nutzen Sie den Sitzungstyp „Referenzsitzung“, wählen eine „Ausgangssitzung“ aus der Liste bereits existierender Sitzungen aus und legen eine neue Sitzungszeit und einen neuen Sitzungsort fest. Sie haben auch die Möglichkeit einen alternativen Titel für diese Sitzung einzugeben (wenn das Titelfeld leer bleibt, wird der Titel der Ausgangssitzung angezeigt).

2.   Alternativ können Sie eine „manuellere” Herangehensweise nutzen, um eine Kopie der Präsentationen einer Sitzung zu erstellen. Bitte beginnen Sie, indem Sie die Beiträge der ersten Sitzung zuordnen. Gehen Sie danach zu:
Übersicht => Planung des Veranstaltungsprogramms => Sitzungen erstellen, konfigurieren und löschen
und erstellen Sie eine zweite Sitzung. Wählen Sie den normalen Sitzungstyp und deaktivieren die Option „Beiträge zuweisen“ für diese zweite Sitzung (siehe Bild 4, obere rote Box). Jetzt können Sie entweder:

• die Sitzungsausgabe der ersten Sitzung in das Feld „Zusammenfassung der Sitzung“ der zweiten Sitzung kopieren (siehe Bild 3), oder
• einen HTML Hyperlink in das Feld “Weitere Informationen” einfügen (siehe Bild 4, untere rote Box) mit einem zugehörigen Kommentar wie „Siehe Sitzung xxx für weitere Details“ (mehr Informationen darüber wie man HTML Links erstellt stehen in der ConfTool Dokumentation). Bitte beachten Sie, dass Sie die URL der öffentlichen Sitzungsübersicht als Referenzlink verwenden müssen (anstatt einer internen Seite für Chairs und Administratoren).

3.   Sie können auch Beiträge kopieren, sofern nur einzelne Beiträge/Vorträge mehreren Sitzungen zugewiesen werden sollen. Der kopierte Beitrag kann dann für die zweite Sitzung verwendet werden. Dieses Vorgehen bietet sich an, falls nicht alle Beiträge aus einer Sitzung in eine andere Sitzung übernommen werden sollen.

Damit Sie Beiträge kopieren können, müssen Sie unter
Übersicht => Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
die „Option zum Kopieren von Beiträgen“ aktivieren (siehe Bild 5).

Danach können Sie den gewünschten Beitrag in der Detailansicht kopieren (siehe Bild 6).