Gewähren von Zeitrabatten: Welches Datum dient als Bezugsgröße: das Registrierungsdatum oder das Datum des Zahlungseinganges?

Zusätzlich zur "normalen" Anmeldungsphase haben wir eine Frühbucher-Registrierungsphase mit einem entsprechenden Zeitrabatt. Welchen Preis berechnet das System für diejenigen Teilnehmer, die sich kurz vor Ende der Frühbucherphase registrieren, aber erst einige Tage später bezahlen? Verfällt in diesem Fall der zunächst gewährte "Early-Bird"-Rabatt und wird der Preis vom System automatisch angepasst?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Als Referenzdatum für die Gewährung eines Frühbucherrabattes wird das Registrierungsdatum, nicht der Zeitpunkt der Zahlung verwendet.

Hierfür gibt es mehrere Gründe:

• Häufig haben die Teilnehmer keinen Einfluss auf die Zahlungsabwicklung und deren Geschwindigkeit, da dies vielfach zentral von ihrer Organisation/Universität durchgeführt wird. Dieser Prozess kann gerade an Universitäten durchaus 4 bis 6 Wochen in Anspruch nehmen.
• Eine Teilnahmeregistrierung ist in der Regel ein für beide Seiten mit Rechten und Pflichten verbundener Vertrag, dessen Modalitäten nicht einseitig und ohne Ankündigung im Nachhinein verändert werden können. Das heißt auch, dass die Organisatoren nicht einfach die Gebühren erhöhen können, ohne rechtliche Grundlage, der beide Seiten zugestimmt haben.
• Das Registrierungsdatum als Bezugsdatum für die Gewährung eines Frühbucherrabattes zu verwenden ist das übliche Verfahren. Ein solches Vorgehen wird deshalb auch von den meisten Teilnehmern erwartet.

Wir empfehlen daher, säumigen Teilnehmern zunächst Zahlungserinnerungen zuzusenden und die Gebühren nur hochzusetzen, wenn dies in den Teilnahmebedingungen klar aufgeführt wird.

Beispielsweise beträgt die Frist zur Zahlung einer Rechnung in den meisten EU Ländern 4 Wochen.
Sollten bestimmte Teilnehmer nach 4 Wochen noch nicht gezahlt haben, so kann eine Erhöhung der Gebühren angemessen sein.
Alternativ könnten solche Anmeldungen auch storniert oder gelöscht werden, sofern die Zahlung nicht innerhalb von 4 Wochen eintrifft und auch der Teilnehmer nicht auf die Zahlungserinnerungen reagiert.
 
Auf alle Fälle ist es ratsam, solch ein Vorgehen eindeutig in den Anmelde- und Zahlungsbedingungen zu verankern.

Um Änderungen der Anmeldebedingungen vorzunehmen, gehen Sie bitte auf:
Übersicht => Einstellungen => Texte und Formulierungen
Geben Sie nun im Feld "Eingabe Text oder Ausdruck" folgenden Text ein: "S_PARTICIPATION_TERMS"
(Dies muss natürlich vor Beginn der Registrierungsphase geschehen.)

Teilnehmer ohne Zahlungseingang/mit überfälligen Zahlungen können Sie hier identifizieren:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Teilnehmer
Filtern Sie unter "Zahlungsstatus" nach Ihren Erfordernissen und berücksichtigen Sie hierbei auch die von Ihnen vorgenommenen Einstellungen zu den Anmeldebedingungen (siehe Abbildung 2).

Sie können den betroffenen Teilnehmern eine Zahlungserinnerung mittels der Serien-E-Mail-Funktion von ConfTool Pro zusenden. Gehen Sie hierzu auf:
Übersicht => Serien-E-Mails =>Sende E-Mails an Teilnehmer

Es gibt zwei Möglichkeiten, Preise für Teilnehmer, die sich zwar in der Frühbucherphase angemeldet, dann aber verspätet oder noch gar nicht bezahlt haben, anzupassen.

1.   Wir empfehlen die auf der folgenden Seite beschriebenen Methode, da es für die Organisatoren auf diese Weise am einfachsten ist, die Änderungen später nachzuvollziehen:
Changing early bird prices for participants with delayed payment.

2.   Alternativ können Sie die Anmeldedaten für die Teilnehmer, die nicht mehr in die "Early-Bird" Kategorie fallen, modifizieren.
Gehen Sie hierzu auf:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung =>Teilnehmer => Teilnahmedaten ändern
In der Option "Datum der Anmeldung" ändern Sie bitte das Datum auf den 1. Tag der normalen Anmeldephase. Gehen Sie nun auf "Preise aktualisieren aber Daten noch nicht speichern", um eine Übersicht über die neuen Preise zu erhalten. Nachdem Sie die neuen Preise überprüft haben, scrollen Sie bitte ganz nach unten und wählen entweder "Speichern" oder "Speichern und eine neue Bestätigungs-E-Mail senden" (unsere Empfehlung). Nutzen Sie auch die Option "Ergänzender Text für die E-Mail-Nachricht an den Benutzer", um den Teilnehmer über die Preisänderung und die neue fällige Summe zu informieren (siehe Abbildung 1).

Beachten Sie bitte, dass dabei bereits existierende Rechnungen und bereits vorausgedruckte Quittungen mit den neuen Zahlungsdetails überschrieben werden.