Die Nutzung von verschiedenen Kategorien von Themen zur Klassifizierung von Beitragseinreichungen

Die Themen unserer Veranstaltung sollen in zwei verschiedene Kategorien aufgeteilt werden. Eine Kategorie für die Hauptthemen der Konferenz, die zweite Kategorie für alle weiteren Themen.

Wir organisieren eine mehrsprachige Konferenz und erwarten hierfür Beiträge aus fünf verschiedenen Ländern in den jeweiligen Landessprachen. Die Autoren sollen angeben können, in welcher Sprache sie ihren Beitrag einreichen möchten, so dass wir die Zuordnung zu den Gutachtern entsprechend vornehmen können.

Wie können wir jeweils vorgehen?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Beide Anforderungen lassen sich am besten mithilfe von "Themengruppen" abbilden.

Nehmen wir die Unterscheidung nach Sprache und nach Themenauswahl als Beispiel. Sie benötigen in diesem Fall zwei Themengruppen "Sprache" und "Themengebiete", die den Autoren die Möglichkeit gibt, sowohl die Sprache als auch das geeignete Thema für ihren Beitrag auszuwählen (siehe Bild 1).

Bitte gehen Sie wie folgt vor:
1. Aktivieren Sie zunächst "Gruppen von Themen aktivieren". Gehen Sie hierzu bitte auf:
Übersicht =>Einstellungen => Einstellung für die Einreichung von Beiträgen
Hier müssen Sie als erstes die "Experteneinstellungen" unten rechts auf der Seite (Zahnrad) aktivieren. Die Seite wird nun erneut geladen (siehe Bild 2).
Nun erscheint die Option "Gruppen von Themen aktivieren". Ändern Sie bitte die Auswahl auf "Ja" und speichern Sie die Einstellungen.

2. Nun gehen Sie auf:
Übersicht => Einstellungen =>Gruppen von Themen verwalten
Bitte erstellen Sie hier zwei Themengruppen mit den Titeln "Sprache" und "Themengebiete". Unter "Auswahlmodus" können Sie die Anzahl von Themen begrenzen, die von den Autoren innerhalb dieser Themengruppe ausgewählt werden können.

3. Nun gehen Sie auf:
Übersicht => Einstellungen => Themen verwalten
Erstellen Sie die Themen (und Sprachen) und ordnen Sie sie den entsprechenden Themengruppen zu.

4. Bitte beachten Sie, dass Sie als letztes für jeden Beitragstyp die Auswahl aus den Themengruppen separat aktivieren müssen:
Übersicht => Einstellungen => Beitragstypen / Konferenztracks
Hier scrollen Sie bitte auf "Themen" und wählen Sie hier bitte die Auswahl "Nach Themengruppen" (siehe Bild 3).

5. Bitte vergessen Sie nicht, die Phase, in der die Gutachter ihre bevorzugten Themen aussuchen können, zu aktivieren. Siehe: "Select Priority Topics" is not shown to reviewers.

Bitte testen Sie Ihre neuen Einstellungen!

Falls Sie Probleme während der Konfiguration und/oder dem Testen Ihrer neu vorgenommenen Einstellungen haben, hilft Ihnen vielleicht folgender Foreneintrag weiter:
No topic offered when trying to submit a paper.

Tipps:

• Um Ihren Autoren neben dem Beitragstyp / Track eine weitere Klassifizierungsmöglichkeit ihres Beitrages zu bieten, können Sie auch mit der Option "Einreichungsformate" ("Submission Formats") arbeiten. Es sind aber lediglich Themen für Autoren und Gutachter auswählbar.
• Eine weitere Möglichkeit für Autoren, den Beitrag noch spezifischer zu beschreiben, ist das Arbeiten mit "vordefinierten Stichworten".
• Gutachter können weder Einreichungsformate noch Stichworte zur Klassifikation ihrer Expertise auswählen.
• Sollte Ihre Konferenz eine sehr große Anzahl an Themen haben, so können wir auf Anfrage das Einreichungsformular auch so anpassen, dass die Themen in 2 oder 3 Spalten dargestellt werden.

Alternativ zur Funktion Themengruppen können Sie auch visuelle Separatoren oder Überschriften einfügen, um verschiedenen Gruppen von Themen zu unterscheiden.
Diese Option ist besonders dann empfehlenswert, wenn Sie eine maximale Anzahl an auswählbaren Themen über alle angebotenen Gruppen hinweg festlegen möchten, und nicht für jede Gruppe einzeln.

Bitte gehen Sie auf:
Übersicht =>Einstellungen => Themen verwalten
… und erstellen Sie eine Themenüberschrift, indem Sie wie gewohnt ein neues Thema anlegen oder ein bestehendes Thema bearbeiten.
Unter "Darstellungsweise des Themas" wählen Sie nun jedoch die Option "Überschrift (vom Autor nicht auswählbar)". Wenn Sie die Experteneinstellungen unten auf der Seite (siehe Bild 1) aktivieren, können Sie weitere Arten von Überschriften auswählen.

Es ist jederzeit möglich, die Reihenfolge der Themen und Überschriften neu zu sortieren.
Gehen Sie hierzu auf Übersicht => Einstellungen => Themen verwalten und wählen Sie die Option "Sortiere Themen".

Den Autoren werden nun die Überschriften im Einreichungsformular angezeigt (ebenso den Gutachtern in der Auflistung ihrer bevorzugten Themen). Diese Überschriften können allerdings nicht ausgewählt werden (siehe Bild 3).