Visa-Einladungsschreiben – Unterstützung der unerlaubten Einreise

Wir haben eine Reihe von Personen, die kostenlos an unserer Veranstaltung teilnehmen wollen und uns diesbezüglich Anfragen per E-Mail senden.

Andere Personen wiederum melden sich für unsere Veranstaltung an, ohne danach zu bezahlen. Wir haben dann anschließend viel Arbeit damit, diese Scheinregistrierungen wieder aus der Datenbank zu entfernen.
Wie gehen wir am besten mit dieser Problematik um und lässt sie sich ganz vermeiden?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Es gibt leider keine zuverlässige Methode, dieses Problem zu vermeiden.

Viele Personen registrieren sich einfach als Teilnehmende und spekulieren darauf, dass sie von Ihnen ein Einladungsschreiben für ein Visum erhalten werden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn Ihre Veranstaltung einen besonderen Ruf hat oder viel über sie berichtet wird.

Die Registrierung lässt sich nicht auf bestimmte Länder beschränken (z.B. über die IP-Adresse), zumal es viele Möglichkeiten gibt, den so ermittelten Standort des verwendeten PCs zu verschleiern.

Mit der Funktion "Pro-Forma-Rechnungen" im ConfTool können Sie jedoch das Problem aktiv angehen. Gehen Sie hierfür bitte zur Seite:
Übersicht => Einstellungen => Stammdaten für die Anmeldung zur Teilnahme
(Overview => Settings => Main Settings for Participant Registration)
... und aktivieren Sie dann im Abschnitt "Rechnungserstellung und Steuern" die Option "Vorläufige/Pro-Forma-Rechnungen ausstellen?" (siehe Abbildung).

Sobald diese Option aktiviert ist, können Sie jede Teilnahmeanmeldung nach Ermessen bestätigen oder löschen.

Der Vorteil besteht darin, dass bei einer Registrierung mit Pro-Forma-Rechnung zunächst keine Rechnungsnummer im System generiert wird. Wenn Sie (z. B. aus buchhalterischen Gründen) fortlaufende Rechnungsnummern benötigen und damit rechnen, dass Sie einige Anmeldungen stornieren werden, sollten Sie mit Pro-Forma-Rechnungen arbeiten.

Selbst wenn die Zahlung für die Anmeldung zur Teilnahme obligatorisch wäre, könnte dies das Risiko solcher Anmeldungen zur Erschleichung von Einladungen potenziell eher verschärfen: Es ist einfach, im Internet an gestohlene Kreditkartendaten zu gelangen, und Personen mit Betrugsabsicht schrecken häufig nicht davor zurück, diese einzusetzen. Obwohl eine Teilnahmeanmeldung dann vermeintlich erfolgreich abgeschlossen und bezahlt wurde, wird der Kreditkarteninhaber nach Bemerken des Vorfalls eine Rückbuchung des Betrages veranlassen (hierfür hat er in der Regel mindestens 60 Tage Zeit).
Für solche Rückbuchungen ("Chargebacks") fallen für Sie (als "Händler") dann Gebühren von 25€ bis 100€ pro Transaktion an.

Es kann sogar noch schlimmer kommen, falls der Betrüger die Teilnahmegebühren tatsächlich überweist oder mit der eigenen Kreditkarte bezahlt. Wenn er daraufhin ein Visa-Einladungsschreiben von Ihnen erhält, in Ihr Land einreist, dann aber untertaucht und nicht in sein Heimatland zurückkehrt, können Sie unter Umständen Probleme mit den Einwanderungsbehörden Ihres Landes bekommen.

Dieses ist kein theoretisches Problem. Wir kennen Fälle, in denen sich dies bereits so abgespielt hat und die Konferenzorganisatoren sich anschließend mit den Behörden wegen des Verdachts der Hilfe bei der unerlaubten Einreise bzw. des Einschleusens von Ausländern auseinandersetzen mussten.

Unser Ratschlag lautet deshalb: Seien Sie zurückhaltend mit der Ausstellung von Einladungsschreiben und stellen Sie diese nur nach sorgfältiger Prüfung der Personendaten und nur an vertrauenswürdige Teilnehmende aus.