Datenexport mit ConfTool – FAQ

Diese Seite adressiert einige Fragen, die während der Nutzung von ConfTools Datenexport-Funktion auftreten können. Sie finden die dazugehörige Funktion in ConfTool auf dieser Seite:

Übersicht => Datenimport und -export => Datenexport


(Dieser Forumsbeitrag ist auch als englische Version verfügbar.)

Datenexport zum Ende der Nutzungszeit

Zum Ende der Nutzungszeit von ConfTool Pro werden wir Sie kontaktieren, um Ihnen zu ermöglichen Ihre Daten zu exportieren. Bitte stellen sie sicher, dass Sie alle notwendigen Daten exportiert haben, bevor wir die Installation löschen. Für einen Überblick über Möglichkeiten um Daten vom System zu sichern, lesen Sie bitte diesen Foreneintrag: Export aller Daten aus ConfTool Pro.

Warnmeldung

Beim Öffnen der heruntergeladenen Excel-Datei, erscheint eine Warnmeldung mit dem Hinweis, dass „die Datei beschädigt oder nicht sicher“ sein könnte (siehe Bild). Klicken sie bitte auf „Ja“, um fortzufahren.

Es gibt eine einfache Erklärung für diese Meldung: Die Datei befindet sich im dokumentierten Excel XML-Format (andere Formate von Microsoft sind nicht gut dokumentiert), aber weil die Erweiterung „.xls“ und nicht „.xml“ lautet, wird diese Meldung angezeigt. Wenn wir die Erweiterung „.xml“ nutzen würden, würde die Datei nicht automatisch mit Excel geöffnet, sondern mit dem Internet Explorer oder einem anderen Programm. Wir empfehlen die Datei im Microsoft Excel Dateiformat „.xls“ neu zu speichern, falls Sie die Datei ändern und später nochmal öffnen wollen.

Geschützte Ansicht

Die Datei wurde in der “Geschützten Ansicht” geöffnet mit einer Meldung, die besagt: „Vorsicht – Dateien aus dem Internet können Viren enthalten. Wenn Sie die Datei nicht bearbeiten müssen, ist es sicherer, die geschützte Ansicht beizubehalten.“ (siehe Bild).

Die Meldung wird immer angezeigt, wenn eine Datei aus dem Internet heruntergeladen wurde (da Dateien aus dem Internet Viren und andere schädigende Inhalte beinhalten können). Bitte klicken Sie auf „Bearbeitung aktivieren“, um die Datei zu nutzen und zu bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass das für den Datenexport aus ConfTool genutzte Excel XML Dateiformat sicher ist, das heißt, dass sich kein schädlicher Code in Dateien mit diesem Format befinden kann, sondern ausschließlich Dateninhalt.

Sprache der Spaltenüberschriften

Die Überschriften der Spalten sind immer auf Englisch und können nicht in eine andere Sprache gewechselt werden. Der Grund dafür ist, dass es die elektronische Datenverarbeitung (beispielsweise bei Serienbriefen) vereinfacht, wenn die Namen der Felder für alle Installationen konsistent sind.

Die Bedeutung von Zahlencodes

a)   Wenn Sie den „Export der Teilnehmer“ auswählen, wird eine Liste namens „Export Participants“ erstellt. Diese Liste beinhaltet die Spalte „canceled_registration”. Die Ziffern in dieser Spalte haben die folgende Bedeutung:
0 bedeutet „Benutzer hat sich für die Konferenz registriert“,
1 bedeutet „Stornierte Teilnahme mit Stornogebühren“,
2 bedeutet „Stornierte Teilnahme ohne Gebühren“.

b)   Wenn Sie die Option „Index aller Autoren“ auswählen, erhalten Sie eine Liste namens „Subsumed Authors“. In der Spalte „personID” finden Sie Informationen, mit denen Sie die Konsistenz der Daten überprüfen können. Sie werden dort beispielsweise Meldungen finden, falls es Diskrepanzen beim Namen oder bei der E-Mail-Adresse zwischen Autoren und Benutzer gibt. Möglicherweise müssen Informationen über den Autor eines Beitrags korrigiert werden: "name mismatch" bedeutet, dass ein Benutzerkonto mit derselben E-Mail-Adresse gefunden wurde, aber der Benutzername nicht mit dem Autorennamen identisch ist, und "email mismatch" bedeutet, dass ein Benutzer mit demselben Namen gefunden wurde, aber die E-Mail-Adressen nicht identisch sind.
Weitere Informationen darüber, wie Sie Diskrepanzen zwischen Autoren und Benutzerkonten identifizieren können, finden Sie in diesem Forumseintrag: Vortragende ohne Teilnahmeregistrierung identifizieren und für sie ein Benutzerkonto erstellen / zur Teilnahme einladen.

Die Spalte "submitter_of" listet die Anzahl der Einreichungen, zu denen der Benutzer als „submitting author“ beigetragen hat. Die Spalte „presenter_of“ zeigt für wie viele Einreichungen der Autor als „vortragender Autor“ ausgewählt wurde.

Für jede Einreichung mit der der Autor verbunden ist (siehe Spalte "paperIDs"), finden Sie weitere relevante Informationen in Spalte "sessions_short_index". Beispiele: Der Code "Hauptpanel:2" bedeutet, dass der Autor den zweiten Vortrag in der Sitzung namens „Hauptpanel“ halten wird. Falls Ihr Sitzungs-Kurztitel „Vorkonferenz 05“ lautet, bedeutet der Eintrag „Vorkonferenz 05:3“, dass der Autor den dritten Vortrag in dieser Sitzung halten wird. (Unterdokumente von Konferenzbeiträgen der Formularklasse „Symposium“ werden momentan nicht berücksichtigt.)

Übersicht über die letzten Benutzer-Logins

Wenn Sie eine Übersicht über aller Benutzer-Logins haben möchten, nutzen Sie bitte die Option „Export der Benutzerdaten“.

Aktivieren Sie bitte beim Export die Option „Hinzufügen von Spalten mit vielen Benutzerdetails wie Titel, Nationalität, Region, Ausweisnummer, Visainformationen, Anmerkungen und den von den Organisatoren definierten Feldern“. Wenn Sie beispielsweise wissen möchten, wann sich jeder Gutachter zuletzt eingeloggt hat, wählen Sie bitte den Exportfilter „Nur Benutzer mit Status“ um dementsprechend „Gutachter“ auszuwählen (siehe Bild). In der Liste finden Sie die benötigte Information in der Spalte "user_last_login". Eine leere Zelle bedeutet, dass sich der Benutzer bis jetzt noch nicht eingeloggt hat.

Alternativ können Sie die Online-Liste der Logins verwenden, die Sie unter folgendem Pfad finden:
Übersicht => Benutzer- und Teilnehmerverwaltung => Liste aller Benutzer-Logins).

Prüfung der Downloads von Beiträgen

Im Fall, dass Sie wissen möchten, ob alle Gutachter bereits die Dateien der Beiträge, die sie begutachten sollen, heruntergeladen haben, nutzen Sie bitte die Option „Export der Gutachten“ sowie die zusätzliche Option „Exportiere auch offene (neu zugewiesene) Gutachten und Gutachtenentwürfe“. Die Spalte „download_date“ zeigt die entsprechende Information. Wenn die Zelle leer ist, hat der Gutachter diesen Beitrag bisher noch nicht heruntergeladen.

Im Backend des ConfTool-Systems haben Sie ebenfalls die Möglichkeit das Gutachter-Download-Datum von zugeteilten Beiträgen zu prüfen. Bitte gehen Sie dafür erst zur Seite:
Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Liste der Gutachter und Programmkomitee-Mitglieder
und klicken Sie auf „Beiträge zuordnen“. Hier werden auch die letzten Gutachter-Downloads für die Einreichungen angezeigt. 

Alternativ gehen Sie bitte zur Liste der Beiträge:
Übersicht => Beiträge und Gutachten verwalten => Liste der Beiträge
und klicken entsprechend auf „Gutachter zuordnen“, um die Download-Daten zu sehen.

Nachverfolgung des Status und Entwicklung der Registrierungen

a)   Wenn Sie eine Übersicht darüber haben möchten, wie viele Personen sich im Laufe der Zeit registriert haben, können Sie das ebenfalls über die Exportfunktion ermitteln. Bitte wählen Sie die Option „Export der Teilnehmer“.

In dieser Liste finden Sie eine Spalte mit dem Titel „registration_date", die Ihnen ermöglicht den Registrierungsprozess zu überblicken. Bitte sortieren Sie die Registrierung nach Datum in aufsteigender Reihenfolge (klicken Sie auf „Filter“, wählen Sie die Spalte aus und klicken auf „von A bis Z sortieren“ – siehe Bild 1).

b)   Um ein Liniendiagramm zur visuellen Darstellung zu erstellen, fügen Sie bitte eine neue Spalte rechts der Spalte „registration_date" ein und nennen sie „Anzahl der Teilnehmer“. Bitte geben Sie eine nachfolgende Zahl in jede Zelle dieser Spalte ein (1, 2, 3, …), indem Sie 1 und 2 in die ersten beiden Zellen eingeben, die Zellen mit den Anfangswerten auswählen und dann einfach die Markierung (Box) über den Bereich, der befüllt werden soll, nach unten ziehen. Excel füllt dann automatisch die weiteren Zellen aus.

Wählen Sie dann die zwei Spalten „registration_date" und „Anzahl der Teilnehmer“ aus, klicken auf den Reiter „Einfügen“ und wählen Sie in der Gruppe „Diagramme“ die „2D-Linie“ (siehe Bild 2), um ein Diagramm zu erstellen, das einen Überblick über die Entwicklung der Registrierungen liefert.

Daten vorbereiten für Namensschilder von Begleitpersonen

Bitte wählen Sie die Option „Export aller Veranstaltungen/Artikel, die von den Teilnehmern gebucht wurden“ und setzen Sie das Drop-Down-Menü „Veranstaltungen/Artikel“ auf „Begleitperson“. Der relevante Teil der Liste ist die Spalte mit dem Titel „text“.

Falls Sie beim Erstellen der/des Veranstaltung/Artikels „Begleitperson“ das Zusätzliche Eingabefeld „Mehrere Text-Eingabefelder“ genutzt haben, werden Sie den eingegebenen Text bezüglich der Begleitperson in mehreren Datenzeilen pro Zelle vorfinden.

Für den Fall, dass Sie diesen Text in unterschiedliche Zellen aufteilen müssen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

1.   Fügen Sie rechts von der Spalte „text“ so viele leere Spalten hinzu, wie Sie zur Aufteilung benötigen, wenn Sie z.B. 4 Eingabefelder haben, fügen Sie bitte 4 neue Spalten hinzu.

2.   Bitte wählen Sie nun „Daten > Text in Spalten“, um das Excel-Tool zu starten, das dieses Feld in mehrere Excel-Spalten teilen wird (siehe Bild 1).

3.   Bitte wählen Sie auf der ersten Seite „Getrennt“ (siehe Bild 2), nutzen Sie auf der zweiten Seite als Trennzeichen „Andere“ und drücken Sie „CTRL+J“ in das Textfeld (siehe Bild 3).

Filtern aller Benutzer mit einem bestimmten Status

Zum Filtern der Benutzer mit einem spezifischen Status erstellen Sie bitte eine zusätzliche Spalte mit genau diesem Status.
Dies geht folgendermaßen:

1.   Erstellen Sie eine zusätzliche Spalte rechts von der Spalte mit dem Titel „status“

2.   Nutzen Sie die Formel =ISTZAHL(FINDEN(suchtext;feldname)) wobei „suchtext“ der Status ist, den Sie suchen und „feldname“ der Name des Statusfeldes. Beispiel: =ISTZAHL(FINDEN(„Mitglied“;S2))
Die Werte "WAHR" und "FALSCH" geben an, ob der Benutzer den Status hat oder nicht.

Filtern der exportierten Daten mithilfe des AutoFilters in Excel oder LibreOffice

Wenn Sie aus den exportieren Daten spezifische Informationen filtern möchten, können Sie die AutoFilter-Funktion in Excel oder LibreOffice verwenden.
So können Sie unter anderem folgende Informationen erhalten:
- Eine Liste aller TeilnehmerInnen mit einen bestimmten Status wie „Studierende“ / „Mitglied“
   (Der Status kann von Organisatoren selbst definiert werden unter: Übersicht => Einstellungen => Teilnehmergruppen / Teilnahmestatus bearbeiten).
- Eine Liste aller TeilnehmerInnen, die eine bestimmte Zahlungsmethode gewählt haben (z.B. per Überweisung).
- Eine Liste aller Einreichungen zu bestimmten Themen.

Durch das Filtern von Informationen in einem Arbeitsblatt können Sie Werte schnell finden. Sie können nach einer oder mehreren Spalten mit Daten filtern. Mit der Filterung können Sie nicht nur steuern, was Sie sehen wollen, sondern auch, was Sie ausschließen wollen. Wenn Sie Daten filtern, werden vollständige Zeilen ausgeblendet, wenn die Werte in den entsprechenden Spalten nicht den Filterkriterien entsprechen.

Um den AutoFilter in Microsoft Excel anzuwenden, gehen Sie bitte folgendermaßen vor:
1.   Markieren Sie die zu filternden Daten. Sie können das ganze Tabellenblatt auswählen, indem Sie STRG und A drücken.
2.   Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Sortieren und Filtern auf Filtern (siehe Bild 1).
        In den Spaltenüberschriften des Datenbankexports sehen Sie nun kleine Pfeilschaltflächen.
3.   Klicken Sie auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift. Nun wird eine Liste angezeigt, in der Sie einen Filter auswählen können.
4.   Sie können entweder direkt bestimmte Werte auswählen oder alternativ nach Werten suchen.
5.   Filtern durch Auswahl von Werten: Deaktivieren Sie (Alles auswählen), um alle Kontrollkästchen zu deaktivieren und
         aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen für die jeweiligen Werte, die angezeigt werden sollen (siehe Bild 2).
6.   Filtern durch Suchen: Verwenden Sie das Feld Suchen, um Text oder Zahlen einzugeben, nach denen gesucht werden soll (siehe Bild 3).
7.   Klicken Sie auf OK, um den Filter anzuwenden. Es werden nur noch die Zeilen angezeigt, deren Inhalt den Filterkriterien entsprechen.
        Die anderen Zeilen werden ausgeblendet.
8.   Filter entfernen: Ein erneuter Klick auf die Schaltfläche Filtern zeigt wieder alle Zeilen an.

Die freie Software LibreOffice Calc bietet ebenfalls die Möglichkeit einen AutoFilter anzuwenden:
1.   Markieren Sie die zu filternden Daten. Sie können das ganze Tabellenblatt auswählen, indem Sie STRG und A drücken.
2.   Klicken Sie auf die Schaltfläche AutoFilter in der Werkzeugleiste.
         In den Spaltenüberschriften des Datenbankexports sehen Sie nun kleine Pfeilschaltflächen (siehe Bild 4).
3.   Klicken Sie auf den Pfeil in der Spaltenüberschrift, um eine Liste anzuzeigen, in der Sie einen Filter auswählen können.
4.   Sie können entweder direkt bestimmte Werte auswählen oder alternativ nach Werten suchen.
5.   Filtern durch Auswahl von Werten: Deaktivieren Sie (Alle), um alle Kontrollkästchen zu deaktivieren und
         aktivieren Sie dann die Kontrollkästchen für die jeweiligen Werte, die angezeigt werden sollen (siehe Bild 4).
6.   Filtern durch Suchen: Verwenden Sie das Feld Elemente suchen, um Text oder Zahlen einzugeben, nach denen gesucht werden soll.
7.   Klicken Sie auf OK, um den Filter anzuwenden. Es werden nur noch die Zeilen angezeigt, deren Inhalt den Filterkriterien entsprechen.
         Die anderen Zeilen werden ausgeblendet.
8.   Filter entfernen: Klicken Sie erneut auf die Schaltfläche AutoFilter in der Werkzeugleiste, um den Filter zu entfernen und wieder alle Zeilen anzuzeigen.

Gerne verweisen wir auch auf weitere Tutorials zum Thema AutoFilter:
https://www.heise.de/tipps-tricks/Excel-Filter-erstellen-4325510.html
https://www.tippscout.de/daten-filtern-mit-excel.html
https://help.libreoffice.org/3.6/Calc/Filtering_Cell_Ranges/de