Der Versand von Serien-E-Mail mit (großen) Anhängen

Wir möchten eine Serien-E-Mail mit einem Anhang (z.B. eine 500 kB PDF-Datei) an alle Autoren versenden, wie gehen wir vor?

(Dieser Foreneintrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Mit ConfTool Pro ist es möglich, Serien-E-Mails mit kleineren Anhängen zu versenden.
Aus den folgenden Gründen raten wir allerdings in der Regel vom Verwenden von Serien-E-Mails mit Anhang ab:

• Das Versenden einer Serien-E-Mail mit Anhang dauert vergleichsweise lange.
• Die Gefahr, dass Ihre E-Mail die Kapazität der Mailbox des Adressaten übersteigt ("over quota" ist) und somit nicht beim Empfänger ankommt, steigt mit der Größe des Anhanges.
• Bitte bedenken Sie, dass das Versenden von Serien-E-Mails mit Anhängen mittlerweile von vielen Personen als Verstoß gegen die 'Netiquette', also die im Internet geltenden Verhaltensregeln, empfunden wird. Ggfs. fühlt sich der Empfänger, der beispielsweise gerade nur sein Handy zum Öffnen Ihrer Mail zur Verfügung hat oder über eine schlechte Netzanbindung verfügt, genötigt, Unannehmlichkeiten wie lange Wartezeiten oder sogar zusätzliche Kosten für das Öffnen Ihrer E-Mail in Kauf nehmen zu müssen.
• Das Risiko wächst, dass Ihre E-Mail als "Spam" klassifiziert wird.
• Einige Anbieter setzen sogar den absendenden E-Mail-Server (als Absender solcher Serien-E-Mails) sogar auf ihre "Schwarze Liste" (Yahoo agiert teilweise so) und somit würde Ihre E-Mail und Folgemails einige Adressaten gar nicht mehr erreichen.
• Wenn Sie nach erfolgtem Serienversand z.B. auf einen Fehler in Ihrem Anhang aufmerksam werden (oder gemacht werden) müssen Sie den kompletten E-Mail Versand inklusive Anhang noch einmal durchführen.
• Die Anhänge verursachen einen beachtlichen Datenverkehr im Netz, da jede E-Mail individuell versandt wird. Beispiel: 300 E-Mails mit je 500 kB Anhang addieren sich zu einer Datenmenge von über 200 MB (die Codierung von Anhängen in E-Mails vergrößert die Datenmenge um 30%).
• Von vielen Menschen werden E-Mail-Anhänge als Sicherheitsproblem angesehen. In der Tat haben E-Mail-Anhänge heutzutage einen wesentlichen Anteil an der Verbreitung von Malware. Darum versenden Sie niemals ausführbare Dateien oder (ZIP-)Archive als Anhänge. Sogar Office-Dateien (Word, Excel) können schädliche Macros enthalten. Im Moment scheinen lediglich PDF-Dateien als Anhänge halbwegs sicher zu sein.
• Aus den oben genannten Gründen können ausführbare Dateien mit Endungen wie unter anderem .exe, .com, nicht über die ConfTool-Server verschickt werden. Darüber hinaus sind auch .doc-Dateien deaktiviert, da viele dieser Dateien derzeit mit Makroviren infiziert sind, die die eigene Makroprogrammiersprache von Microsoft Word verwenden. Jedoch können .docx-Dateien weiterhin als Anhang versendet werden, da dieser Datei-Typ keine Makros enthalten kann. 

Wie können Sie stattdessen vorgehen?

Sichern Sie Ihre Datei auf dem Server der Website Ihrer Konferenz und fügen Sie einfach einen Link zu dieser Datei zur E-Mail hinzu (z. B. http://www.your-conference.edu/invitation.pdf).

Falls Sie derzeit keine Berechtigung haben, Dateien auf den verwendeten Server hochzuladen, können Sie ggf. auch auf (kostenlose) File-Sharing-Dienste wie z. B. http://ge.tt/, https://wetransfer.com/ oder https://send.firefox.com/ zurückgreifen und einen Link zu der hochgeladenen Datei versenden.

So können die Empfänger selbst entscheiden, wann sie den Link herunterladen möchten. Der Download geht deutlich schneller von statten und eventuell erforderliche Updates Ihrer Datei können auch später noch vorgenommen werden.

Weitere Vorteile dieses Vorgehens:

• Ein Link zu der Datei kann direkt im Text platziert werden und steht somit im engen Kontext zum Inhalt der Mail. Bei einem Anhang gibt es diese enge Verbindung nicht, er erscheint unterhalb der E-Mail oder sogar komplett außerhalb der eigentlichen Nachricht.
• Sie können einfach beliebig viele Download-Links in Ihrem E-Mail-Text einfügen, die alle einen anderen Inhalt haben und in unterschiedlichen Kontexten stehen können.

Eine weitere Möglichkeit stellt das Komprimieren von PDF-Dateien dar.
Hierzu gibt es verschiedene Dienste wie z.B. easy PDF, I love PDF, Smallpdf oder CleverPDF.